Кассовая дисциплина – это осуществление наличных расчетов в соответствии с законодательно установленными правилами. К денежным расчетам относятся все приходные и расходные операции, например, расчеты с покупателями, поставщиками, выдача зарплаты сотрудниками и т.д. Аптека работает с наличной выручкой, что обязывает ее применять контрольно-кассовую технику. Однако в некоторых случаях наличие кассы является необязательным.

Нужна ли касса в аптеке

В соответствии с Федеральным законом от 03.07.2016 N 290-ФЗ до 1 июля 2018 года организации и ИП на ЕНВД могут осуществлять денежные расчеты и (или) расчеты с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники при условии выдачи документа, подтверждающего прием денежных средств за соответствующие товары.

Некоторые вопросы вызывает отраслевой стандарт ОСТ 91500.05.0007-2003 «Правила отпуска лекарственных средств в аптечных организациях. Общие положения» (пункт 6.14), в котором четко указана обязанность регистрации ККМ в налоговом органе по месту нахождения аптеки. Однако данный стандарт означает лишь то, что при наличии в аптеке кассового аппарата он должен быть зарегистрирован в налоговом органе, но вовсе не обязывает аптеку иметь контрольно-кассовую технику.

Порядок ведения кассовой дисциплины

Кассовый аппарат должен быть внесен в Госреестр и поставлен на учет в ИФНС по месту нахождения аптеки. Касса должна иметь фискальную память, быть исправной и печатать все необходимые документы. Необходимо соблюдать наличие пломб на ККТ, а обслуживать только у поставщика или в центре технического обслуживания.

Кассовые расчеты может вести руководитель аптеки или назначенное лицо, с которым необходимо заключить договор о полной материальной ответственности.

Все проводимые по кассе операции должны быть оформлены в соответствии с существующим порядком заполнения при совершении операции. Всю полученную в течения дня внекассовую выручку нужно оприходовать в конце рабочего дня. ИП на упрощенке не обязаны оформлять документы по кассе. При получении наличных средств обязательна выдача кассового чека.

Осуществление денежных расчетов производится в определенном порядке с проверкой подлинности купюр и их количества. Наличную выручку из кассы нельзя использовать на все нужды, только для определенных целей – выдача заработной платы, денежные расчеты с покупателями и поставщиками товара и пр. Брать деньги из кассы на личные нужды могут только индивидуальные предприниматели.

В случае использования кассовой техники необходимо вести установленные Госкомстатом журналы и документы:

• журнал кассира-операциониста;
• акт возврата денег покупателям;
• журнал регистрации показаний контрольных счетчиков для кассы, работающей без кассира;
• справка-отчет кассира-операциониста.

В конце рабочего дня снимается контрольный Z-отчет с показаниями выручки за день, которые заносятся в журнал. В соответствии с показаниями Z-отчета составляется справка-отчет, по которой выручка в конце дня сдается в операционную кассу. При необходимости можно заполнять журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов и книга учета принятых и выданных другим кассирам денежных средств.

Кто осуществляет контроль кассовой дисциплины в аптеке

Обязанность контроля за соблюдением кассовой дисциплины возлагается на работников, непосредственно участвующих в ее ведении. Проверку кассовой дисциплины осуществляют налоговые органы. Основной задачей налоговой проверки является выявление фактов:

• использования неисправной или несоответствующей требованиям законодательства кассовой техники
• невыдачи кассовых чеков
• расхождений в суммах по кассе и указанных в документах
• превышение лимитов кассового остатка и наличных расчетов
• нарушений в сроках и объемах оприходованной выручки
• выдачи крупных денежных сумм под отчет на неоправданно длительные сроки.

Порядок проведения проверки кассовой дисциплины

Решение о проведении проверки кассовой дисциплины принимается руководителем ИФНС. В ходе проверки необходимо предоставить доступ к кассовой технике и наличным средства, а также любые документы и пояснения по требованию проверяющих. Что проверяют:

Все документы, которые имеют отношение к оформлению кассовых операций.

Отчеты фискальной памяти и контрольные ленты ККТ.

Документы на приобретение, регистрацию и обслуживание ККТ.

Документы, связанные с приобретением, учетом и уничтожением БСО.

Учетные регистры бухгалтерских или хозяйственных операций.

Приказ на лимит кассового остатка.

Авансовые отчеты.

