Managementul informațiilor și comunicării proiectului (Project Communications Management)

Furnizarea de informații participanților și proceselor de proiect include canale de comunicare, acumularea de date, schimbul și actualizarea datelor, întreținerea bazei de date, distribuirea de informații către consumatori. Managementul informatiilor asigura furnizarea, evaluarea, prelucrarea, monitorizarea, analiza informatiilor, fluxurilor de informatii pe tot parcursul ciclului de viata al proiectului.

Comunicarea și informațiile conexe reprezintă un fel de fundație pentru coordonarea acțiunilor participanților la proiect.

Sub informație să înțeleagă datele colectate, prelucrate și distribuite. Pentru a fi utile pentru luarea deciziilor, informațiile trebuie furnizate în timp util, conform intenției și într-o formă convenabilă. Acest lucru se rezolvă prin utilizarea tehnologiilor informaționale moderne în cadrul sistemului de management al proiectelor.

Managementul comunicațiilor de proiect (managementul interacțiunii, legăturile de informații) este o funcție de management care vizează asigurarea colectării, generării, distribuției și stocării la timp a informațiilor necesare proiectului.

Managementul comunicațiilor Proiectul include următoarele procese:

Planificarea comunicarii(Planificarea comunicațiilor) - determină nevoile de informare și comunicare ale echipei de proiect (cine, când și ce informații sunt necesare).

Distribuirea informațiilor(Distribuirea informațiilor) - furnizarea la timp a informațiilor necesare participanților la proiect.

Raportarea performanței(Raportare de performanță) - colectarea și diseminarea informațiilor privind derularea proiectului.

Finalizare Administrativă(Închidere administrativă) - pregătirea, colectarea și distribuirea de informații și materiale pentru finalizarea oficială a unei faze sau a unui proiect.

Principalii consumatori de informații despre proiect sunt:

Manager de proiect - să analizeze discrepanțe între indicatorii de performanță actuali și cei planificați și să ia decizii cu privire la proiect.

Client - pentru a fi la curent cu evoluția lucrărilor de proiectare.

Furnizori- daca este nevoie de materiale, utilaje etc necesare efectuarii lucrarilor.

Designeri - dacă este necesar, efectuați modificări în documentația proiectului.

Executori direcți de lucrări.

Conținutul managementului comunicațiilor de proiect. Managementul comunicațiilor de proiect oferă suport pentru sistemul de comunicare (interacțiuni) dintre participanții la proiect, transferul de management și raportarea informațiilor menite să asigure atingerea obiectivelor proiectului. Fiecare participant la proiect trebuie să fie pregătit pentru interacțiunea în cadrul proiectului în conformitate cu responsabilitățile sale funcționale.

Managementul comunicațiilor include următoarele procese.

Planificarea unui sistem de comunicare - determinarea nevoilor de informații ale participanților la proiect (determinarea compoziției informațiilor, a calendarului și a metodelor de livrare a acesteia).

Colectarea și diseminarea informațiilor - procesele de colectare regulată și livrare la timp a informațiilor necesare către participanții la proiect.

Întocmirea rapoartelor privind progresul proiectului - prelucrarea rezultatelor efective ale stadiului proiectului, compararea acestora cu indicatorii planificați, analiza tendințelor, prognozarea.

Documentarea progresului lucrărilor - colectarea, prelucrarea și organizarea stocării documentației de proiect.

Să aruncăm o privire mai atentă asupra acestor procese.

Planificarea sistemului de comunicații. Planul de comunicare este o parte integrantă a planului de proiect. Include:

un plan de colectare a informațiilor care definește sursele de informații și metodele de obținere a acestora;

planul de distribuție a informațiilor, care definește consumatorii de informații și modalitățile de livrare a acestora;

o descriere detaliată a fiecărui document care urmează să fie primit sau transmis, inclusiv formatul, conținutul, nivelul de detaliu și definițiile utilizate;

un plan de punere în funcțiune a anumitor tipuri de comunicații;

metode de actualizare si imbunatatire a planului de comunicare.

Planul de comunicare este formalizat si detaliat in functie de necesitatile proiectului.

Colectarea si difuzarea informatiilor.În cadrul proiectului, este nevoie de diferite tipuri de comunicații:

• intern (în cadrul echipei de proiect) și extern (cu managementul companiei, clienți, organizații externe etc.);
• formale (rapoarte, solicitări, întâlniri) și informale (mementouri, discuții);
• scris și oral;
• verticală și orizontală.

Raportarea progresului proiectului. Procesele de colectare și prelucrare a datelor privind rezultatele efective și afișarea informațiilor privind starea lucrărilor în rapoarte oferă baza pentru coordonarea activității, planificarea operațională și managementul. Raportarea progresului include:

• informații despre starea actuală a proiectului în ansamblu și în contextul indicatorilor individuali;
• informații despre abaterile de la planurile de referință;
• prognozarea stării viitoare a proiectului.

Sistemele de colectare și distribuire a informațiilor ar trebui să răspundă nevoilor diferitelor tipuri de comunicații. În aceste scopuri pot fi utilizate metode automate și neautomatizate de colectare, prelucrare și transmitere a informațiilor.

Metodele manuale includ colectarea și transmiterea datelor pe hârtie, organizarea de ședințe.

Metodele automatizate presupun utilizarea tehnologiei informatice și a mijloacelor moderne de comunicare pentru a îmbunătăți eficiența interacțiunii: e-mail, sisteme de gestionare a documentelor și arhivare a datelor.

Documentarea progresului lucrărilor. Principalele rezultate intermediare ale progresului lucrărilor ar trebui să fie documentate oficial. Documentarea rezultatelor progresului include:

• colectarea și verificarea datelor finale;
• analiză și concluzii despre gradul de realizare a rezultatelor proiectului și eficacitatea muncii efectuate;
• arhivarea rezultatelor pentru utilizare viitoare.

Sistemele informatice pentru întreținerea arhivelor electronice fac posibilă automatizarea proceselor de stocare și indexare a documentelor text și grafice și facilitează foarte mult accesul la informațiile de arhivă.

1. Conceptul și caracteristicile comunicațiilor.

2. Îmbunătățirea comunicării organizaționale.

3. Conceptul de informaţie, semnificaţia acesteia în procesul de management.

Conceptul și caracteristicile comunicațiilor

Managementul este un proces care asigură că oamenii efectuează anumite acțiuni, iar baza acestui proces este comunicarea.

Problema comunicării eficiente este una dintre cele cheie în activitățile managerilor, deoarece aceștia sunt folosiți pentru a face schimb de mesaje exprimate în diferite simboluri și au o anumită încărcătură semantică.

Comunicatii- acesta este schimbul de informații, pe baza căruia managerul primește datele necesare luării deciziilor și le aduce angajaților organizației.

Comunicare efectiva(adică unul care duce la tipul de comportament dorit al destinatarului) are 4 etape:

1. Asigurarea atentiei destinatarului(asigurând disponibilitatea destinatarului de a primi informații). Procesul de comunicare poate fi întrerupt deja în prima etapă, dacă expeditorul nu poate depăși competiția de mesaje, care este înțeleasă ca impactul simultan asupra destinatarului a mai multor surse de informare.

2. Asigurarea înțelegerii esenței mesajului. Multe comunicări eșuează în această etapă, așa că managerul, folosind canale de feedback, trebuie să se asigure că subordonații înțeleg esența mesajului.

3. Recunoaștere. Această etapă presupune asigurarea disponibilității destinatarului de a se supune (să facă ceea ce i se cere în legătură cu notificarea primită).

4. Acțiune. Aceasta este ultima etapă a comunicării eficiente. Acesta prevede efectuarea de către destinatar a unor acțiuni pe baza cerințelor raportate. Cea mai eficientă modalitate de implementare a acestei etape este de a convinge subordonații că există o legătură între obiectivele organizației și nevoile angajaților.

Comunicare- acesta este procesul de schimb de informații, incluzând subiectele comunicării (emițător și destinatar), modalitatea de comunicare și obiectul comunicării (informația transmisă).

Nevoile de comunicare ale organizației depinde de:

Caracteristicile mediului extern al organizației (dinamism, complexitate, incertitudine)

Sarcini rezolvate de organizație (de exemplu, dacă sarcina este de a lansa un produs calitativ nou, de a capta noi piețe de vânzare, de a moderniza producția, de a diversifica activitățile, atunci nevoia de comunicare crește dramatic);

Principalele caracteristici ale organizatiei - scara, structura, domeniul de aplicare, natura produselor (serviciilor), gradul de diversificare, pozitia in industrie etc.

Mijloace de comunicare includ mijloace tehnice de comunicare (telefon, telefax, telex, poștă, e-mail), precum și memorii, rapoarte, materiale de referință și promoționale.

Clasificarea comunicațiilor efectuat in functie de:

mijloace de comunicare;

Scopuri și obiective de rezolvat în procesul de comunicare;

Subiectele comunicării (externă și internă).

♦ comunicări între organizație și mediul ei extern (comunicații externe)

♦ comunicări între niveluri și departamente ale organizației (comunicații interne). Acestea includ comunicarea ascendentă, între diferite departamente, liderul-pidpeglia, comunicarea între lider și grupul de lucru, comunicarea informală.

Comunicații externe este schimbul de informații între o organizație și mediul ei extern. Orice organizație nu există izolat, ci în interacțiune cu mediul ei extern. Natura și metodele comunicării sale depind de ce factori ai acestui mediu (consumatori, concurenți, autorități de reglementare guvernamentale etc.) au cea mai mare influență asupra activității organizației și a rezultatelor acesteia (Fig. 17.1).

Orez. 17.1. Subiectele comunicării externe ale organizației

Comunicatii interne sunt schimburi de informații efectuate între elementele organizației. În interiorul organizației, schimburile de informații au loc între niveluri de conducere (comunicații verticale) și între departamente (comunicații orizontale) (Fig. 17.2). Comunicarea între niveluriîn organizații includ:

comunicarea între diferite departamente(diviziuni) - organizațiile au nevoie de comunicații orizontale. Întrucât o organizație este un sistem de elemente interconectate, managementul trebuie să se asigure că elementele speciale lucrează împreună pentru a muta organizația în direcția corectă. Serviciile suplimentare din comunicațiile orizontale sunt în formarea de relații egale - o componentă importantă a satisfacției angajaților organizației;

manager de comunicare – subordonat este cea mai evidentă componentă a comunicării într-o organizație. Unele dintre numeroasele tipuri de schimb de informații între un lider și un subordonat sunt legate de manifestarea sarcinilor, priorităților și rezultatelor așteptate; asigurarea implicarii in rezolvarea sarcinilor departamentului; discutarea problemelor de performanță; obținerea recunoașterii și recompenselor în scopul motivației;

comunicarea dintre lider și grupul de lucru- permit liderului să crească eficacitatea acţiunilor grupului. Deoarece toți membrii grupului participă la schimbul de informații, toată lumea are posibilitatea de a vorbi despre noi sarcini și priorități pentru departament, despre cum ar trebui să lucreze împreună.

Orez. 17.2. Subiectele comunicării interne ale organizației

Comunicațiile interne sunt împărțite în două tipuri de comunicații: formale și informale .

Comunicări formale asigurate de structura organizatorica. În cadrul comunicării formale înțelegeți schimbul de informații efectuat între elementele organizației. Ele sunt împărțite în verticale, orizontale și diagonale.

LA comunicatii verticale aparțin comunicării de sus în jos și de jos în sus, adică informațiile sunt transmise de sus în jos de la conducere la subordonați. Astfel, angajații organizației sunt informați despre noile obiective strategice și tactice, sarcini specifice pentru o anumită perioadă, modificări ale regulilor, instrucțiuni.

Dacă o organizație este formată din mai multe departamente care trebuie să își coordoneze acțiunile, atunci acest lucru îi face să aibă nevoie să facă schimb de informații între ei. Astfel, este nevoie de comunicații orizontale. Aceste comunicări se realizează între persoane aflate la același nivel al ierarhiei. Acest schimb de informații asigură coordonarea activităților (de exemplu, între vicepreședinții de marketing, finanțe, producție).

