Время прихода на работу и ухода сотрудников можно контролировать различными методами. Самый распространенный – ведение журнала учета рабочего времени.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Помимо информации об опозданиях и раннем уходе с работы он предоставляет исходные данные о фактически отработанном каждый работником времени, необходимые для составления табеля и начисления заработной платы. Ведение учета рабочего времени является обязательным для предприятий и организаций по статье 91 ТК РФ.

Что это такое

Журнал не является стандартизированным документом и не имеет единой утвержденной формы. Наиболее распространенные шаблоны можно найти в интернете или приобрести в магазине бланков. Предприятие может разработать и утвердить свою форму журнала.

Для определения отработанного сотрудником времени понадобится следующая информация:

• данные сотрудника, позволяющие однозначно его идентифицировать (Ф.И.О., должность, структурное подразделение);
• информация о начале и окончании рабочего дня, подтвержденная личной подписью работника и контролером;
• информация об отсутствии на рабочем месте с указанием причины, с подписью сотрудника или ответственного лица (например, о направлении в местную командировку);
• отметки о командировках, отгулах, согласованных переносах начала рабочего дня и иных договоренностях работодателя и работника.

Журнал может вестись в тетради или формироваться путем ежедневного заполнения листов учета, которые подшиваются в папку или сшиваются. Отдельные листы должны иметь необходимую защиту от подделок (дату, печать и подпись ответственного лица).

Для чего нужен

Учет рабочего времени в виде журнала может потребоваться при решении спорных ситуаций, подтверждении опозданий на работу и для проверки законности отсутствия гражданина на работе. Журнал учета времени работы является первичным документом для начисления заработной платы при почасовой оплате труда.

Для вынесения дисциплинарного взыскания за опоздание или прогул недостаточно записи в журнале учета, но в случае отказа сотрудника от объяснения он может использоваться при составлении акта об опоздании или отсутствии на работе.

Применение журнала должно быть предусмотрено правилами трудового распорядка, его форма и порядок ведения также должны быть закреплены во внутренних документах организации.

Обязательно ли

Трудовой кодекс (91 статья) требует от работодателя ведение учета рабочего времени. Контроль времени работы преследует две основные цели:

• предотвращение превышения установленных ограничений по времени работы, в том числе при ненормированном рабочем дне;
• выявление случаев нарушения трудовой дисциплины.

Кодекс не обязывает предприятие вести журнал учета. Для начисления заработной платы требуется табель, который составляется на основании журнала, распорядительных документов и объяснений работников.

В соответствии с законом «Об архивном деле» Министерством культуры косвенным образом установлена необходимость ведения журнала учета – через утверждение сроков хранения типового архивного документа, образующегося в результате деятельности госорганов, местного самоуправления и организаций.

Данное положение признано Высшим арбитражным судом не противоречащим действующему законодательству в части обязанности коммерческих организаций хранить перечисленные документы, в том числе табели и журналы учета отработанного времени (решение ВАС 14589/11 от 21.02.12).

Форма журнала

Каждая организация может утвердить собственный формат книги для учета прихода и ухода с работы. Обязательные реквизиты журнала:

• полное наименование организации, включая организационно-правовую форму;
• даты начала и окончания ведения (заполняются по факту);
• данные ответственного лица;
• количество подшитых страниц.

Все страницы внутри книги должны быть пронумерованы, на обложке должно быть указано общее количество страниц.

Колонки, которые могут быть включены в журнал на каждый рабочий день:

• Ф.И.О.;
• подразделение, должность;
• время прихода на работу, подписи работника и контролера;
• время ухода с работы, подписи работника и контролера;
• комментарии о причинах опоздания и отсутствия;
• служебные колонки, используемые для заполнения табеля (количество отработанных часов и т.п.).

Лицо, ответственное за ведение журнала, обязано обеспечить идентификацию личности работника, используя обычный или электронный пропуск или документ, удостоверяющий личность.

Обязанность ведения журнала должна быть возложена на сотрудника (например, на охранника или вахтера) приказом по организации. На каждый месяц заводят один журнал на всю организацию или ее структурное подразделение.

Приказ

Внутренний документ организации (приказ) закрепляет ответственность работников за внесение корректной информации в журнал учета рабочего времени, а также обязанности контролера по проверке информации и ее подтверждению.

Форма журнала может быть утверждена как вместе с обязанностями по его заполнению, так и отдельным документом.

Кто оформляет

Ответственность за ведение журнала возлагается на кадровую службу. Сотрудник этого подразделения должен отвечать за готовность надлежащим образом оформленного журнала до начала календарного месяца, обработку данных о времени присутствия на работе и проверку информации об обоснованности отсутствия.