Ответственность за ведение кассовых операций с нарушениями

В 2016 году ответственность за нарушение кассовой дисциплины значительно усилилась. Так, за неприменение ККТ юридические лица платят штраф в размере от 75 до 100% суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 30 000 руб (до 15 июля сумма штрафа составляла от 30 000 до 40 000 руб), а должностные лица - в размере от 25 до 50% суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 000 руб. (ранее размер штрафа составлял от 3 000 до 4 000 руб.). Если при проведении повторной проверки снова выявятся нарушения, связанные с неприменением кассовой техники, то при общей сумме расчетов, выполненных без применения ККТ более одного миллиона рублей, грозит:

• дисквалификация должностных лиц на срок от 1 года до 2 лет;
• приостановление деятельности до 90 суток для ИП и организаций (п. 3 ст. 14.5 КоАП РФ в ред. федерального закона № 290-ФЗ).

С 2017 году усилится ответственность за нарушения в ведении кассовой дисциплины в виде применения ККТ, которая не соответствует установленным требованиям; применения контрольно-кассовой техники, используемой с нарушением установленного законодательством РФ порядка и условий ее регистрации и применения:

• предупреждение или штраф в размере от 1500 руб. до 3 000 руб. для должностных лиц;
• предупреждение или штраф в размере от 5 000 руб. до 10 000 руб. для юрлиц (ст. 14.5 КоАП РФ, п. 15 ст. 7 закона № 290-ФЗ).

Денежные средства любой организации являются обязательным объектом учета. Они могут находится в виде:

• наличных денежных средств в кассе;
• денежных средств на расчетном счете и других счетах в банках.

Законодательная основа расчетов с населением, проводимых через контрольно-кассовые машины (ККМ), определена в Федеральном законе от 22.05.2003 № 54-ФЗ "О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт". Согласно "Порядку ведения кассовых операций" руководитель фармацевтической организации обязан оборудовать кассу — изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег.

В аптечной организации ограничиваются хранением денег и ценных бумаг в несгораемых металлических шкафах, которые по окончании работы кассы закрывают ключом и опечатывают печатью кассира.

Кассир (он же первостольник) несет ответственность за сохранность денежных средств в кассе и правильность ведения кассовых операций. Данная ответственность вытекает из договора о материальной ответственности, который заключается после издания приказа о назначении кассира на должность и ознакомления его под расписку с "Порядком ведения кассовых операций".

На малых предприятиях, не имеющих в штате кассира, его обязанности могут выполняться главным бухгалтером или другим работником (фармацевтические работники) по письменному распоряжению руководителя при условии заключения с этим лицом договора о полной материальной ответственности.

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в переделах лимитов.

Лимит — максимально возможный остаток наличных денежных средств в кассе на конец рабочего дня. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Фармацевтические организации, как и другие, имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию не более 3 рабочих дней, включая день получения их в банке.

Наличные денежные расчеты с населением и расчеты с использованием платежных карт при осуществлении торговых операций и оказании услуг должны проводиться с обязательным применением ККМ.

Контрольно-кассовая машина (ККМ) — это счетно-суммирующее, вычислительное и чекопечатающее устройство, являющееся инструментом контроля со стороны государства налично-денежного оборота. ККМ обладают фискальной памятью, представляющей собой комплекс программно-аппаратных средств, обеспечивающий некорректируемую ежесуточную (ежесменную) регистрацию и энергонезависимое долговременное хранение итоговой информации, необходимой для полного учета наличных денежных расчетов и расчетов с использованием платежных карт.

ККМ, применяемые для расчетов с населением, подлежат регистрации в налоговом органе по месту расположения предприятия. Порядок эксплуатации ККМ определен в "Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением", утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 №104.

Порядок расчета с покупателем

1. При расчетах с покупателями кассир осуществляет операции ввода сумм в соответствии с руководством по эксплуатации на данный тип кассовых машин, определяет общую сумму покупки (услуги) по показанию индикатора кассовой машины и называет ее покупателю.
2. Получив от покупателя деньги за товар, кассир четко называет сумму полученных денег, кладет эти деньги отдельно на виду у покупателя, печатает чек, называет сумму причитающейся сдачи и выдает ее покупателю вместе с чеком, при этом бумажные купюры и разменную монету необходимо выдавать одновременно.

Документом, подтверждающим прием наличных денежных средств от физического лица, является чек или вкладной (подкладной) документ, напечатанный ККМ.

На выдаваемом покупателям чеке должны быть отражены следующие реквизиты:

• признак расчета (приход или расход);
• дата, время и место осуществления расчета;
• информация о налоговой системе продавца;
• номенклатура товаров (услуг);
• сумма расчета с отдельным указанием ставки и размера НДС;
• форма расчета (наличные или электронный платеж);
• заводской номер фискального накопителя;
• регистрационный номер ККТ;
• адрес сайта оператора фискальных данных;
• фискальный признак документа;
• порядковый номер фискального документа;
• номер смены;
• фискальный признак сообщения.