Comunicații diagonale se desfășoară între persoane de la diferite niveluri ale ierarhiei (de exemplu, între unitățile de linie și sediu, când serviciile de la sediu gestionează îndeplinirea anumitor funcții). Astfel de comunicări sunt, de asemenea, caracteristice comunicării între diviziunile liniare, dacă una dintre ele este cea principală într-o anumită funcție.

Comunicările sunt împărțite în două mari clase: orale și scrise.

Comunicări orale se desfășoară în timpul conversațiilor față în față, discuțiilor de grup, conversațiilor telefonice etc., în care limbajul vorbit este folosit pentru a transmite sens. Principalul avantaj al comunicațiilor verbale este că oferă feedback imediat și reciprocitate sub formă de întrebări verbale sau contracte verbale, expresii faciale și gesturi. Comunicările orale (tot ce trebuie să facă expeditorul este să vorbească) sunt conversațiile telefonice, vorbirea în public, întâlnirile etc. Aspectul pozitiv al unor astfel de comunicări este economisirea de timp, oferind o înțelegere reciprocă mai profundă.

Comunicări scrise- acestea sunt note, scrisori, rapoarte, înregistrări etc. Cu ajutorul lor pot fi rezolvate multe probleme asociate comunicării orale.

Unul dintre cele mai mari dezavantaje ale comunicării scrise este că întârzie feedback-ul și reciprocitatea. Când un manager trimite scrisori altuia, această scrisoare trebuie scrisă sau dictată, tipărită, trimisă, deschisă și citită. Dacă informațiile din scrisoare sunt de neînțeles, atunci puteți petrece câteva zile pentru a le afla. Desigur, comunicarea scrisă are și unele avantaje. Sunt destul de de încredere: înregistrează constant relații reciproce. Expeditorul poate folosi timpul pentru a colecta și procesa informații.

Procesul de comunicare este schimbul de informații între două sau mai multe persoane.

Funcțiile de bază ale procesului de comunicare consta in realizarea unei comunitati sociale pastrandu-se totodata individualitatea fiecaruia dintre elementele sale.

Scopul principal al procesului de comunicare- asigurarea înțelegerii informațiilor care fac obiectul schimbului, i.e. mesaje. Cu toate acestea, însuși faptul schimbului de informații nu garantează eficacitatea comunicării între persoanele care au participat la schimb.

Procesul de comunicare reprezintă procesul de mișcare a informațiilor în lanțul „emițător – canal – destinatar”.

În timpul schimbului de informații, opt elemente de bază :

1. Expeditor- un emitator care genereaza idei sau colecteaza informatii si le transmite. Poate fi un individ sau un grup de oameni care lucrează împreună.

Atunci când fac schimb de informații, emițătorul și destinatarul trec prin mai multe etape interdependente: nașterea unei idei, codificare și selecția canalului, transmisie, decodare. Schimbul de informații începe cu formularea unei idei sau selectarea informațiilor.

2. Codificare- acesta este procesul de transformare a ideilor în simboluri, imagini, desene, forme, sunete, vorbire etc. Adică înainte de a transmite o idee, emițătorul trebuie să o codifice folosind simboluri folosind cuvinte, intonații, gesturi (limbajul corpului) pentru aceasta. și oferă idei bune de „ambalare”. Această codificare transformă o idee într-un mesaj.

3. Mesaj- acesta este un set de caractere, informația propriu-zisă codificată cu ajutorul caracterelor și transmisă destinatarului. În acest scop se realizează actul de comunicare. Multe mesaje sunt transmise sub formă de simboluri lingvistice. Cu toate acestea, simbolurile pot fi și non-verbale, cum ar fi imagini grafice, gesturi, expresii faciale și alte mișcări ale corpului.

4. Canale de transmisie - mijlocul prin care un semnal este transmis de la un emițător la un receptor. Canapele sunt împărțite în canapele media și interpersonale. Expeditorul trebuie să aleagă un canal: materiale vorbite și scrise, comunicații electronice, e-mail, casete video și videoconferințe.

5. Decodare Procesul prin care destinatarul unui mesaj traduce caracterele primite în informații specifice și interpretează semnificația acestuia.

6. Destinatar- publicul țintă sau persoana căreia îi sunt atribuite informațiile și modul în care acestea se interpretează.

7. Feedback- totalitatea reacţiei delimitatorului de mesaj după familiarizarea cu conţinutul acestuia. Pot fi observate trei tipuri principale de rezultate ale comunicării: modificări ale cunoștințelor destinatarului, modificări ale atitudinilor destinatarului, modificări ale comportamentului destinatarului mesajului.

Din punctul de vedere al managerului, comunicarea trebuie considerată eficientă dacă destinatarul a demonstrat înțelegerea ideii prin luarea acțiunilor așteptate de expeditor.

8. Feedback- parte a răspunsului destinatarului care este trimisă expeditorului. Caracterizează gradul de înțelegere sau neînțelegere a informațiilor. Feedback-ul poate fi verbal și non-verbal (zâmbet, încuviințare, strângere de mână, gest negativ etc.).

Trimiteți-vă munca bună în baza de cunoștințe este simplu. Utilizați formularul de mai jos

Studenții, studenții absolvenți, tinerii oameni de știință care folosesc baza de cunoștințe în studiile și munca lor vă vor fi foarte recunoscători.

postat pe http://www.allbest.ru/

postat pe http://www.allbest.ru/

Introducere

În societatea modernă, una dintre problemele cheie este comunicarea. În organizații, această problemă se transformă într-o lipsă de înțelegere a faptului că comunicarea nu este doar un schimb de informații, ci un proces interpersonal dinamic de schimb de comportament. Dintre toate procesele organizaționale, comunicarea, poate, ocupă un loc central, pivot, deoarece ele stau la baza vieții unei organizații. Luarea deciziilor este adesea definită ca o alegere între două sau mai multe alternative. Cu toate acestea, în realitate, este procesul de colectare și prelucrare a informațiilor, dezvoltarea alternativelor și alegerea uneia dintre ele și, cel mai important, aceasta este punerea în aplicare a deciziei. Fără acesta din urmă, acest proces nu are deloc sens. Interacțiunea managerială se desfășoară în organizație la diferite niveluri, iar conflictele au loc la fiecare dintre ele. Conflictele sunt considerate astăzi ca o sursă de dezvoltare individuală și organizațională, deoarece în cursul rezolvării conflictului se naște o nouă situație. Paradoxul constă în faptul că prezența conflictului este folosită pentru a judeca maturitatea unui individ, grup și organizație. Conflictul este sămânța vitală din care crește succesul.

Scopul cursului este de a determina locul informației și comunicării în managementul organizației.

Sarcinile lucrării sunt de a afla exact cum contribuie informația la funcționarea normală a companiei, ce rol joacă ea în management, cum un manager poate lucra eficient cu ajutorul comunicării.

Obiectul lucrării de curs este informația implicată în procesul de management și comunicare.

1. Concepte generale de informații și schimb de informații

1.1 Conceptul de informare

Informația este înțeleasă ca informație despre lumea înconjurătoare, care are forma unor simboluri, atât accesibile, de înțeles unei persoane, cât și necesitând analiză, înțelegere, decodare.

Informația este o reflectare a lumii înconjurătoare în mintea unei persoane, fixată într-un fel și, prin urmare, posedă proprietatea reproductibilității, folosită ca mijloc de comunicare între oameni, cunoaștere și conștientizare a lumii, acumulare și conservare a cunoștințelor.

În activitățile de management, informația este o colecție de informații despre starea subsistemelor de control și gestionate, precum și a mediului. Totuși, în practica conducerii unei organizații, informația este înțeleasă într-un mod simplificat, astfel:

· Un set de informații despre starea sistemelor de control, gestionate și mediul extern de funcționare a acestora;

· Informații noi despre starea acestor obiecte de control;

· Informații care reduc nivelul de incertitudine și risc cu privire la viitor etc.

În condiţiile moderne de conducere şi conducere a unei organizaţii, suportul informaţional a devenit un domeniu important, care constă în colectarea şi prelucrarea informaţiilor necesare pentru luarea deciziilor informate de management.

Organizațiile stochează și procesează cantități mari de date care pot fi transformate în informații utile. Eficacitatea utilizării acestuia depinde de capacitatea organizației de a colecta date primare care oferă managerilor informațiile de care au nevoie. Figura 1 prezintă procesul de conversie a datelor primare în informații de management printr-un sistem informațional (IS).

Figura 1 - Transformarea datelor în informații prin IS

1.2 Proprietățile informațiilor

Calitatea informațiilor este determinată în funcție de patru criterii principale:

1) Fiabilitate (acuratețe). Dacă orarul trenurilor se modifică chiar și cu 10%, majoritatea călătorilor vor percepe vechiul program ca fiind extrem de nesigur. Dacă angajații constată erori în informațiile conținute în document, aceștia vor fi neîncrezători în toate datele primite cu ajutorul acestuia.

2) Promptitudine. Numai informațiile primite în timp util sunt valoroase. Managerul responsabil de execuția bugetului are nevoie de informații actualizate cu privire la nivelul costurilor, care să îi permită să răspundă în mod adecvat la schimbările nedorite.

3) Volumul necesar. Mulți manageri suferă de supraîncărcare de informații deoarece nu pot vedea și utiliza cantități mari din acestea. Poate că asta înseamnă că este regretabil să alegeți un format pentru conversia datelor în informații de management.

4) Semnificaţie. Depinde mult de sarcinile și responsabilitățile unui anumit angajat. Managerul responsabil cu producția are nevoie de informații cu privire la volumele de producție, indicatorii de oprire a echipamentelor; un manager superior are nevoie de date mai generalizate.

Pentru a evalua criteriul de semnificație, ne întoarcem la tabelul 1, care arată diferențele dintre nevoile de informare ale managerilor de top și ale șefilor de departamente responsabili de activitatea curentă a organizației (Gorry și Skott-Morton, 1971):

Tabelul 1 - Diferențele în nevoile de informare ale managerilor superiori și ale șefilor de departament

1.3 Schimbul de informații

În activitățile marilor firme, transferul de informații este un factor primordial indispensabil în funcționarea normală a firmei. În același timp, asigurarea eficienței și fiabilității informațiilor este de o importanță deosebită. Pentru multe firme, un sistem informatic informatic intra-companie rezolva problemele de organizare a unui proces tehnologic si este de natura productie.

Prin intermediul informațiilor se realizează etape repetate ciclic ale procesului de management - obținerea, prelucrarea informațiilor despre stare.

obiect gestionat și transferarea comenzilor de control către acesta. În consecință, cu ajutorul informațiilor, se realizează o legătură între subiect și obiect și între părțile de control și controlate ale întregului sistem de control.

În cursul activităților comune, oamenii schimbă diverse idei, idei, opinii, sugestii, cunoștințe, atitudini. Toate acestea pot fi considerate ca informații, iar procesul de comunicare în sine poate fi prezentat ca un proces de schimb de informații. Tocmai pentru că schimbul de informații este încorporat în toate principalele tipuri de activități de management, numim comunicații un proces de conectare. Iar unul dintre cele mai importante instrumente de management aflate în mâinile unui manager este informația de care dispune. Folosind si transmitand aceste informatii, precum si primind feedback, el organizeaza, directioneaza si motiveaza subordonatii. Prin urmare, mult depinde de capacitatea lui de a transmite informații în așa fel încât cea mai adecvată percepție a acestor informații să fie realizată de cei cărora le sunt destinate.

Comunicarea este schimbul de informații, pe baza căruia managerul primește informațiile necesare pentru luarea unor decizii eficiente și aduce deciziile luate angajaților organizației. Dacă comunicările sunt slabe, deciziile pot fi greșite, oamenii pot înțelege greșit ce vrea managementul să facă sau, în cele din urmă, relațiile interumane pot avea de suferit. Eficacitatea comunicării determină adesea calitatea deciziilor și modul în care acestea sunt efectiv implementate.