Обеспечивать ведение книги учёта может сотрудник, постоянно присутствующий на входе в организацию (вахтёр, охранник, секретарь и т.п.).

В должностной инструкции лица, ведущего журнал учета, должна быть зафиксирована обязанность заполнения и ответственность за некорректные данные. Необходимо проинструктировать вахтера или охранника о действиях в случае, если сотрудник отказывается от заполнения журнала или пытается внести ложные данные.

Подтверждение информации об отсутствии на работе, включая больничные и отпуска, следует возложить на кадровую службу.

Постоянный контроль и выборочную проверку данных, заносимых в журнал, должен проводить ответственный сотрудник отдела кадров лично или, при наличии системы электронного контроля, по данным о проходе с использованием электронного пропуска.

Требование ежедневно отмечаться в журнале доводится до всех сотрудников под роспись при утверждении приказа о внедрении учета рабочего времени.

Если учет обязателен на основании правил трудового распорядка организации, она доводится до персонала при приеме на работу путем ознакомления с правилами ВТР.

Как заполнить журнал, образец

Данные работников вносятся в журнал ответственным сотрудником в начале месяца.

Пример листа журнала учета за день:

Столбцы (1) и (2) заполняет ответственный за ведение журнала сотрудник (представитель кадровой службы или секретарь). Столбцы (3) – (7) заполняет работник. Личной подписью необходимо подтверждать как время прихода, так и время ухода с работы.

В раздел «Примечания» работник вносит информацию о местных командировках, согласованном раннем уходе или причине опоздания. Контролер ежедневно подтверждает соответствие информации о времени прихода и ухода по каждому работнику.

Не позже, чем в конце месяца, кадровая служба производит расчет рабочего времени в столбце (9) для формирования ежемесячного табеля учета, в столбец (10) можно внести информацию об отпуске, наличии объяснения работника об опоздании и т.п.

При принятии решения о сроке хранения журнала следует ориентироваться на сроки давности по трудовым спорам и период хранения архивов первичной документации. Минкультом в 2010 году утверждены сроки хранения архивных документов. Согласно этому документу табели и журналы учета должны храниться 5 лет.

Как исправить ошибку

Особенности для вредных условий труда

Журнал учета рабочего времени для вредных (тяжелых, опасных) условий труда должен отражать ограничения продолжительности труда, установленные ст.92 ТК РФ. Сокращение рабочего времени определяется в коллективном договоре и во внутренних правилах предприятия.

В этих документах должны быть отражены:

• перечень профессий (штатных единиц) с опасными условиями;
• тип работ с такими условиями;
• длительность рабочего времени в часах, установленную для работников.

Вредная работа должна быть отражена в соглашении с каждым работником, трудовые обязанности которого выполняются в таких условиях.

Из-за выраженной сезонности работ или особенностей технологического процесса может применяться суммированный учет отработанного времени за период от 3 месяцев до года.

Законодательно определен специальный срок хранения первичной документации по учету времени работы на вредных производствах – он составляет 75 лет и для табеля, и для журнала. Для таких предприятий целесообразно заключение договора со специализированным архивным учреждением.

Журнал учета рабочего времени рекомендуется вести на предприятии любой формы собственности. Он позволяет отследить реально отработанное сотрудниками время и может использоваться для подтверждения присутствия на работе. Документ следует хранить вместе с унифицированным табелем не менее 5 лет.

Обязательно ли вести журнал учета рабочего времени сотрудников или достаточно табеля? Ответ на этот вопрос, а также образец журнала найдете в нашем материале.

Из статьи вы узнаете:

Учет рабочего времени

По закону работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного сотрудниками (п. 4 ст. 91 ТК РФ). Обычно для этого заполняют табель учета рабочего времен. Формы этого документа унифицированы:

Форма Т-12 и форма Т-13 утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Как заполнить табель учета рабочего времени по форме № 0504421

В отличие от табеля , журнал учета рабочего времени образец скачать бесплатно позволяет ф иксировать точное время прихода и ухода сотрудника.

Кроме этого в журнале можно предусмотреть графу для обозначения причины опоздания или отсутствия. В ней можно будет указать реквизиты больничного листа , заявления на отпуск за свой счет или данные объяснительной записки.

С помощью журнала учета рабочего времени сотрудников скачать, также можно отслеживать сотрудников с гибким графиком или суммированным учетом – полностью ли они вырабатывают свою норму за учетный период.

Помимо этого, ведение такого журнала – это инструмент дисциплинарного контроля и мотивации. Часто опаздывающих сотрудников можно подвергнуть выговору, а приходящих вовремя наоборот, поощрить.