При работе на ККМ в обязательном порядке применяют контрольно-кассовую ленту. Контрольная лента оформляется на начало и конец дня, при этом на ней проставляется число, время начала работы, номер ККМ, клише и сумма выручки за день, которые заверяются подписями кассира и представителя администрации предприятия.

Организации, осуществляющие расчеты с использованием ККМ, ведут для учета поступающей выручки "Журнал кассира-операциониста", в котором обязательно указываются показания счетчика ККМ на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки.

Если на предприятии несколько ККМ, на каждую из них должен быть заведен отдельный журнал кассира-операциониста. В конце рабочего дня кассир-операционист сдает выручку старшему кассиру или сразу в банк через инкассацию, при этом деньги должны быть подобраны по купюрам.

Операцию по передаче выручки инкассаторам оформляют с помощью препроводительной ведомости. В данном документе указываются сдатчик и получатель выручки, банковские реквизиты, согласно которым зачисляются средства. Оборотная сторона ведомости содержит покупюрный перечень всей передаваемой денежной наличности.

Первый экземпляр препроводительной ведомости, оформленный в установленном порядке, кассир вкладывает в сумку с денежной наличностью, после чего пломбирует ее. Данную сумку и второй экземпляр препроводительной ведомости, называемый накладной, кассир передает инкассатору в обмен на пустую сумку с соответствующей нумерацией. В "Журнале регистрации" кассир обозначает сданную сумму выручки и номер сумки, дает его на подпись инкассатору, который фиксирует дату и время приема средств.

В кассе остаются денежные средства только в пределах лимита. Полученную от инкассатора сумку с денежной наличностью в банке вскрывают и сверяют вложенные средства с данными препроводительной ведомости. В случае обнаружения несоответствия сумм или неплатежных денежных знаков работниками банка в одностороннем порядке составляется акт, форма которого имеется на препроводительной ведомости.

Приходные и расходные кассовые операции

После проверки деньги зачисляются на счет аптечной организации, что подтверждается возвратом второго экземпляра ведомости в бухгалтерию. Несмотря на все многообразие, кассовые операции и можно разделить на два вида: приходные и расходные.

Приходные кассовые операции связаны с поступлением наличных денежных средств. Например, в аптеке к ним относятся:

• поступление в кассу выручки от реализации аптекой и прикрепленной к аптеке мелкорозничной сетью товаров за наличный расчет;
• возврат в кассу подотчетными лицами неиспользованных остатков сумм, выданных под отчет (на командировочные расходы, для хозяйственных нужд и т.п.);
• поступление оплаты за прокат предметов медицинского назначения (например, выдача на прокат костылей, кислородных подушек и т.п.):
• поступление сумм в погашение недостач, выявленных по результатам инвентаризации;
• возврат работником предприятия ранее выданной ссуды (например, на покупку, строительство и ремонт жилья; приобретение предметов домашнего обихода и т.п.);
• другие операции, связанные с поступлением в кассу наличных денег.

Расходные кассовые операции связаны с расходованием наличных денежных средств. Например, в аптеке к ним относятся:

• сдача выручки, полученной аптекой от реализации товаров за наличный расчет, в банк;
• выплата заработной платы, пособий (например, оплата листка нетрудоспособности);
• выдача денег под отчет (на хозяйственные нужды, командировку и т.п.);
• расчет наличными с юридическими лицами в пределах установленного лимита (100 тыс. руб.);
• другие операции, связанные с расходованием наличных денег.

Документальное оформление поступления и выдачи наличных денежных средств проводится с использованием типовых форм:

• приходный кассовый ордер;
• расходный кассовый ордер;
• "Журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров";
• "Кассовая книга";
• "Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств".

Правила заполнения кассовых ордеров

При оформлении приходных и расходных кассовых ордеров должны соблюдаться определенные правила:

1. наличие представленного в бухгалтерию, а после проверки — приложенного к ордеру юридического основания, то есть первичного документа для его составления;
2. заполнение кассовых ордеров без помарок и подчисток, так как в кассовых документах исправления не допускаются;
3. приходные и расходные кассовые ордера должны подписываться главным бухгалтером, а расходный кассовый ордер еще и руководителем предприятия;
4. нумерация с начала года отдельно приходных и расходных кассовых ордеров;
5. регистрация бухгалтером приходных и расходных кассовых ордеров при составлении в "Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров";
6. регистрация кассиром документов по принятию или выдаче денег в "Кассовой книге";
7. приходные и расходные кассовые ордера действительны только в день их составления.

В случае правильного оформления приходного или расходного ордеров кассир после пересчета денег принимает их (согласно приходному кассовому ордеру) или выдает (по расходному кассовому ордеру). Лицу, сдавшему деньги, на руки выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная бухгалтером (или лицом, на это уполномоченным) и кассиром.