Este aproape imposibil de supraestimat importanța comunicațiilor în management. Aproape tot ceea ce fac liderii pentru a ajuta o organizație să-și atingă obiectivele necesită o comunicare eficientă. Dacă oamenii nu pot împărtăși informații, nu vor putea să lucreze împreună, să stabilească obiective și să le atingă. Cu toate acestea, comunicarea este un proces complex format din pași interdependenți. Fiecare dintre acești pași este foarte necesar pentru ca gândurile noastre să fie înțelese de o altă persoană. Fiecare pas este un punct în care dacă suntem neglijenți și nu ne gândim la ceea ce facem, sensul se poate pierde.

Potrivit cercetărilor, managerii petrec între 50 și 90% din timp pe comunicare. Acest lucru pare incredibil, dar devine clar atunci când ai în vedere că managerul face asta pentru a-și îndeplini rolurile în relațiile interpersonale, schimbul de informații și procesele de luare a deciziilor, ca să nu mai vorbim de funcțiile manageriale de planificare, organizare, motivare și control.

Tocmai pentru că schimbul de informații este încorporat în toate principalele tipuri de activități de management, numim comunicații un proces de conectare. Întrucât managerul îndeplinește trei dintre rolurile sale și îndeplinește patru funcții principale pentru a formula și atinge obiectivele organizației, calitatea comunicării poate afecta direct gradul de implementare a obiectivelor.

Aceasta înseamnă că comunicarea eficientă este esențială pentru succesul indivizilor și al organizațiilor. Comunicarea deficitară este unul dintre principalele domenii de îngrijorare. Gândindu-ne profund la comunicare la nivel individual și organizațional, trebuie să învățăm să reducem incidența comunicării ineficiente și să devenim manageri mai buni, mai eficienți. Liderii eficienți sunt cei care sunt eficienți în comunicare. Ei reprezintă esența procesului de comunicare, au abilități de comunicare orală și scrisă bine dezvoltate și înțeleg modul în care mediul afectează schimbul de informații.

Comunicarea se realizează prin transmiterea de idei, fapte, opinii, senzații sau percepții, sentimente și atitudini de la o persoană la alta, verbal sau într-o altă formă, pentru a obține reacția dorită ca răspuns.

Când se ia în considerare procesul de comunicare, este necesar să se țină cont de faptul că, în condițiile comunicării umane, este important nu numai modul în care se transmite informația, ci și modul în care este formată, rafinată și dezvoltată. Comunicarea și informarea sunt lucruri diferite, dar legate. Comunicarea include atât ceea ce este comunicat, cât și modul în care acel „ce” este comunicat.

Pentru ca comunicarea să aibă loc, sunt necesare cel puțin două persoane. Prin urmare, fiecare dintre participanți trebuie să aibă toate sau unele dintre abilitățile: de a vedea, de a auzi, de a atinge, de a mirosi și de a gusta.

Comunicarea eficientă necesită anumite abilități și abilități din partea fiecărei părți. Comunicarea trebuie considerată nu doar ca trimitere și primire de informații, deoarece avem de-a face cu relația a doi indivizi, fiecare dintre ele fiind un subiect activ - informarea lor reciprocă implică stabilirea de activități comune. Prin urmare, în procesul comunicativ are loc nu doar mișcarea informațiilor, ci și un schimb activ al acesteia.

Într-un schimb de informații specific uman, importanța informațiilor joacă un rol special pentru fiecare participant la comunicare, deoarece oamenii nu fac doar schimb de cuvinte, ci se străduiesc să dezvolte un sens comun. Și acest lucru este posibil cu condiția ca informațiile să fie nu numai acceptate, ci și înțelese și înțelese.

2. Semiotica și secțiunile ei

managementul managementului comunicațiilor

Semiotica este o știință care studiază modalitățile de transmitere a informațiilor, proprietățile semnelor și sistemelor de semne în societatea umană (în principal limbaje naturale și artificiale, precum și unele fenomene culturale, sisteme de mituri, ritualuri), natura (comunicarea în lumea animală). ) sau în omul însuși (percepție vizuală și auditivă etc.). Cu alte cuvinte, semiotica este teoria semnelor și a sistemelor de semne.

Există trei ramuri ale semioticii:

§ sintaxă (sau sintaxă, din greacă. sintaxie- construcție, ordine) - studiază tiparele de construcție a sistemelor de semne, indiferent de interpretarea acestora, adică relația semnelor între ele;

§ semantică (din greacă. semanticos- ceea ce înseamnă) - studiază relația dintre semn și sensul acestuia;

§ pragmatică (din greacă. pragmatos- acțiune) - studiază relația semnelor cu emițătorii, destinatarii lor și contextul activității semnelor.

În știința modernă, există mai multe domenii de cercetare semiotică.

Prima directie - semiotica biologică, sau biosemiotica.

Această direcție este angajată în studiul sistemelor de semnalizare (comunicare) ale animalelor, inclusiv animalelor inferioare și insectelor, adică studiază sisteme bazate pe semne naturale sau semne care sunt oarecum importante pentru existența organismului în sine, adică, semnificativ din punct de vedere biologic (relevant din punct de vedere biologic).

A doua direcție este etnosemiotica, care studiază „nivelul implicit” al culturii umane. Chiar și atunci când ceva destul de tangibil, de exemplu, un cântec de nuntă popular sau un farmec, acționează ca obiect separat de observație pentru etnosemiotică, punctul de vedere al semioticii asupra acestui subiect diferă din punct de vedere; științele folclorului: semiotica îl studiază ca parte a unor astfel de sisteme de semne ale unei societăți date, al căror sens și rolul nu sunt recunoscute de membrii societății înșiși.

Etnosemiotica este o știință tânără și în dezvoltare rapidă; nu are încă teorii generalizatoare general recunoscute. În străinătate, în special în SUA, se desfășoară un număr mare de studii specifice individuale în cadrul etnografiei (numite acolo „antropologie culturală și socială”).

Să ne oprim mai întâi asupra cercetărilor private efectuate în antropologia culturală și socială, luând ca exemplu tipic studiul posturilor umane care pot face parte din sistemele de semne. În cadrul antropologiei culturale și sociale, studiul posturilor poate fi realizat din diferite unghiuri.

Pe de o parte, posturile pot fi studiate din punctul de vedere al fiziologiei corpului uman (în același mod pot fi studiate plânsul, râsul, funcțiile fiziologice etc.), acesta este așa-zisul punct de vedere etologic. . Descrierea posturilor este importantă pentru psihologia ingineriei, care constă în studierea unei persoane în contact cu o mașină: reacțiile și comportamentul uman, așezarea unei persoane în fața unei mașini sau mașini, proiectarea mânerelor, panourilor de comandă etc.; cunoașterea posturilor tipice pentru o anumită naționalitate este importantă atunci când planificați apartamente, mobilier etc.; pentru psihiatrie: observarea psihiatrică a posturilor, la rândul său, poate face lumină asupra comportamentului fizic al unei persoane sănătoase.

Pe de altă parte, posturile pot fi studiate ca poziții ale corpului uman tipice unei culturi date. Acesta este un punct de vedere etnologic. Numărul total de diferite poziții stabile pe care le poate lua corpul uman este de aproximativ 1000. Dar dintre acestea, datorită tradiției culturale a fiecărui trib și popor, unele sunt interzise (tabuizate), în timp ce altele sunt fixe. Prin urmare, studiul posturilor trebuie neapărat să fie comparativ, „intercultural”. Pentru a determina dacă o anumită postură, cum ar fi poziția șezând în timp ce mănâncă, este semnificativă, adică are semnificație etnologică, este necesar să se compare posturile de ședere în timp ce mănâncă în diferite culturi, de exemplu, indienii din America de Nord și Noua Zeelandă. aborigenii. Dacă posturile se dovedesc a fi stabil diferite, atunci ele sunt un fapt de cultură.

După aceea, poate fi alcătuit un catalog de posturi etnologice (Figura 2). După identificarea celor mai mici unități elementare ale comportamentului spațial al unei persoane - posturi și alcătuirea cataloagelor - începe studiul lor cultural și etnografic profund, care poate fi efectuat pe următoarele linii:

a) relația posturilor cu alte sisteme de cultură semnistice și non-semnale: îmbrăcăminte, amenajarea locuințelor etc.;

b) tradiţie culturală şi istorică - stabilitatea unor posturi pe perioade lungi de existenţă a popoarelor.

Astfel de posturi sunt transmise prin tradiție și persistă perioade lungi de timp. Se presupune că pot servi, asemenea formelor de limbaj și obiectelor culturii materiale, la stabilirea celor mai vechi mișcări și contacte ale triburilor. Astfel, postura din al treilea rând de sus, a patra coloană din stânga, caracteristică populației insulelor Samoa din Oceanul Pacific, indică aparent contacte indirecte cu India, unde este asociată cu obiceiurile religioase.

Figura 2 - Parte din catalogul posturilor semnificative din punct de vedere etnologic (după G. Hughes)

A treia direcție - lingvosemiotică- se concentrează pe studiul limbajului natural cu stilul său.

Limbajul natural vorbit al oamenilor este cel mai complet și perfect dintre toate sistemele de comunicare care există în lumea cunoscută de om. Alte sisteme și limbi artificiale, create de om (de exemplu, scrierea, semnalizarea cu steaguri, codul Morse, Braille pentru nevăzători, limbi artificiale precum Esperanto sau Volapuk, limbi logice informaționale etc.) întruchipează doar câteva a proprietăților unei limbi naturale. Aceste sisteme pot îmbunătăți foarte mult limbajul și îl pot depăși în una sau mai multe privințe, dar în același timp îi pot fi inferioare și în altele, la fel cum telefonul, televiziunea, radioul (în general, orice instrument, orice instrument) sporesc anumite proprietăți ale individului. organe umane.

Linguosemiotica explorează alte sisteme de semne înrudite care:

§ functioneaza in paralel cu limbajul (de exemplu, gesturile si expresiile faciale care insotesc vorbirea);

§ compensează limbajul (de exemplu, intonație expresivă, stilistică; fonturi tipografice);

§ modifica funcţiile şi caracterul de semn al acesteia (de exemplu, vorbirea artistică).

În ultimii ani, datorită dezvoltării rapide a modelării limbajului natural și apariției diferitelor tipuri de limbaje artificiale (informaționale, informaționale-logice, precum programarea etc.), obiectul linguosemioticii s-a extins și el.

A patra direcție semiotică abstractă- studiază numai cele mai generale proprietăți și relații care caracterizează sistemele de semne, indiferent de întruchiparea lor materială (R. Carnap în străinătate; V.B. Biryukov, D.P. Gorsky, A.A. Zinoviev, V.V. Martynov și alții ., URSS). În cadrul acestei direcții se creează cea mai abstractă teorie logico-matematică a sistemelor de semne.

Subiectul semioticii generale este compararea, colaţionarea şi generalizarea rezultatelor semioticii particulare; luarea în considerare a modului în care relațiile lingvistice abstracte se manifestă în diverse sisteme de semne; formularea legilor semiotice generale apărute în acest proces; rezolvarea problemelor epistemologice etc.

3. Măsurarea informațiilor. Entropie

3.1 Rolul informaţiei în management

Esența și rolul informației în management se arată cel mai bine prin legătura dintre conceptul de informație și conceptul de entropie. La un moment dat, N. Wiener a exprimat dualitatea entropie - informație după cum urmează: „Așa cum cantitatea de informații dintr-un sistem este o măsură a organizării sistemului, la fel entropia este o măsură a dezorganizării sistemului; unul este egal cu celălalt, luat cu semnul opus. Managementul în sistem depinde de informațiile disponibile. Dintre toată varietatea de definiții ale informațiilor, cea mai fundamentală este cea care este postulată de teoria informației și este legată de cantitatea de informații:

Informația este eliminarea incertitudinii. În acest caz, incertitudinea este redusă prin cantitatea de informații care a fost obținută în procesul de alegere sau luare a unei decizii din numărul de alternative disponibile;

Totuși, în management, informația este și un mijloc de comunicare (informația este transmisă sub forma unui mesaj care conține informații în schimbarea variabilelor).

Informația contracarează tendința sistemului de a se dezorganiza și de a crește entropia, iar cantitatea de informații din sistem este o măsură a organizării sistemului (Figura 3.1.).