При выдаче денег кассир должен требовать предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Лицо, получающее деньги, расписывается в расходном кассовом ордере с указанием прописью полученной суммы. Деньги выдаются только лицу, указанному в ордере, или по надлежаще оформленной доверенности.

Немедленно после получения или выдачи денег кассовый ордер подписывается кассиром, а прилагаемые к нему документы погашаются штампом "Оплачено" или "Получено" с указанием даты. Затем каждый приходный или расходный кассовый документ должен быть отражен в "Кассовой книге".

Порядок ведения кассовой книги

Каждое предприятие ведет только одну "Кассовую книгу", которая должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана. Количество листов в ней заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера ФО.

Каждый лист "Кассовой книги" состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальными линейками) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Первые и вторые экземпляры листов нумеруют одинаковыми номерами. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня".

Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая копирку. В конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток на начало следующего дня, используя формулу товарного баланса:

Ок = Он + П— Р, где

• Ок — остаток на конец дня;
• Он — остаток на начало дня;
• П - приход;
• Р - расход.

Кассир передает в бухгалтерию под расписку бухгалтера второй (копирка) отрывной лист "Кассовой книги" с приложением к нему всех документов, по которым за день были выданы или получены деньги.

В соответствии с принятым в 2003 году законом и дополнениями к нему от 2016 года аптечный бизнес переводится на новый формат взаимоотношений с налоговыми органами, когда все данные о продажах моментально поступают в ФНС через сервера заранее созданных сертифицированных . Реквизиты каждого чека становятся доступными и прозрачными для налоговой инспекции благодаря возможности кассовых устройств передавать фискальную информацию в формате онлайн.

Нужна ли онлайн-касса для аптеки

Внедрение адаптированной к новой реальности кассовой техники в полной мере затрагивает фармацевтическую отрасль как весомую и важную часть отечественного бизнеса.

В соответствии с положениями ФЗ №5, использующие общую и упрощенную форму уплаты налогов аптеки перешли на новый фискальный порядок в 2017 году, а «вмененщики» и предприниматели на патенте обязаны в общем порядке приобрести и установить указанные в специальном списке модернизированные кассы с середины 2018 года. В документе и последующих разъяснениях предусмотрены некоторые послабления для отрасли, которые облегчают этот процесс. Существуют нюансы установки кассовых терминалов при разных типах налогообложения или их совмещении.

Переход аптек на новую систему взаимоотношений с ФНС означает использование онлайн-касс при осуществлении всех видов продаж. Устройства нового образца формируют и передают реквизиты виртуального чека на сервера ОФД, открывая беспрепятственный доступ к данным налоговым инспекторам.

Ряд предпринимателей и форм торговли получили освобождение от покупки нового оборудования или право на отсрочку его применения, эти послабления затрагивают и некоторые предприятия аптечного бизнеса.

Сроки перехода и льготы

Аптечные организации с лета 2018 года обязаны проводить оплату через онлайн-кассы на основании положений основного закона, за некоторыми исключениями, сформулированными в дополнительных подзаконных документах.

Основные законодательные отсрочки для аптек по введению нового формата фискальных чеков заканчиваются летом 2019 года. До 1 июля льготой могут пользоваться предприниматели, торгующие аптечным ассортиментом единолично, без наемных сотрудников. При этом онлайн-кассы могут использоваться в качестве чекопечатающих устройств без передачи фискальных данных до момента фактического перехода на электронный учет.

Ситуация больше характерна для небольших точек, в аптечных организациях подобный формат работы является редкостью. С момента оформления первого работника добросовестный налогоплательщик должен , обозначенную в специальном перечне онлайн-оборудования, и запустить ее в течение календарного месяца с момента подписания обоюдного трудового договора.

Аптека в удаленной местности

Закон разрешает в режиме онлайн организациям, расположенным в отдаленных районах, к которым относятся:

1. Фельдшерские пункты ФАПы в сельской местности, торгующие фармацевтической продукцией.
2. Сельские амбулатории, центры медицинской практики при условии отсутствия в населенном пункте аптечных организаций.
3. Аптечные предприятия, расположенные в местностях вне зоны доступа связи.

Данные льготы объясняются тем, что продажи лекарств указанными способами трудно отнести к полноценной предпринимательской деятельности – незначительная прибыль точно не компенсирует расходы на покупку новой касс и ее обслуживание . При этом законодатели учитывали огромную социальную ценность аптечных объектов для населения небольших и удаленных поселков. В случае отсутствия доступа к интернет связи местность должна быть внесена в соответствующий список, утвержденный для каждого региона.

Важно – аптеки в отдаленных местах могут отказаться от приобретения новой кассовой техники, но не освобождаются от выдачи покупателям традиционных чеков, при необходимости – БСО.

Продажи через оптовых представителей

Если предприятие прибегает к методу распространения аптечных товаров через торгового представителя, использование автономного онлайн-оборудования является обязательным . У каждого должен быть автономного действия – идеально подходят компактные модели с длительным сроком работы без подзарядки, удобным подключением к сети, эргономичным корпусом, клавиатурой и ярким, информативным дисплеем.

Онлайн продажи через интернет-аптеки

Виртуальный аптечный магазин должен в обязательном порядке применять новый формат кассы при поступлении любых платежей – наличными, картой, электронными и . При совмещении онлайн и оффлайн торговли в рамах одного предприятия определяющим моментом служит место совершения сделки, покупки.

При отпуске товара в здании магазина нужно предоставить чек, реализация продукции в удаленном режиме требует использования ККТ с передачей фискальных данных оператору. При осуществлении электронных платежей клиентом продавец имеет право ограничиться электронной чековой версией .

В практике курьерской доставки именно курьер или экспедитор должен оформить чек, для этого предусмотрены компактные онлайн-кассы с оптимальным набором функций и автономным питанием. Доставка товара после физического посещения покупателем аптеки и приобретения лекарств непосредственно в торговой точке не предусматривает повторного применения ККТ.

Действия при подключении онлайн-ККТ

Начало работы с онлайн-оборудованием в аптеке предполагает определенную последовательность действий:

1. Выбор оптимальной модели и фискального накопителя к ней допустимого формата – на 13 или 36 месяцев. При подборе кассы стоит обратить внимание на бесшумность и скорость печати, ширину кассовой ленты, управление шрифтами и цветовое исполнение чеков, надежность и стоимость оборудования.
2. Выбор организации, продающей ККТ нового образца – зачастую продавец готов взять на себя все сложности регистрации, настройки и первых дней работы кассы.
3. После покупки кассы необходимо установить и настроить программное обеспечение, которое отвечает за корректную передачу фискальной информации.
4. В идеальном варианте работа устройства происходит автоматически – на основе первичных расходных документов печатается чек, данные моментально отправляются соответствующему ОФД и далее по требованию - в налоговую.

Работа с онлайн-кассой – нюансы и преимущества

В аптечном бизнесе встречаются особенности ассортимента и рабочие нюансы, которые напрямую определяют необходимость приобретения обновленного ККТ. Мелкие торговые точки на ЕНВД могут не использовать ККТ, однако работающие на этой системе аптеки могут отпускать препараты по льготным рецептам, фармацевтическую продукцию собственного изготовления. Данные формы деятельности распоряжением Минфина № 03-11-06 2012 года не относятся к , поэтому налогоплательщики должны учитывать доходы по другой системе налогообложения либо отказаться от предоставления этих услуг.

Продажа аптечных средств муниципальным лечебницам по госконтрактам также не относится к рознице – заинтересованным предпринимателям для осуществления операций нужно находиться на ОСНО или «упрощенке».

Отсюда напрашивается простой вывод – для ведения аптечного бизнеса по разным направлениям целесообразно совмещать системы УСН, ЕНВД. Обязательность использования онлайн-касс с новыми функциями «упрощенцами» предполагает приобретение соответствующего профилю и формату предприятия оборудования.

Современные онлайн-кассы предполагают четкое разделение торговых операций по различным формам налогообложения, поэтому применение нового типа кассовых устройств при осуществлении всего спектра продаж гарантирует упрощение внутреннего учета в аптеке . К новому ККТ-оборудованию прилагаются специальные программы для автоматизации учета. Современный аптечный бизнес отличается огромным ассортиментом, который легче планировать и поддерживать при наличии аналитических инструментов. Новое программное обеспечение позволяет эффективно управлять продажами и одновременно увеличивает прозрачность бизнеса для налоговых органов.

Таким образом, прослеживается обоюдная заинтересованность в использовании онлайн-касс со стороны и аптечного бизнеса, а закон всего лишь подтолкнул собственников к позитивным переменам, которые гарантируют новый уровень прозрачности, управляемости торговыми предприятиями.

Особенности применения новых касс в аптеках

Обновленный формат кассовых аппаратов для аптечного бизнеса означает новые требования, прописанные непосредственно в законе:

• доступным способом;
• совместимость с разными видами разрешенных к использованию накопителей;
• работа с зарегистрированными операторами;
• отправка электронных чеков на смартфон, почту покупателя;
• печать QR-кодов и ссылки на онлайн-чек.