Este necesar să se facă distincția între concepte precum date și informații. Date - informații primare (semnale) despre modificările variabilelor (gradul de agregare este scăzut);

Informații intermediare obținute ca urmare a acumulării și agregării datelor primare, care informează despre dinamica schimbărilor;

Informații finale (grad ridicat de acumulare și agregare) utilizate direct în procesul decizional.

3.2 Măsuri cantitative ale informației

Măsurile structurale sunt folosite pentru a măsura doar informații discrete. La baza măsurilor structurale utilizate sunt elementele informaționale (quanta), care sunt înțelese ca părți indivizibile ale informațiilor.

Măsurile structurale sunt subdivizate în măsuri geometrice, combinatorii și aditive ale informațiilor.

măsură geometrică definește cantitatea de informații ca fiind valoarea lungimii, ariei sau volumului modelului geometric al mesajului, raportată la numărul de quante conținute în acesta. Metoda geometrică determină potențialul, adică cantitatea maximă posibilă de informații în dimensiunile structurale date. Această cantitate se numește capacitatea de informare.

Cantitatea de informații la utilizare măsură combinatorie se calculează ca numărul de combinaţii care se pot face din elemente de informare. Această măsură măsoară diversitatea structurală potențială a complexelor informaționale. Este indicat sa se foloseasca o masura combinatorie atunci cand se cere evaluarea posibilitatilor de transmitere a diverselor informatii folosind elemente alfanumerice.

Înainte de a vorbi despre măsura aditivă a informației, introducem conceptele de adâncime h și lungime l a unui cuvânt.

Adâncime h cuvintele denumesc numărul de elemente diferite (semne) cuprinse în alfabetul acceptat.

Lungimea l cuvintele sunt numărul de caractere necesar și suficient pentru a reprezenta un anumit set de cuvinte prin elemente ale unui alfabet dat.

Adâncimea cuvântului corespunde bazei, iar lungimea cuvântului corespunde adâncimii de biți a sistemului numeric sau a codării.

Numărul total de cuvinte care pot fi reprezentate prin coduri de lungime l și adâncime h este dat de

Aceasta înseamnă că capacitatea informațională q cu această metodă de estimare depinde exponențial de lungimea cuvântului l. Prin urmare, aplicarea acestei măsuri în practică reprezintă un mare inconvenient.

Pentru a asigura posibilitatea de a adăuga cantitatea de informații la adăugarea cuvintelor și proporționalitatea cantității de informații cu lungimea cuvântului, Hartley a introdus o măsură aditivă logaritmică a informațiilor.

I = log 2h l = l log 2h.

Unitatea de informare atunci când se aplică o măsură aditivă este un bit, adică cantitatea de informație conținută într-un cuvânt cu adâncimea h = 2 și lungime l= 1. Dacă informația provine din surse diferite, atunci când se estimează cantitatea de informații printr-o măsură aditivă, avem

unde I(A1, A2, ..., An) este cantitatea totală de informații din sursele A1, A2, ..., An;

I(Ai), i = 1(1)n - cantitatea de informații din sursa Ai, măsurată printr-o măsură aditivă.

Determinarea cantității de informații folosind măsuri statistice necesită o abordare probabilistică. Prin această abordare, informația este considerată ca un mesaj despre rezultatul evenimentelor aleatoare, implementarea variabilelor și funcțiilor aleatoare, iar cantitatea de informații este făcută dependentă de probabilitățile a priori ale acestor evenimente, cantități, funcții. Măsurile statistice și structurale ale informațiilor nu permit evaluarea conținutului informațiilor, deoarece nu iau în considerare sensul mesajului și valoarea acestuia pentru destinatar. Măsurile semantice fac posibilă evitarea acestui neajuns.

3.3 Cantitatea de informații ca măsură a organizării sistemului

Cantitatea de informații este utilizată pentru a exprima gradul de organizare a sistemului pe baza măsurării gradului de incertitudine (formula 3.1.):

K= -log2 p i , (3.1.),

unde p i este probabilitatea alegerii alternativei i-a;

Această formulă este ilustrată în Figura 3.2 de mai jos. Conceptul de cantitate de informații este interpretat mai jos în legătură cu reducerea incertitudinii la alegerea dintre 8 alternative. În același timp, incertitudinea a scăzut cu 3 biți sau cu cantitatea de informații care a fost obținută ca urmare a alegerii dintre 8 alternative.

K= -log2 pi = -log 2 18 = 3 biți.

unde K este cantitatea de informații;

p i - probabilitatea alegerii alternativei i-a;

Figura 4 - Trei cicluri de selecție și reducerea incertitudinii cu trei biți atunci când alegeți dintre opt opțiuni.

4.Rețelele de comunicare ale organizației

O organizație este condusă prin oameni. Unul dintre cele mai importante instrumente de management pentru un manager este să-i dirijeze semnale sau mesaje subordonaţilor lor despre comportamentul lor necesar atingerii obiectivelor organizaţionale. Folosind acest lucru și primind feedback de la subordonați, managerul organizează, motivează și conduce subordonații. Depinde mult de capacitatea managerului de a transmite și recepționa în mod eficient astfel de semnale și mesaje, astfel încât acestea să fie percepute cel mai adecvat de către cei cărora le sunt destinate. Mulți manageri înțeleg importanța acestei probleme și îi acordă o mare atenție.

În procesul de comunicare, semnalele sau mesajele despre comportament sunt transmise de la un subiect la altul și invers. Indivizii, grupurile și organizațiile în ansamblu pot acționa ca subiecți.

În primul caz, comunicarea este interpersonale caracter. Se realizează prin transmiterea de idei, fapte, opinii, indicii, senzații sau percepții, sentimente și atitudini de la o persoană la alta în verbal(oral sau scris) și în nonverbal(posturi, gesturi, tonul vocii, timpul de transmisie etc.) formează pentru a obține răspunsul dorit.

În al doilea și al treilea caz, așa este organizatoric comunicații, adică despre cum, de către cine și când sunt trimise semnalele în contextul grupurilor și organizațiilor (întâlniri, prezentări, instrucțiuni și proceduri, documente de afaceri, comenzi și instrucțiuni, planuri etc.) și cum este organizat feedback-ul (observații, rapoarte, evaluare și etc.). Legăturile de comunicare care există în organizație reflectă structura ei actuală, iar sarcina conducerii de vârf în acest caz este să le aducă în conformitate pe ambele.

Discrepanța dintre structura aprobată și procesul de comunicare existent în organizație reduce semnificativ eficacitatea activităților acesteia.

Trebuie remarcat faptul că comunicarea informație -- acestea sunt diferite (două concepte care sunt foarte des confundate), dar concepte înrudite. Informația este o parte naturală și semnificativă a unui semnal sau mesaj transmis sau primit, ceea ce face posibilă acordarea acestora de o anumită semnificație. Mai simplu spus, informația este o interpretare internă a evenimentelor externe. De exemplu, un strigăt de frică este o interpretare a informațiilor care poate fi măsurată chiar în decibeli.

Comunicarea include, de asemenea ce se transmite, și Cum acest „ce” este transmis. Pentru ca comunicarea sa se desfasoare intr-o varianta interpersonala este necesara macar prezenta a doua persoane.

Comunicarea impune cerințe fiecăruia dintre participanții la interacțiunea managerială. Deci, fiecare dintre participanți trebuie să aibă toate sau unele dintre abilitățile: de a vedea, de a auzi, de a atinge, de a mirosi, de a gusta etc. Comunicarea eficientă necesită ca fiecare dintre părți să aibă anumite abilități și abilități, precum și un anumit grad de înțelegere reciprocă.

Termenul de „comunicare” provine din latinescul „communis”, adică „general”: emițătorul de semnale sau mesaje încearcă să stabilească „comunitate” cu receptorul.

De aici, comunicarea poate fi definită ca transferul nu doar de informații, ci și de sens sau semnificație prin simboluri. Comunicarea interpersonală eficientă este foarte importantă pentru succesul în management din mai multe motive. În primul rând, rezolvarea multor sarcini manageriale se bazează pe interacțiunea directă a oamenilor (șeful cu subalternii, subordonații între ei) în cadrul diferitelor evenimente.

În al doilea rând, comunicarea interpersonală este poate cea mai bună modalitate de a discuta și de a rezolva probleme caracterizate de incertitudine și ambiguitate.

O rețea de comunicare este o conexiune a indivizilor care participă într-un anumit mod la procesul de comunicare cu ajutorul fluxurilor de informații (Figura 5). În acest caz, nu sunt considerați indivizii ca atare, ci relațiile de comunicare dintre indivizi. O rețea de comunicații include fluxul de mesaje sau semnale între două sau mai multe persoane. Rețeaua de comunicare se concentrează pe tiparele organizației ale acestor fluxuri, nu pe dacă sensul sau sensul mesajului a fost transmis. Totuși, rețeaua de comunicații poate avea ca efect micșorarea sau extinderea decalajului dintre valoarea trimisă și cea primită.

Rețeaua creată de manager este formată din legături verticale, orizontale și diagonale. Legături verticale sunt construite pe linia de conducere de la șef la subordonați. Orizontală conexiuni se desfășoară între niveluri egale de indivizi sau părți ale organizației: între adjuncți, între șefi de departamente, între subordonați. Legături diagonale Acestea sunt legături cu alți superiori și cu alți subordonați. Rețeaua acestor conexiuni creează structura reală a organizației. Sarcina unei structuri organizaționale formale este de a oferi fluxurilor de comunicare direcția corectă. Mărimea departamentelor dintr-o organizație limitează posibilitățile de dezvoltare a unei rețele de comunicații. Dacă dimensiunea grupului crește exponențial, atunci numărul de relații de comunicare posibile crește exponențial. Prin urmare, rețeaua de comunicații într-un grup de 12 este mai variată și mai complexă decât într-un grup de trei.

În funcție de modul în care sunt construite rețelele de comunicare, activitățile grupului pot fi mai mult sau mai puțin eficiente.

REȚEA DE COMUNICARE EXTERNĂ

Figura 5 - Rețeaua de comunicare interpersonală a unui lider de echipă într-o organizație

Există modele bine stabilite de rețele de comunicații pentru grupuri de dimensiuni identice sau diferite (Figura 6). În rețelele de cerc, membrii grupului pot comunica doar cu cei care se află lângă ei. În rețelele de roți, există o ierarhie formală, centralizată a puterii, în care subordonații comunică între ei prin șeful lor. Baza obiectivă a unei astfel de situații este aceea că persoana din centrul „roții” are mai multe conexiuni de comunicare decât alți membri ai grupului. Primește mai multe mesaje, este mai des recunoscut de ceilalți membri ai grupului ca lider, are mai multă influență socială asupra celorlalți membri ai grupului, are de obicei mai multă responsabilitate pentru transmiterea informațiilor, este mai mult decât se așteaptă alții să rezolve în sfârșit problema.

O imagine similară se observă în rețelele de tip „Y”. Astfel de rețele se numesc centralizate și pot fi eficiente dacă sunt rezolvate probleme simple. Un alt tip de ierarhie a puterii este reprezentat de rețelele „în lanț”, în care apar conexiuni orizontale – un element de descentralizare. Rețelele „omnicanal” reprezintă grupuri complet descentralizate. Acest lucru este de obicei necesar atunci când este necesar să se implice pe toată lumea în rezolvarea unor probleme complexe. Această abordare se mai numește și comunicații deschise.

Cunoașterea tipurilor de rețele de comunicații este deosebit de importantă pentru înțelegerea relațiilor de putere și control dintr-o organizație. Ascunderea sau centralizarea informațiilor este cunoscută pentru a sprijini relațiile de putere. Natura interdependenței locurilor de muncă și a oamenilor dintr-un grup sau organizație va determina tipul de rețea de comunicare mai eficientă. Interdependența simplă permite utilizarea rețelelor centralizate. Interdependența complexă necesită o abordare „de echipă” pentru construirea rețelelor de comunicații. Cu toate acestea, o rețea complexă poate să nu rezolve o problemă simplă.

Figura 6 - Eșantioane de rețele de comunicații în grupuri

5. Tehnologia managementului ca proces informaţional

Tehnologia este orice mijloc de transformare a materiilor prime pentru a produce rezultatele dorite. Întrucât informația este subiectul și, în consecință, materialul sursă al muncii manageriale, tehnologia managementului, de exemplu, poate fi definită ca un set de metode de prelucrare a informațiilor manageriale în vederea dezvoltării, adoptării și implementării deciziilor manageriale.

Tehnologia managementului reflectă conținutul managementului, se caracterizează prin procesele de mișcare și prelucrare a informațiilor și este determinată de compoziția și procedura de realizare a activității de management, în timpul căreia această informație este transformată și afectează obiectul gestionat. Aceasta implică scopul principal al tehnologiei de management - stabilirea unei scheme raționale pentru interacțiunea unităților structurale și a interpreților individuali în procesul de management.

Tehnologia managementului este definită ca un sistem de operațiuni și proceduri efectuate de manageri, specialiști și executanți tehnici într-o anumită succesiune folosind metodele și mijloacele tehnice necesare pentru aceasta.

Scopul tehnologiei de management este de a optimiza procesul de management, de a-l raționaliza prin excluderea unor astfel de activități și operațiuni care nu sunt necesare pentru a obține rezultatul.

Funcția principală a tehnologiei de management este de a asigura relația științifică și funcțională a proceselor de management cu tehnologiile specifice de management care contribuie la implementarea funcțiilor de management. În acest sens, este important să se formeze gândirea unui nou tip de manageri, orientându-i către activități analitice proactive și inovatoare.

Dezvoltarea tehnologiei de control presupune determinarea numărului, succesiunii și naturii operațiilor care compun procesul de control, elaborarea sau selectarea metodelor, tehnicilor și mijloacelor tehnice adecvate fiecărei operațiuni, identificarea condițiilor optime pentru procesul de transfer al obiectului sistem din starea inițială la cea dorită.

Funcționarea precisă a organului de conducere necesită împărțirea procesului de management în operațiuni, iar organizarea eficientă a managementului necesită combinarea adecvată a operațiunilor. Fiecare operație trebuie să fie legată de operațiunile anterioare ale acestui ciclu al procesului de control. Executarea unei operațiuni trebuie să fie legată de executarea altor operațiuni. Conceptul de " tehnologie de control» este strâns legată de procesul de algoritmizare a operaţiilor din cadrul anumitor funcţii ale sistemului de control.

Rolul algoritmului (procedurii) procesului de management este o prescripție care determină conținutul și succesiunea acțiunilor în orice proces informațional sau organizațional. Algoritmul său este regulile pentru implementarea secvențială a anumitor operații, interconectate, în care acest proces poate fi descompus și care trebuie implementat pentru a atinge scopul dorit. O procedură poate fi definită ca un sistem de instrucțiuni implementate secvențial privind executarea operațiunilor într-o anumită ordine, conducând la rezolvarea problemelor manageriale.

Schematic, tehnologia de management poate fi reprezentată ca informație și interacțiune organizațională a trei cicluri sau procese principale în cadrul cărora sunt efectuate diferite operațiuni și proceduri.

1. Procesul informațional: căutarea, colectarea, transferul, prelucrarea și stocarea diverselor tipuri de informații. Aici sunt angajați în mare parte interpreți creativi și specialiști.

2. Gândirea logică, sau procesul de elaborare și luare a deciziilor manageriale: cercetare, prelucrare, calcule, previziuni, luare a deciziilor. Acesta angajează în principal specialiști și directori ai organizației.

3. Proces organizatoric sau impact organizatoric asupra obiectului managementului pentru implementarea deciziilor managementului: selectia si plasarea personalului, aducerea sarcinilor executantilor, planificarea operationala, organizarea muncii, coordonarea, controlul executiei etc.

Punctele esențiale în tehnologia managementului sunt cercetarea și descrierea modalităților raționale de implementare a proceselor de management cu ajutorul operațiunilor și procedurilor adecvate. Cu toate acestea, este foarte dificil de descris algoritmii de funcționare a sistemelor de management și de a determina întregul set de metode de efectuare și ordonare a transformărilor informaționale și a interacțiunilor organizaționale care alcătuiesc procesul de management și nu este posibil să se formuleze fără ambiguitate.

În prezent, există mai multe abordări ale formării tehnologiei de management. Deoarece tehnologia de management este determinată de compoziția muncii de management, atunci, în consecință, construcția acesteia poate fi realizată în funcție de abordarea de înțelegere a managementului luată ca bază sau de ce stil de management caracterizează activitățile directorilor companiei.

Cea mai dezvoltată și mai simplă este abordarea funcțională tradițională, clasică, care se bazează pe înțelegerea managementului ca proces de îndeplinire a anumitor funcții. Aici, tehnologia managementului poate fi definită ca reglementarea procedurilor raționale și a modalităților de lucru cu informațiile în procesul de implementare a funcțiilor de management. Esența abordării funcționale constă în faptul că la fiecare nivel ierarhic al sistemelor de management sunt alocate arii de muncă sau funcții de management relativ separate, pentru fiecare dintre acestea fiind construit un set specific de proceduri. În viitor, sunt alocate subfuncții și blocurile de proceduri corespunzătoare, detaliate la nivelul operațiunii; se determină tipuri de documente, mijloace tehnice necesare etc.

Această abordare a tehnologizării proceselor de management este aplicabilă întreprinderilor care operează stabil într-un mediu în schimbare. Deci, o organizație poate avea o tehnologie de planificare, o tehnologie de control sau (ținând cont de funcțiile speciale de management) o tehnologie de gestionare a dezvoltării unui nou produs, o tehnologie de cercetare de marketing etc.

Cea mai potrivită într-un mediu în schimbare este o abordare situațională, a cărei esență este fundamentarea algoritmului de alegere a unei proceduri pe baza semnelor unei anumite situații sau probleme. Cu o abordare situațională, tehnologia de management este definită ca o secvență de acțiuni pentru a selecta procedurile adecvate și a realiza transformările informațiilor și impacturile organizaționale incluse în acestea. Schema tehnologiei de management include:

diagnosticarea problemei și determinarea modalităților de rezolvare a acesteia;

Identificarea factorilor care influențează decizia;

dezvoltarea și evaluarea alternativelor;

· dezvoltarea tacticilor de implementare a căilor de dezvoltare planificate.

Și, în sfârșit, abordarea managementului din punctul de vedere al luării deciziilor ne permite să considerăm tehnologia managementului ca o anumită succesiune de acțiuni utilizate în stabilirea obiectivelor unei întreprinderi și dezvoltarea mecanismelor de realizare a acestora. Există două etape în aceasta:

1. dezvoltarea scopurilor si strategiilor de dezvoltare a intreprinderii;

2. formarea tehnologiei pentru adoptarea și implementarea deciziilor de management.

Eficacitatea tehnologiei de management este rezultatul final, care se exprimă nu numai în economisirea de timp și costuri, ci și în asigurarea stabilității și supraviețuirii organizației într-un mediu extern în schimbare.

Criteriile pentru eficacitatea tehnologiei de management includ:

Simplitate (tehnologia de control nu trebuie să fie excesiv de complicată, să conțină pași sau operații intermediare);

flexibilitate (adaptare la condiții în schimbare);

Fiabilitate (prezența unei anumite marje de siguranță, mecanism de rezervă);

Rentabilitatea (tehnologia poate fi eficientă, dar nu economică);

Ușurință în utilizare (o tehnologie bine concepută va fi inutilă dacă este incomod pentru oamenii care trebuie să lucreze).

Un loc special în tehnologia de control astăzi îl ocupă tehnologia de control.

Tehnologia de management este un ansamblu de resurse materiale (echipamente de birou, echipamente de comunicații, echipamente informatice etc.) care fac posibilă reducerea complexității muncii de management, timpul de implementare a acestora și, de asemenea, îmbunătățirea calității deciziilor luate.

Capacitățile mentale ale unui individ au o limită, utilizarea memoriei operative și pe termen lung a computerelor face posibilă extinderea capacităților intelectuale ale specialiștilor de a rezolva probleme manageriale. Dezvoltarea instrumentelor de automatizare contribuie la aprofundarea naturii informaționale a muncii manageriale, iar tehnologiile de sisteme computerizate devin astăzi o parte integrantă a tehnologiei de management.

Există obstacole în calea comunicării care pot fi împărțite în două grupe: cele care există la nivel individual și cele care „cresc” la nivel organizațional.

Sursele barierelor de comunicare sunt atât indivizii, cât și organizațiile în ansamblu (Tabelul 2).

Barierele individuale, în primul rând, pot fi asociate cu diferențe de emoții și tipuri de percepție. De exemplu, dacă o persoană tinde să împartă oamenii în grupuri (clase), părerea sa va fi greu de schimbat. Dacă o persoană își definește rigid poziția chiar înainte de a începe discuția, șansele de a obține succes în comunicare sunt reduse drastic. Mai mult, oamenii cu medii sau niveluri de cunoștințe diferite tind să interpreteze aceeași informație în mod diferit.

În al doilea rând, problema poate sta în alegerea greșită a canalului sau a mijloacelor de comunicare. De exemplu, atunci când un mesaj are o conotație emoțională, este indicat să-l transmiteți personal, la o întâlnire, și nu într-o scrisoare. Mesajele scrise sunt mai bune pentru comunicările de rutină, dar nu oferă feedback suficient de rapid. În plus, este nepotrivit să folosiți mesaje scrise pentru a transmite mai multe semnale de informații.

În al treilea rând, dificultățile de comunicare sunt adesea asociate cu diferențe semantice.

Semantică este sensul cuvintelor și contextul în care sunt folosite. Cuvântul „eficiență” pentru un manager de fabrică poate însemna atingerea unor volume mari de producție, iar pentru un specialist în resurse umane, satisfacția angajaților. Multe cuvinte englezești perfect comune au o medie de 28 de sensuri diferite. Prin urmare, o comunicare de succes implică o selecție atentă a cuvintelor care sunt concepute pentru a reflecta cu acuratețe gândurile tale.

În al patrulea rând, destinatarul poate înțelege greșit expeditorul dacă spune un lucru, dar mesajele non-verbale indică cu totul altceva. Dacă expresia facială a unei persoane nu se potrivește cu cuvintele sale, va exista „zgomot” și incertitudine în comunicare. Intonații, gesturi, acțiuni - toate acestea nu trebuie să contrazică ceea ce se spune cu voce tare.

Tabelul 2 - Bariere de comunicare și modalități de a le depăși

Barierele organizaționale sunt legate de factori inerenți organizației în ansamblu. În primul rând, este o problemă de statut și nivel de autoritate diferit. De exemplu, dacă ați fi un angajat de primă linie, ați raporta o problemă unui manager dacă plângerea dvs. i-ar oferi managerului o impresie negativă despre munca dvs.? Pe de altă parte, managerii înzestrați cu putere percep adesea angajații obișnuiți ca fiind incapabili de gânduri și acțiuni frivole ale indivizilor.

Diferențele între obiectivele și nevoile departamentelor au un impact semnificativ asupra comunicării. Fiecare dintre ei are propriile probleme. Pentru departamentul de producție, principalul lucru este indicatorii de performanță, angajații săi sunt destul de departe de interesele lucrătorilor serviciilor de marketing.

A treia problemă este că fluxurile de comunicare pot să nu se potrivească cu sarcina echipei sau a întregii organizații. Dacă se folosește o structură de comunicare centralizată la îndeplinirea sarcinilor nestandardizate, schimbul de informații între angajați va fi în mod evident insuficient. O organizație, departament sau echipă este cât se poate de eficientă doar atunci când volumul de comunicare între angajați corespunde sarcinii.

Lipsa canalelor formale în organizație are un impact negativ asupra eficienței comunicării. Firma ar trebui sa aiba mereu comunicatii ascendente, descrescante si orizontale adecvate situatiei actuale sub diverse forme: sondaje angajatilor, politica usi deschise, scrisori de informare, note, echipe speciale, chiar infiintarea de posturi speciale "de legatura". Absența canalelor formale înseamnă că nu există comunicare în organizație ca atare.

Pentru a depăși barierele de comunicare, managementul trebuie să creeze o structură organizațională care să încurajeze comunicarea pozitivă, eficientă, care necesită atât competențe individuale, cât și acțiune organizațională.