В связи с большим количеством наименований медицинских препаратов владельцы аптек отдают приоритет отечественным фискальным регистраторам – устройствам с широкой функциональностью и неограниченной памятью. ФР обладают важными преимуществами для аптечных сетей и крупных предприятий:

• отсутствие ограничений товарных позиций;
• максимальная информативность и удобство визуального контроля данных для кассира и покупателя;
• свободная корректировка базы данных на протяжении дня;
• обширная база данных в компьютерной системе, совмещенной с ФР, исключающая возможность ошибки;
• оформление накладных и прочей документации;
• одновременный контроль и учет продукции на складе.

Выбор кассового аппарата зависит от проходимости торговой точки, объема товарных позиций, финансовых возможностей и требований самого владельца.

Обзор лучших моделей ККТ для аптеки

В реестре официально разрешенных к использованию ККТ находятся только те устройства, которые полностью соответствуют указанным параметрам. Каталог пополняется и в настоящее время насчитывает более 50-ти моделей, выпускаемых под различными брендами.

• для крупных аптек с большой проходимостью и сетей подойдут комплексные системы с разнообразным набором
• средние аптечные предприятия могут использовать фискальные регистраторы с подключением к компьютерной технике и расширенными возможностями;
• для сельских аптек, небольших точек и курьерской доставки идеально подходят автономные кассы с оптимальным набором функций.

В списке ТОПов продаж среди автономных кассовых аппаратов для аптек – модели Меркурий-130К и 140К, Касби-02К среднего ценового диапазона. Это простые и надежные устройства, позволяющие автономную работу от 2 до 6 часов на выездной торговле, подключение к весам, сканеру, ПК. Кассы имеют 16 товарных групп и до 2000 товарных позиций, 2 монитора, электронный журнал, от 500 до 3000 программируемых цен и другие необходимые функции.

Среди фискальных регистраторов особой популярностью в аптечных сетях пользуются ШТРИХ-LIGHT-ФР-К, СТАРТ-200К, ЭЛВЕС-ФР-К с высокой надежностью, качественной термопечатью, красивыми информативными чеками, автоотрезчиком и простой заменой ленты, а также всеми преимуществами данной категории оборудования.

Учитывая многообразие ассортиментных позиций в аптеке, стоит предпочитать аппараты с объемной памятью, способные работать с расширенной информацией, интегрироваться в программно-автоматический комплекс современного фармацевтического предприятия.

Самвел Григорян о переходе на новый порядок применения контрольно-кассовой техники

С кассовыми аппаратами в аптеках происходят без преувеличения эпохальные изменения. 15 июля прошлого года вступил в силу Федеральный закон от 03.07.2016 № 290‑ФЗ. Он внес изменения в другой базовый акт - Федеральный закон от 22.05.2003 № 54‑ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием электронных средств платежа». Главное, что меняется в связи с этим событием, - теперь вездесущее налоговое око приступает к наблюдению за операциями контрольно-кассовой техники (ККТ) в режиме онлайн.

Итак, интернет связывает терминалы уполномоченных налоговыми органами операторов и ККТ аптечных организаций. Эти кассы становятся абсолютно прозрачными для налоговиков, в результате чего аптеки, их кассовое оборудование и первостольники получают роль невольных участников своего рода реалити-шоу.

Как это, согласно Закону № 54‑ФЗ, должно происходить, какие у аптечных организаций ожидаются проблемы и расходы, дает ли новый порядок им какие‑либо удобства и выгоды - на эти вопросы отвечает наша статья.

Онлайн-кассы

Начнем с изменений материальной базы. С 1 февраля 2017 г. организации и индивидуальные предприниматели (ИП) должны постепенно начать применять контрольно-кассовое оборудование, соответствующее действующей редакции Закона № 54‑ФЗ. Из положений статьи 1.1 и статьи 4 («Требования к кассовой технике») Закона следует, что ККТ должна обеспечивать передачу фискальных данных в налоговые органы, а также запись и хранение фискальных данных в фискальных накопителях, формирование фискальных документов.

Проще говоря, организации и ИП должны избавиться от кассовых аппаратов старых образцов, приобрести и наладить работу так называемых онлайн-касс, имеющих, в частности, функцию выхода в интернет. Это нужно для того, чтобы данные каждого выбитого чека, проще говоря, электронные версии чеков - в тот момент, когда происходит кассовая операция - моментально отправлялись через интернет в хранилище, находящееся в полном в распоряжении налогового органа.

У онлайн-касс другая «начинка», нежели у кассовых аппаратов старого образца. Вместо блока памяти под названием ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищенная) в них используется так называемый фискальный накопитель - устройство для хранения, шифрования и защиты фискальных данных ККТ.