Cea mai importantă abilitate individuală este abilitatea de a asculta. A asculta activ înseamnă a pune întrebări, a arăta interes și, ocazional, a parafraza ceea ce a spus cealaltă persoană pentru a te asigura că înțelegi corect. A asculta activ înseamnă a oferi feedback expeditorului mesajului.

În al doilea rând, este necesar să alegeți canale potrivite pentru transmiterea propriilor mesaje. Un mesaj complex necesită utilizarea unui canal de comunicare încăpător (telefon, conversație personală), mesajele și datele de rutină pot fi transmise sub formă de note, scrisori sau e-mail.

În al treilea rând, atât expeditorul, cât și destinatarul trebuie să încerce să înțeleagă punctul de vedere al celeilalte părți. Atunci când primesc informații, managerii trebuie să acorde o atenție deosebită, care le va permite să recunoască dacă interlocutorul are prejudecăți, să clarifice ceea ce a fost înțeles greșit și să-și corecteze propriul mesaj. Când evaluăm corect punctele de vedere ale interlocutorilor, interpretăm mai corect sensul semantic al cuvintelor, senzațiilor transmise și, în general, le tratăm mai obiectiv.

Și, în sfârșit, guvernare bazată pe ieșire la oameni. Managerul trebuie să-și părăsească periodic biroul și să verifice în mod independent starea canalelor de comunicare din companie. Când un manager vede totul cu ochii lui, întâlnește oameni, obține o imagine mult mai completă a organizației, are ocazia de a transmite direct angajaților idei și valori importante.

Atmosfera de încredere și deschidere din organizație încurajează angajații să comunice cinstit între ei, atunci când angajații transmit fără teamă atât vești bune, cât și vești rele. Pentru a crea o astfel de atmosferă, sunt necesare condiții pentru dezvoltarea calităților interpersonale ale angajaților.

În al doilea rând, managerii trebuie să dezvolte și să utilizeze canale formale de comunicare, în toate direcțiile. La Scandinavian Design, două buletine informative diferite sunt folosite pentru a contacta angajații. La uzina Packard Electric, deținută de General Motors, angajații au acces la toate informațiile despre companie: informații financiare, planuri de viitor, evaluări de calitate, indicatori de performanță. Bank of America are programe pentru a încuraja angajații să contribuie cu idei și să ofere feedback. Pot fi utilizate și alte metode: corespondență directă, avizier, sondaje.

În al treilea rând, managerii ar trebui să încurajeze utilizarea simultană a mai multor canale de comunicare, formale și informale. Aceste canale multiple includ directive scrise, discuții față în față, „ieșiri” și „vină”. De exemplu, la aceeași fabrică GM, lunar este publicat un ziar, managerii au întâlniri regulate cu echipele de lucru, iar un afișaj electronic în cantină este folosit pentru a difuza știri. Trimiterea mesajelor prin mai multe canale în același timp crește șansele ca acestea să fie primite și înțelese corect.

În al patrulea rând, structura organizației trebuie să corespundă nevoilor de comunicare. De exemplu, Casino/Holiday Inn (Las Vegas) are o echipă de comunicare dedicată (ca parte a structurii organizaționale). Este format din reprezentanți ai fiecărui departament. Echipa se ocupă de cele mai urgente probleme ale companiei, menită să ajute managerii să evalueze problemele nu numai în interesul departamentelor lor. Pentru a rezolva probleme, echipa implică toți cei care sunt capabili să ajute. Dacă există o lipsă de canale orizontale de comunicare într-o organizație, în aceasta pot fi create echipe similare, pot fi introduse alte grupuri de „răspuns rapid”, poziții de manageri integratori și structuri matrice. Structura organizatorică, printre altele, ar trebui să reflecte nevoile de informare. Dacă un departament sau o echipă îndeplinește sarcini complexe non-standard, este necesară descentralizarea structurilor, ceea ce permite intensificarea discuțiilor și implicarea angajaților în procesul de management.

Concluzie

În acest curs, am examinat conceptele de informație și importanța comunicațiilor pentru funcționarea eficientă a unui manager de organizație. Fără cunoștințe și abilități speciale, este imposibil să gestionezi oamenii; pe această cale pot fi întâlnite diverse bariere, pe care le-am evidențiat în paragraful 5 al lucrării.

Liderii talentați sunt interesați să mențină contactul cu angajații și clienții și să modeleze direcția companiilor lor. Iar astfel de contacte trebuie efectuate continuu, ceea ce înseamnă că liderii trebuie să aibă abilități interpersonale dezvoltate. Cei care nu sunt familiarizați cu managementul tind să fie uimiți de cantitatea de energie investită în comunicare de către managerii de succes.

Consider că informația este esențială pentru managementul unei organizații. Informații venite din exterior și care circulă în cadrul companiei, șeful și managerii de conducere acumulează, analizează și, ca urmare, formează strategia de lucru corectă. „Cine deține informațiile deține lumea”, a spus Winston Churchill.

Am definit comunicarea ca un proces în care două sau mai multe persoane schimbă și înțeleg informațiile primite, al cărei scop este acela de a motiva sau influența un anumit comportament.

Activitatea eficientă a unui manager presupune o distincție clară între conceptele de separare și proclamare. Un manager care nu ascultă de nimeni este ca un vânzător de mașini second hand care spune: „Vând, ei nu vor să cumpere”. Comunicarea de management este o stradă cu două sensuri care necesită ascultare și alte forme de feedback. Cunoștințele dobândite de manageri din comunicarea personală cu angajații formează înțelegerea lor asupra vieții companiei. Consider că cu aceste cunoștințe, managerii în procesul de comunicare sunt capabili să influențeze mințile subordonaților, precum și să lucreze eficient cu clienții.

Prin urmare, este foarte important să se mențină un spirit corporativ „sănătos” în organizație prin întâlniri regulate, traininguri și evenimente comune pentru angajații din diferite departamente. La urma urmei, numai munca coordonată a tuturor părților unui întreg poate duce la funcționarea cu succes a organizației.

Lista literaturii folosite

1 Boddy D., Payton R. Fundamentele managementului / Ed. Yu.N. Kapturevsky. - Sankt Petersburg: Peter, 1999.

2 Vikhansky O.S., Naumov A.I. management. - M.: Gardarika, 2001. - 528 p.

Documente similare

Esența comunicării și definirea semnificației acesteia în procesul activității manageriale a unui manager. Varietăți de comunicare și principalele sale etape de implementare, etape de contradicții. Modalităţi de interrelaţionare a comunicării şi informaţiei în managementul personalului.

rezumat, adăugat 28.05.2010


Concept, elemente, conținut, clasificare, tipuri și forme de comunicare. Informația ca element principal al sistemelor de comunicații. Descrierea principalelor etape ale procesului de comunicare. Analiza tehnologiilor informaţiei şi comunicaţiilor în management.

lucrare de termen, adăugată 06/01/2010


Specificul conceptului de comunicare: definiție, concept, modele. Varietatea și caracteristicile funcționale ale comunicării în management. Specificul fluxului proceselor de comunicare formale și informale din organizație. Interacțiunea indivizilor în organizație.

teză, adăugată 16.06.2017


Manager, locul și rolul său în managementul organizației. Caracteristicile generale ale SRL „PYAT-3”, caracteristicile calităților personale ale managerului în management. Principalele dezavantaje ale unui manager flegmatic. Componentele principale din structura activității individuale.

lucrare de termen, adăugată 11.08.2013


Componenta comunicativă a comunicării. Formarea culturii de afaceri în țările occidentale și în Rusia. Caracteristicile comunicării interpersonale verbale și non-verbale. Eficacitatea proceselor de comunicare în management, poruncile comunicării de succes.

rezumat, adăugat 21.01.2011


Esența, problemele și rolul comunicării. Caracteristicile procesului de comunicare în organizație. Recomandări pentru îmbunătățirea comunicării în OAO „Bashkirenergo”. Interacțiunea dintre elementele structurii de conducere. Comunicare verbală și non-verbală.

lucrare de termen, adăugată 11.05.2014


Studiul conceptului și caracteristicilor comunicării ca proces. Luarea în considerare a principiilor, etapelor și conținutului procesului de comunicare în managementul personalului. Luarea în considerare a modalităților de îmbunătățire a eficienței comunicațiilor în procesul de management al resurselor umane.

lucrare de termen, adăugată 24.05.2015


Definirea conceptului de informaţie ca principală condiţie a competitivităţii organizaţiei. Principalele tipuri de informații de management, sursele acesteia și etapele schimbului de date. Utilizarea sistemelor informatice locale pentru a lucra cu date și metode de protejare a acestora.

rezumat, adăugat 19.02.2012


Semne de clasificare a informațiilor. Comunicarea ca proces de transfer de informații de la o sursă la un destinatar pentru a-și schimba cunoștințele despre atitudini sau comportament. Bariere de comunicare interpersonală (microbariere). Modalități de îmbunătățire a sistemului de comunicare.

prezentare, adaugat 03.12.2014


Conceptul de comunicare, rolul lor în management. Conținutul procesului de comunicare, etapele acestuia. Caracteristicile SRL „Familia de marketing Volga”. Studiul procesului de comunicare în managementul organizației. Recomandări pentru comunicarea în cadrul organizației.

Blagoveșcensk 2016

INTRODUCERE

1.1 Conceptul de informare.

1.2 Proprietățile informațiilor.

1.3 Tipuri de informații.

SEMIOTICA..

ENTROPIE.

CONCLUZIE.

APENDICE.

INTRODUCERE

CONCEPTE GENERALE DE SCHIMB DE INFORMAȚII ȘI DE INFORMAȚII

Conceptul de informare

Informația este înțeleasă ca informație despre lumea înconjurătoare, care are forma unor simboluri, atât accesibile, de înțeles unei persoane, cât și necesitând analiză, înțelegere, decodare. Informația joacă un rol important în management. Informațiile sunt necesare în pregătirea și adoptarea unei decizii de management; informațiile de feedback sunt necesare pentru a controla executarea deciziei; informaţia este necesară şi în elaborarea planurilor strategice ale companiei pentru atingerea obiectivelor acesteia. Prin urmare, luăm în considerare conceptele de bază ale teoriei informației. Acum există multe definiții ale conceptului de „informație” și niciuna dintre ele nu este general acceptată. Acest lucru este firesc, deoarece o definiție general acceptată apare în știință atunci când devine clasică și încetează să se dezvolte. Din fericire, acest lucru nu se poate spune despre știința informației.

„Informații 1) mesaj, conștientizare a stării de fapt, informații despre ceva transmis de oameni; 2) incertitudinea redusă, eliminată ca urmare a primirii unui mesaj; 3) un mesaj indisolubil legat de control, semnale în unitatea caracteristicilor sintactice, semantice și pragmatice; 4) transfer, reflectare a diversității în orice obiecte și procese (natura neînsuflețită și vie)”.

Parașcenko I.P. în Informaţii şi Informatică. (Troitsk, 2005) citează pentru ilustrare câteva dintre definițiile adunate în lucrarea lui Melik-Gaykazyan I.V. „Procese informaționale și realitate”. (Moscova, 1997)

- „Informația este cunoștințe transmise de altcineva sau dobândite prin propria cercetare sau studiu”.

- „Informația este informațiile conținute în acest mesaj și considerate ca obiect de transmitere, stocare și prelucrare”.

- „Informația în sensul obișnuit este informație, știri, în aplicații științifice și tehnice – ceea ce poartă un semnal”.

- „Informația este o desemnare a conținutului primit din lumea exterioară în procesul adaptării noastre la aceasta și a adaptării sentimentelor noastre la aceasta”.

- „Informația este conținutul obiectiv al conexiunii dintre obiectele materiale care interacționează, manifestată printr-o schimbare a stării acestor obiecte”.

- „Informația reprezintă date actuale privind variabilele dintr-un anumit domeniu de activitate, informații sistematizate privind principalele relații de cauzalitate care sunt cuprinse în cunoaștere ca concept al unei clase mai generale, în raport cu care se subordonează informația.”

- „Informația este cunoașterea unui eveniment special, caz sau ceva de genul acesta.”

Filosoful rus VG Afanasyev în lucrarea sa „Informații sociale”, care a fost republicată în 1994, a descris informațiile în felul următor: „...Informația în sensul cel mai general al cuvântului este rezultatul reflectării diversității realității, a comunicării. , informații despre acesta. Nu este material, nu energetic în esență, ci o categorie mentală, ideală. Este inerentă nu întregii naturi, materiei, ci numai materiei vii și sociale. Informația nu este doar rezultatul reflecției, nu doar cunoașterea. Ea este tocmai mesaje, informații, adică. asemenea cunoștințe care sunt necesare și care are un consumator. Numai prin interacțiunea cu consumatorul, cunoașterea capătă caracter de mesaj, informație, adică. devin informatie. Informația este cunoștințele aflate în continuă circulație, mișcare, care sunt colectate, stocate, procesate, transmise și utilizate (sau pot fi utilizate) de către sistem. Și nu oricare, ci doar un sistem autonom... Informația este acolo unde există control.

Proprietățile informațiilor

Calitatea informațiilor este determinată în funcție de patru criterii principale:

1. Fiabilitate – Dacă angajații găsesc erori în informațiile conținute în document, aceștia vor fi neîncrezători în toate datele primite prin intermediul acestuia.

2. Promptitudine - Numai informațiile primite în timp util au valoare. Managerul responsabil de execuția bugetului are nevoie de informații actualizate cu privire la nivelul costurilor, care să îi permită să răspundă în mod adecvat la schimbările nedorite.

3. Volumul necesar - Mulți manageri suferă de un exces de informații, deoarece nu sunt capabili să ia în considerare și să utilizeze matrice mari de informații. Poate că asta înseamnă că este regretabil să alegeți un format pentru conversia datelor în informații de management.

4. Semnificație - Managerul responsabil cu producția are nevoie de informații despre volumele de producție, indicatori ai timpului de nefuncționare a echipamentelor; un manager superior are nevoie de date mai generalizate. Figura 1 prezintă procesul de conversie a datelor primare în informații de management printr-un sistem informațional (IS).

Tipuri de informații

reflexie mecanică.

O piatră, ciocnind de un perete, lasă pe de o parte o adâncitură, o urmă, iar pe de altă parte, se reflectă în unghiul la care a lovit peretele, adică unghiul de reflexie este egal cu unghiul de incidență. . Al doilea exemplu de reflexie mecanică este reflexia speculară, adică. în oglindă vedem o copie, o imagine, un semn, un semn al obiectului care se reflectă în oglindă. Dar, firesc, vedem doar trăsăturile exterioare reflectate în oglindă; reflexia speculară este un pas către alte reflexii fizice. Există o reflexie mecanică, există o reflexie fizică.

reflexia fizica

Aceasta este doar interacțiunea particulelor elementare din diferite câmpuri: câmpuri electromagnetice și alte câmpuri și apariția unor fenomene noi, primirea unor noi interacțiuni.

reflexie chimică.

Atomul de oxigen primește un semnal de la atomul de aur și „înțelege” că nu puteți găti terci cu aur, aurul nu va intra în contact cu oxigenul și nu există nicio interacțiune. Aurul nu este oxidat de oxigen. Și când oxigenul primește un semnal de la hidrogen, atunci are loc o conexiune destul de violentă. De exemplu, această conexiune poate apărea printr-o explozie, dacă o proporție adecvată de hidrogen și oxigen se acumulează într-un container sau într-un apartament, atunci se obține o explozie. Sau, hidrogenul și oxigenul se combină pentru a da căldură. Pe această bază se creează arzătoare de oxigen-hidrogen, care dau temperaturi de până la 3000 de grade, topesc și gătesc metalele. Dar, aparent, aceleași semnale sau aproximativ aceleași semnale sunt primite de orice alți atomi și molecule, în urma cărora apar interacțiuni chimice.

SEMIOTICA

Semiotica își găsește obiectele peste tot - în limbaj, matematică, ficțiune, într-o singură operă de literatură, în arhitectură, în amenajarea unui apartament, în organizarea familiei, în procesele subconștientului, în comunicarea animală, în viața vegetală.

Dar peste tot subiectul său imediat este sistemul informațional, adică sistemul care transportă informații, iar nucleul elementar al unui astfel de sistem este sistemul de semne.

Oricare ar fi astfel de sisteme - indiferent dacă funcționează în societate, în natură sau în om (organismul, gândirea și psihicul lui) - ele sunt subiectul semioticii.

Cele trei laturi ale triunghiului Frege dau trei secțiuni de semiotică, cărora C. Morris le-a dat următoarele nume:
1. Sintactica. El studiază relația dintre semne, inclusiv în lanțul vorbirii (sau sfera relațiilor interne dintre semne). Sintactica poate fi caracterizată prin relația de exprimare, care se realizează între un cuvânt și un concept.
2. Semantică. Studiază relația dintre semne și obiectul desemnat; sau relaţia dintre semne şi obiectele lor. Adică, sfera de interes a semanticii este în studiul relației dintre lucru și cuvânt, care se realizează prin relația de desemnare.
3. Pragmatica (studiind relația dintre un semn și o persoană, sau relația dintre semne și cei care le folosesc, relația dintre un lucru și un concept, adică pragmatica poate fi caracterizată prin relația „are sens”).

Toate informațiile care circulă în circuitele externe și interne pot fi împărțite în trei fluxuri de informații:

1. După tipul de cunoștințe întruchipate în produse intensive în știință;

2. Cunoștințe profesionale umane (brevete, licențe, invenții, aptitudini și tehnici);

3. Arta, metodele și tehnologia soluționării practice a problemelor managementului modern al întreprinderii.

În literatura străină, al treilea flux de informații este reprezentat de o combinație a următoarelor componente:

o management (managementul întreprinderii, al personalului și al producției);

o marketing (managementul dezvoltării produselor și pieței de vânzare);

o targeting (programe de direcționare pe termen lung pentru a cuceri piețele de vânzare din altă țară).

Astfel, resursele informaționale, care se bazează pe esența și tiparele de dezvoltare a conceptului de informație, sunt o resursă strategică și permit:

o dezvoltarea obiectivelor strategice și tactice;

o implementează programe (planuri) pentru atingerea scopurilor și obiectivelor;

o ia decizii de management pentru coordonarea acțiunilor unităților pe baza monitorizării informațiilor;

o îmbunătățirea sistemului de management pe baza diagnosticelor acestuia;

o dezvoltarea proceselor de informatizare bazate pe îmbunătățirea infrastructurii sale (Fig. 2).

ENTROPIE

Entropia (informația) este o măsură a aleatoriei informațiilor, incertitudinea apariției oricărui caracter al alfabetului primar. În absența pierderii de informații, aceasta este numeric egală cu cantitatea de informații per simbol al mesajului transmis

De exemplu, în succesiunea de litere care alcătuiesc o propoziție în limba rusă, apar litere diferite cu frecvențe diferite, astfel încât incertitudinea apariției pentru unele litere este mai mică decât pentru altele. Dacă luăm în considerare că unele combinații de litere (în acest caz vorbesc despre entropia de ordinul n, vezi mai jos) sunt foarte rare, atunci incertitudinea scade și mai mult.

Pentru a ilustra conceptul de entropie informațională, se poate recurge și la un exemplu din domeniul entropiei termodinamice, numit demonul lui Maxwell. Conceptele de informație și entropie au conexiuni profunde între ele, dar, în ciuda acestui fapt, dezvoltarea teoriilor din mecanica statistică și teoria informației a durat mulți ani pentru a le face să corespundă între ele.

CONCLUZIE

În acest curs, am examinat conceptele de informație și importanța comunicațiilor pentru funcționarea eficientă a unui manager de organizație. Fără cunoștințe și abilități speciale, este imposibil să gestionezi oamenii; Există diverse bariere pe parcurs.

Liderii talentați sunt interesați să mențină contactul cu angajații și clienții și să modeleze direcția companiilor lor. Iar astfel de contacte trebuie efectuate continuu, ceea ce înseamnă că liderii trebuie să aibă abilități interpersonale dezvoltate.

Am stabilit (cred) că informațiile sunt esențiale pentru managementul unei organizații. De asemenea, ce este comunicarea ca proces în timpul căruia două sau mai multe persoane schimbă și înțeleg informațiile primite, al cărei scop este acela de a motiva un anumit comportament sau de a-l influența.

Un manager care nu ascultă de nimeni este ca un vânzător de mașini second hand care spune: „Vând! Ei nu vor să cumpere”. Comunicarea de management este o stradă cu două sensuri care necesită ascultare și alte forme de feedback. Cunoștințele dobândite de manageri din comunicarea personală cu angajații formează înțelegerea lor asupra vieții companiei. Consider că cu aceste cunoștințe, managerii în procesul de comunicare sunt capabili să influențeze mințile subordonaților, precum și să lucreze eficient cu clienții.

Prin urmare, este foarte important să se mențină un spirit corporativ „sănătos” în organizație prin întâlniri regulate, traininguri și evenimente comune pentru angajații din diferite departamente. La urma urmei, numai munca coordonată a tuturor părților unui întreg poate duce la funcționarea cu succes a organizației.

APENDICE

Glosar

management- Conducerea obligatorie a activității economice, care la rândul său este un tip de activitate profesională independentă.

Sfera managementului- aceasta este activitatea întreprinderilor care acţionează în mecanismul pieţei ca entităţi economice independente.

Obiect de management- activitatea economică, întreprinderea în ansamblul său sau diviziunea sa separată.

Administrator- un manager profesionist special pregătit, care este specialist în acest domeniu. Aceasta este o persoană care deține o funcție de conducere permanentă și este împuternicită să ia decizii privind activitățile specifice ale unei organizații care operează într-o economie de piață.

Etape de management.

1.Management strategic– dezvoltarea obiectivelor managementului, prognozarea și planificarea pe termen lung a acțiunilor de management.

2.Managementul operational- luarea în timp util a deciziilor în legătură cu condițiile în schimbare ale mediului extern și intern al organizației.

3.Control- compararea rezultatelor obținute cu planul și elaborarea măsurilor corective pentru eliminarea erorilor nedorite și a consecințelor activităților.

Domeniul managementului:

– economic;

– socio-psihologic;

– legal;

- organizatoric si tehnic.

Domeniul economic de activitate– managementul procesului de producție. Activitatea managerului este de a coordona resursele materiale si de munca pentru atingerea obiectivelor la cel mai mic cost.

Subiectul managementului- persoana fizica sau juridica care exercita influenta de putere.

Obiect de control- ceea ce este dirijat de influenta obiectului de control. Obiectul managementului poate fi persoane fizice și juridice, sisteme și procese sociale, socio-economice.

mecanism de control Este mediul în care se desfășoară activitățile de management. Un astfel de mediu de control este sistemul de control și tehnologia de control.

Două interpretări ale conceptului de „management”:

1) ca proces de conducere a unei organizații - activități de management;

2) ca mecanism de control. procesul de management şi mecanismul de management trebuie să corespundă între ele şi scopurile managementului ca tip de activitate.

MINISTERUL EDUCAȚIEI ȘI ȘTIINȚEI REGIUNII AMUR INSTITUȚIA AUTONOMĂ DE ÎNVĂȚĂMÂNT PROFESIONALĂ DE STAT A REGIUNII AMUR

„COLEGIUL PEDAGOGIC AMUR”

Informații de comunicare în managementul organizației

Lucru de curs

Blagoveșcensk 2016

INTRODUCERE

CONCEPTE GENERALE DE SCHIMB DE INFORMAȚII ȘI DE INFORMAȚII..

1.1 Conceptul de informare.

1.2 Proprietățile informațiilor.

1.3 Tipuri de informații.

1.4. Ce este schimbul de informații.

1.5. Funcții de schimb de informații.

DE CE INFORMAȚII AU NEVOIE ANGAJATII PENTRU A PERFORMA CU SUCCES ÎN CONFORMITATE CU OBIECTIVELE COMPANIEI..

1.1. Scopul companiei ar trebui să fie cunoscut de toți angajații. Prezența unui scop general determină stabilirea unor obiective intermediare și, prin urmare, stabilește structura companiei, etapele de lucru ale întregii companii în ansamblu și diviziile acesteia.