Реестры ККТ и фискальных накопителей ведет Федеральная налоговая служба (ФНС). Их, а также онлайн-сервис проверки заводских номеров онлайн-касс можно найти на сайте nalog.ru, в частности, по следующим ссылкам - и .

ОФД и деньги

Необходимо оговориться, что онлайн-процедура передачи данных в ФНС происходит не напрямую - а через оператора фискальных данных (ОФД). Так называется организация, которая имеет разрешение на обработку этих самых данных. Списки таких организаций тоже можно найти на сайте nalog.ru по следующей ссылке .

Заключить договор с одним из таких официально уполномоченных операторов - обязанность организации или ИП, содержащего онлайн-кассу (или кассы). А уж ОФД, в свою очередь, уведомляет налоговые инстанции о том, что он заключил договор с конкретным налогоплательщиком, о регистрационном номере каждой единицы ККТ, заводском номере каждого экземпляра фискального накопителя, дате и сроке заключения договора.

Добавим, что годовые услуги ОФД стоят около 3–3,8 тыс. руб., а каждый экземпляр онлайн-кассы обойдется в 30–40 тыс. руб.

Можно попытаться сэкономить - не покупать онлайн-кассу, а модернизировать вашу работающую старую модель кассового аппарата. Это обойдется ненамного дешевле - 10–20 тыс. руб. Следует учесть также затраты - времени и финансов - на обучение аптечного персонала новому порядку применения ККТ, в частности, работе с онлайн-кассами.

Ну и придется потратиться на хороший тариф у надежного поставщика интернет-услуг (в год в среднем около 5 тыс. руб.), ведь онлайн-связь с ОФД - одно из необходимых условий работы всего этого аптечно-кассового реалити. Кстати, именно поэтому - то есть по причине отсутствия или сложностей с бесперебойной и качественной интернет-связью - в труднодоступных и отдаленных местностях страны организации и ИП вправе не применять ККТ при условии выдачи покупателю по его требованию документа, подтверждающего факт расчета (п. 3 ст. 2 Закона № 54‑ФЗ).

Что касается договора с Центром технического обслуживания (ЦТО), который раньше обслуживал и пока еще обслуживает кассовые аппараты старого типа, то его в рамках нового порядка можно не заключать.

Сроки и этапы

Новый порядок вводится поэтапно, но довольно стремительно. С 1 февраля регистрация касс старого образца в вашей инспекции ФНС уже невозможна. Это означает, что те, кто с начала прошлого месяца регистрировали свои кассовые аппараты - теперь исключительно онлайн-кассы - уже работают по новому порядку применения ККТ.

Следующий этап: до 1 июля 2017 г. организации и индивидуальные предприниматели обязаны приобрести онлайн-кассы, чтобы не позднее этого срока начать их применять.

И лучше, конечно, купить их заранее, не оставлять на последний момент. В конечном итоге, перейти на новый порядок придется почти всем, но некоторые категории субъектов предпринимательской деятельности получили отсрочку до 1 июля 2018 г.

Эту годовую отсрочку имеют:

• те, кто применяет патентную систему налогообложения (ПСН);
• те, кто является плательщиком единого налога на вмененный доход (ЕНВД);
• те, кто занимается вендингом, то есть осуществляет торговлю с использованием торговых автоматов;
• организации и ИП, выполняющие работы и оказывающие услуги населению.

Одним словом, отсрочку получили те представители малого бизнеса, кто на сегодняшний день, согласно п. 7 ст. 7 упомянутого выше Закона № 290‑ФЗ о применении контрольно-кассовой техники, имеет право осуществлять наличные денежные расчеты и расчеты с помощью пластиковых карт без применения ККТ (при условии выдачи по требованию покупателя или клиента товарного чека, квитанции и т. п.). Добавим, что индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения (УСН), ПСН и ЕНВД, могут до 1 февраля 2021 г. не печатать на чеке и не передавать ОФД данные о наименовании товара.

Еще одно важное отраслевое уточнение. Согласно п. 5 ст. 2 Закона № 54‑ФЗ, вообще могут не применять ККТ аптечные организации фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктов, расположенных в сельских населенных пунктах. Соответственно, и новый порядок применения ККТ для них не актуален.

Как зарегистрировать кассу

Одним из преимуществ нового порядка называют упрощение процедуры регистрации кассового аппарата. Для этого теперь не надо никуда ездить - кассу можно зарегистрировать из своей аптеки. Достаточно иметь заключенный договор с ОФД, завести кабинет на сайте nalog.ru и оставить заявку на регистрацию кассы. Отметим, что заявка должна быть подписана электронной подписью заявителя, так что тем, у кого ее пока нет, рекомендуем заблаговременно обзавестись.