1.2. Toți angajații trebuie să înțeleagă scopul companiei. Obiectivele nu trebuie doar cunoscute, ci ar trebui să fie realizate de toți angajații. Deoarece conștientizarea vă permite să vedeți sistemul de priorități țintă, utilitatea subiectivă.

1.3. Angajații trebuie să aibă acces la informații despre mijloacele pentru atingerea scopului. Scopul poate fi atins prin diferite mijloace. Mijloacele specifice sunt determinate nu atât de scop, cât de condiții, circumstanțe și oportunități.

1.4. Angajații trebuie să aibă acces la informațiile necesare pentru luarea independentă a deciziilor pentru atingerea scopului. Conștientizarea scopului și alegerea mijloacelor preced activitățile și comportamentul specific.

SEMIOTICA..

ENTROPIE.

REȚEA DE COMUNICARE ÎN ORGANIZARE..

TEHNOLOGIA DE MANAGEMENT CA PROCES INFORMATIC.

CONCLUZIE.

LISTELE LITERATURII UTILIZATE..

APENDICE.

INTRODUCERE

În societatea modernă, una dintre problemele cheie este comunicarea. În organizații, această problemă se transformă într-o lipsă de înțelegere a faptului că comunicarea nu este doar un schimb de informații, ci un proces interpersonal dinamic de schimb de comportament. Dintre toate procesele organizaționale, comunicarea, poate, ocupă un loc central, pivot, deoarece ele stau la baza vieții unei organizații. Luarea deciziilor este adesea definită ca o alegere între două sau mai multe alternative. Cu toate acestea, în realitate, este procesul de colectare și prelucrare a informațiilor, dezvoltarea alternativelor și alegerea uneia dintre ele și, cel mai important, este punerea în aplicare a deciziei. Interacțiunea managerială se desfășoară în organizație la diferite niveluri, iar conflictele au loc la fiecare dintre ele. Conflictele sunt considerate astăzi ca o sursă de dezvoltare individuală și organizațională, deoarece în cursul rezolvării conflictului se naște o nouă situație.

Scopul redactării unei lucrări de termen este de a determina locul informației și comunicării în managementul unei organizații.

Sarcinile lucrării sunt de a afla exact cum contribuie informația la funcționarea normală a companiei, ce rol joacă ea în management, cum un manager poate lucra eficient cu ajutorul comunicării.

Informații și comunicări în management.

Prelegerea #6

Secțiunea 3 Tehnologia managementului

3.4 Procesul de luare a unei decizii manageriale.

Performanța funcțiilor manageriale, interacțiunile dintre indivizi și grupuri sociale se realizează prin comunicatiiși schimb informație. Conceptele de informare și comunicare sunt interdependente, dar comunicarea include atât ceea ce este transmis (informația), cât și modul în care este transmisă.

Activitatea oricărui manager este asociată cu implementarea următoarelor proceduri și operațiuni:

Primirea, verificarea si prelucrarea informatiilor;

dezvoltarea si implementarea solutiilor;

controlul și corectarea implementării acestora;

· sistematizarea și stocarea datelor privind soluțiile finalizate.

Principala modalitate de implementare a acestei activități este comunicarea. Comunicarea este considerată ca un proces și ca un fenomen. Ca proces de comunicare, ele reflectă principiile și tiparele schimbului de informații între oameni, ca fenomen, reprezintă norme stabilite (reguli, instrucțiuni, reglementări) de interacțiune între oameni din cadrul organizațiilor, forme organizaționale corespunzătoare.

În procesul de comunicare, informațiile sunt transferate de la un subiect la altul. Indivizii, grupurile și organizațiile pot acționa ca subiecți. A fost adoptată următoarea tipologie de comunicații:

Comunicarea intre organizatie si mediul extern;

Comunicarea între departamente;

Comunicarea in cadrul departamentelor pe niveluri de productie si management;

comunicații interpersonale;

comunicări informale.

Comunicarea se realizează prin transmiterea de sugestii, opinii, indicii sau senzații sub formă orală sau în altă formă (scris, gesturi, postură, insinuări etc.) pentru a obține reacția dorită.

Atunci când comunică, participanții săi trebuie să fie capabili să vadă, să audă, să atingă și, de asemenea, să aibă anumite abilități și un anumit grad de înțelegere reciprocă.

Pentru management, comunicarea interpersonală este importantă, deoarece multe sarcini de management sunt rezolvate prin comunicare directă între oameni.

În etapa de trimitere, expeditorul proiectează și codifică informațiile destinate transmiterii către participanții la proces, de ex. se definește ca individ („cine sunt eu”) și își formează sensul a ceea ce vrea să transmită.

Mai mult, informațiile destinate transmiterii sunt codificate. În primul rând, sunt selectați purtătorii de informații (sunet, lumină, temperatură, miros, gust, acțiuni fizice), care sunt apoi organizați într-o anumită formă (vorbire, text, desen, act etc.).

Așa se formează mesajul. În acest caz, expeditorul se așteaptă ca acesta să fie perceput corespunzător la valoarea codificată în el.

Cu cât diferența dintre ceea ce este transmis și ceea ce este primit este mai mare, cu atât comunicarea este mai slabă. Astfel, profesioniștii întâmpină de obicei dificultăți în a comunica cu publicul, deoarece codifică semnificația într-o formă înțeleasă doar de oamenii din cercul lor.

Mesajul prin transmițător (uman, mijloace tehnice, stare chimică sau fizică) intră pe canalul de transmisie, aducându-l destinatarului. De îndată ce a început transmiterea unui mesaj sau semnal, în acest moment se încheie etapa de trimitere și începe etapa de primire a informației transmise. Canalul transmite mesajul către receptor, care fixează primirea acestui mesaj.

Persoana căreia i-a fost adresat mesajul este numită destinatar. Fixează mesajul primit și îl decodifică într-un sens clar. Decodarea se referă la perceperea mesajului, interpretarea și evaluarea acestuia.

Practic, mesajele sunt distorsionate. Acest lucru se datorează prezenței zgomotului în procesul de comunicare. Sursele sale pot fi atât mijloacele procesului de comunicare, cât și componentele organizaționale (multinivelalitatea, scara de gestionare etc.). Deci, distorsiunea informației în timpul transferului acesteia între unitățile funcționale (legea entropiei informaționale). Informațiile de control sunt transmise în principal folosind limbajul natural, care are redundanță informațională. Redundanța informațională a limbii ruse este estimată la 32%, ceea ce este mult mai mare decât cea pentru multe alte limbi europene. Redundanța informațională este o sursă de denaturare a esenței mesajului. Când transmitem informații prin patru niveluri de control, avem o probabilitate mare de a primi aproximativ 100% distorsiuni din mesajul original. Zgomotul este întotdeauna prezent, astfel încât în ​​toate etapele procesului de comunicare există o oarecare distorsiune a mesajului transmis. Managerul ar trebui să depășească zgomotul disponibil cât mai mult posibil și să transmită sensul mesajului cât mai precis posibil.

Ultima etapă a procesului de comunicare este feedback-ul când participanții la proces fac schimb de roluri. Se repetă întregul ciclu, dar în cealaltă direcție. Feedback-ul este răspunsul destinatarului la un mesaj. Devine posibil să aflăm dacă mesajul a ajuns la destinatar și în ce sens. Feedback-ul poate fi exprimat într-un sistem de coduri diferit de mesajul primit. Așadar, de multe ori răspundem la frază cu un semn din cap. Pentru manager, feedback-ul poate fi fie direct (modificarea comportamentului observată direct), fie indirect (creșterea productivității muncii).

Procesul de comunicare este realizat retea de comunicatii, acestea. conectarea participanților la procesul de comunicare folosind fluxuri de informații. Această rețea este formată din legături verticale, orizontale și diagonale. Legăturile verticale se formează de la șef la subordonați, orizontale - între indivizi sau departamente de niveluri egale. Legăturile diagonale sunt conexiuni cu alți superiori și alți subordonați. Rețeaua acestor conexiuni creează structura organizației. Sarcina structurii organizatorice este de a oferi caracteristici de comunicare. curenții în direcția corectă.

Există modele bine stabilite de rețele de comunicații pentru grupuri de lucrători de diferite dimensiuni. Se numesc „roată”, „stea”, „cerc”, „lanț”, „placă turnantă” etc. Ele au un impact semnificativ asupra activităților organizațiilor. Astfel, în rețelele de tip „roată” este reprezentată o ierarhie centralizată a puterii. Persoana din centrul „roții” primește mai multe mesaje, este mai des recunoscută ca lider de către ceilalți membri ai grupului, are mai multă influență asupra celorlalți membri ai grupului, poartă de obicei mai multă responsabilitate, iar rezolvarea problemei depinde asupra lui mai mult decât asupra altora.

Informațiile utilizate în management sunt clasificate:

Prin obiectul conducerii;

Prin apartenența la un anumit subsistem de control;

Prin forma de transmitere (verbală, adică verbală și nu verbală);

Prin variabilitate în timp;

După modalitatea de transmitere;

Prin modul de transmisie;

Prin programare;

După stadiul ciclului de viață al obiectului;

În raport cu obiectul managementului la subiect.
Principalele cerințe pentru calitatea informațiilor sunt:

Promptitudine;

Fiabilitate;

Adecvarea;

Fiabilitate;

Direcționare;

Utilizare multiplă;

Viteză mare de colectare, procesare și transmitere;

Posibilitate de codare;

Relevanţă.

O matrice de informații este un set de toate tipurile de informații utilizate de organismele guvernamentale, ordonate în funcție de anumite criterii. Acesta ar trebui să ofere: accesul direct al consumatorilor la informațiile stocate; satisfacerea cât mai completă a nevoilor lor de informare; căutare operațională și emitere de informații; protecția informațiilor împotriva distorsiunii.

Fluxul de informații este mișcarea informațiilor de la surse la consumatori.

Volumul de informații este o caracteristică cantitativă măsurată cu ajutorul unităților convenționale (cuvinte, mesaje, semne, litere, foi etc.) și utilizată pentru a determina încărcătura informațională a organelor guvernamentale și pentru a lua decizii privind automatizarea managementului.

La proiectarea unui flux de documente, este necesar să se asigure:

Prezența în fiecare document a informațiilor necesare și suficiente pentru luarea deciziilor;

Fluxuri informaționale raționale prin eliminarea dublării documentelor și indicatorilor conținuti în acestea;

Minimizarea rutelor de transmitere a documentelor din
sursă către consumator;

Controlul eficient asupra termenelor de executare a documentelor;

Unificarea formelor documentelor.

Informațiile non-verbale joacă, de asemenea, un rol foarte important, adică. informațiile trimise de expeditor fără utilizarea cuvintelor. Formează mesajele non-verbale care stau la baza comunicării non-verbale. Gesturile, expresiile faciale, intonațiile sunt cea mai importantă parte a comunicării în afaceri. Uneori cu ajutorul acestor mijloace (se numesc non-verbale) poți spune mult mai mult decât cu ajutorul cuvintelor. Principalele tipuri de informații non-verbale sunt:

Datele fizice ale unei persoane (înălțimea, greutatea, culoarea părului etc.);

Mișcări ale corpului (gesturi, expresii faciale, mișcări ale ochilor etc.);

Mediul (lumină, zgomot, curățenie, cameră, mobilier etc.);

Utilizarea mediului (maniere, distanță
când comunică etc.);

Timp (a sosi devreme, a întârzia, a te aștepta).

Comunicările non-verbale au în cea mai mare parte o bază inconștientă, deoarece mărturisesc emoțiile reale ale participanților la procesul de comunicare și sunt un indicator foarte fiabil al sentimentelor manifestate. Informațiile non-verbale sunt greu de manipulat Și nu este uşor de ascuns în comunicarea interpersonală.

Multe semnale non-verbale, semnificațiile lor specifice sunt exemple ale unei anumite culturi umane în care o persoană „a crescut”. În măsura în care aceste semne sunt folosite ca modele de comportament și au semnificații simbolice, ele pot fi înțelese la fel de clar ca semnele verbale exprimate printr-un sistem de coduri verbale cunoscute părților implicate.