Ну а налоговая служба, зарегистрировав данную единицу ККТ, должна незамедлительно прислать пользователю кассовой техники ее регистрационный номер. П. 3 ст. 4.2 Закона № 54‑ФЗ дает ей на это время до следующего рабочего дня. Пользователь же должен записать этот номер в фискальный накопитель. С этого момента данная единица ККТ считается зарегистрированной, и можно начать отбивать чеки.

Путешествие чека

Многое меняется также в процедуре появления и передачи кассового чека, в его содержании. Итак, посетитель аптеки выбирает лекарственный препарат и выражает желание его приобрести. Согласно заказу покупателя и действиям первостольника формируется/выбивается чек. Информации в чеке при новом порядке станет значительно больше - перечень сведений, которые должны в нем присутствовать, имеется в ст. 4.7 Закона № 54‑ФЗ.

Данные чека - по сути, его электронная версия - записываются на фискальный накопитель ККТ, автоматически удостоверяются и отправляются по сети ОФД, откуда в контрольно-кассовую машину поступает обратное сообщение о том, что чек оператором фискальных данных принят. Оператор хранит все чеки в электронном виде, и они у него в любой момент доступны налоговой службе. Всё это происходит моментально - первостольник только отбил чек, а тот уже прошел все описанные стадии и находится на хранении у ОФД и в распоряжении Большого налогового брата, то есть ФНС.

Пришлите чек на мой e-mail

Новый порядок дает возможность получить чек не только в привычном бумажном виде. Согласно п. 2 ст. 1.2 Закона № 54‑ФЗ, потребитель до момента расчета может сообщить первостольнику номер своего мобильного телефона или e-mail, для того чтобы получить кассовый чек (либо бланк строгой отчетности) или интернет-ссылку на него посредством sms или электронной почты. Это еще одна операция, которую могут осуществлять онлайн-кассы, - согласно п. 1 ст. 4 Закона № 54‑ФЗ, ККТ должна обеспечивать передачу любого документа, записанного в фискальный носитель, в электронной форме.

П. 4 ст. 1.2 определяет, что полученный таким пока еще не очень привычным электронным образом чек приравнивается к чеку, отпечатанному на бумаге, - конечно, при условии, что сведения в них идентичны. А, согласно следующему пункту 5, при дистанционных расчетах продавец отправляет покупателю чек в электронной форме или посредством sms до совершения расчетов. При этом бумажный чек не печатается. Это тоже полезно иметь в виду аптечным организациям, поскольку правительственное постановление о порядке розничной торговли лекарственными препаратами дистанционным способом уже разработано и может вскоре вступить в силу.

Кстати, новый порядок применения ККТ дает больше возможностей потребительскому контролю. Покупатели теперь смогут извлечь собственный чек не только из электронной почты, но и из базы данных ОФД, что позволит проверить его легальность, в том числе с помощью мобильных приложений. При новом порядке также облегчается возможность восстановления чека в случае утери его бумажной версии (путем получения электронной).

Новые штрафы

В заключение расскажем о мерах административного наказания за нарушения в данной сфере, которые содержатся в новой редакции статьи 14.5 КоАП РФ. Если организация или ИП вообще не применяют ККТ , за это полагается штрафовать:

• должностных лиц - в размере от четверти до половины суммы расчета, осуществленного без применения ККТ (но не менее 10 000 руб.) ;
• юридических лиц - от 75 % до 100 % суммы расчета, осуществленного без применения ККТ (но не менее 30 000 руб.) .

Повторное совершение такого правонарушения, в случае если сумма расчетов без применения ККТ составила 1 млн руб. и более, должностное лицо может быть дисквалифицировано на срок от одного года до двух лет, а деятельность юридических лиц и ИП за то же самое может быть приостановлена на срок до 90 суток.

Если не успеть вовремя заменить старый кассовый аппарат онлайн-кассой нового типа или, например, нарушить порядок регистрации/перерегистрации ККТ, порядок и условия ее применения, то можно схлопотать:

• должностным лицам - административный штраф в размере от 1500 руб. до 3000 руб. или предупреждение ;
• юридическим лицам - административный штраф в размере от 5000 руб. до 10 000 руб. или предупреждение .

Такие же штрафы предусмотрены за непредоставление налоговым органам по их запросам информации и документов. А если установлено, что продавец не выдал покупателю по его требованию чек или бланк строгой отчетности - в том числе в электронной форме - это влечет за собой:

• для должностных лиц - административный штраф в размере 2000 руб. или предупреждение ;
• для юридических лиц - административный штраф в размере 10 000 руб. или предупреждение .

Успешного вам перехода на новый порядок применения ККТ! Желаем вам обойтись меньшими затратами и без штрафов.