С другой стороны, журнал учета рабочего времени позволяет следить за работой руководителей структурного подразделения – если его сотрудники поздно уходят с работы, то есть перерабатывают – на лицо перегруженность рабочими обязанностями, неправильное распределение труда и обязанностей или нехватка кадров.

Если на предприятии много сотрудников с ненормированным рабочим днем , то для них лучше завести отдельный журнал учета ненормированного рабочего времени образец.

Образец журнала учета рабочего времени сотрудников

Поскольку журнал учета рабочего времени не является обязательным ни для бюджетных учреждений, ни для коммерческих организаций, не существует какой-либо разработанной и утвержденной формы.

Каждое предприятие, на котором руководитель примет решение вести учет с помощью такого журнала, вправе самостоятельно разработать его форму. Заполнять этот документ можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Журнал учета рабочего времени - бумажная форма

Как правило, в процессе учета кадров ведется не один журнал (учет трудовых договоров, бланков трудовых книжек и т.п.). Поэтому оформлять журнал учета рабочего времени следует также как и остальные регистрационные книги кадровой службы.

На титульном листе следует указать:

1. Полное название организации
2. Наименование документа: «Журнал учета рабочего времени сотрудников»
3. При необходимости, наименование структурного подразделения (если ведется раздельный учет)
4. Дата начала и окончания ведения журнала
5. Срок хранения

Целесообразнее вести учет по следующим графам:

Порядковый номер записи

Фамилия, имя, отчество работника

Должность/отдел

Время прихода на работу

Время ухода

Подпись работника

Также можно предусмотреть графы для фиксации причины неявки или опоздания, или реквизитов документов, объясняющих отсутствие на рабочем месте.

Если на предприятии часто случаются командировки – в журнале следует завести также графы для фиксации отсутствия командированного работника.

Учет рабочего времени в журнале ведется по дням. Для этого необходимо либо предусмотреть отдельную графу для обозначения даты, или для каждого дня выделить отдельные листы.

Все листы журнала можно сначала сделать в электронном виде, а затем распечатать или разлиновать тетрадь вручную. Также чистый бланк журнала учета рабочего времени сотрудников можно купить или заказать печать вместе с бланками других учетных документов и регистров.

Порядок заполнения журнала учета рабочего времени

Порядок ведения журнала учета рабочего времени сотрудников следует закрепить в Правилах внутреннего распорядка, а именно указать:

1. какие данные подлежат учету
2. кто из сотрудников ведет учет, и какие полномочия он имеет в этой связи
3. когда заполняется журнал и на основании каких данных (ежедневно/еженедельно).

Ответственный за ведение журнала учета рабочего времени сотрудников

Руководитель организации должен своим распоряжением назначить сотрудника, ответственного за ведение журнала, а также указать работников, которые будут исполнять эти обязанности на время его отсутствия. Список ответственных лиц должен быть указан в журнале учета рабочего времени образец

Как заполнять журнал? Если в организации небольшой штат, то обычно ответственный за ведение журнала работник лично фиксирует время прихода и ухода каждого сотрудника. При большом количестве персонала сделать это не представляется возможным, поэтому для заполнения журнала можно использовать метод самостоятельной регистрации работников. Например, в момент прихода на работу и ухода с нее каждый лично заполняет определенные графы в журнале, лежащем в доступном месте (на посту охраны, у секретаря и т.д.). Однако такой способ не надежен с точки зрения контроля достоверности заполняемых данных.

Другой метод – ежедневное заполнение листов журнала руководителем подразделения, или отдела по своим подчиненным. В конце отчетного периода (неделя или месяц) руководители сдают листы ответственному за ведение журнала и тот подшивает их в регистрационную книгу.

Наиболее простой и современный способ ведения журнала учета рабочего времени сотрудников скачать применим на предприятиях, где используется электронная система контроля доступа, то есть сотрудники отмечают время прихода и ухода с работы магнитными картами через специальное устройство.

Компьютерная программа заносит сведения по каждому работнику в базу данных, из которой кадровик или другой уполномоченный сотрудник может распечатать информацию по присутствию того или иного работника на рабочем месте в определенное время или период.

Все листы журнала следует пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью организации, сделать пломбу с описью количества листов. Хранить заполненные журналы следует в архиве организации не менее пяти лет.

Учет фактически отработанного сотрудниками времени - обязанность работодателя, закрепленная в статье 91 Трудового кодекса РФ. Этот журнал является документом, на основании которого осуществляется контроль того, насколько на предприятии соблюдается дисциплина и каким образом используется рабочее время. Записи в этом журнале позволяют работодателю применять меры административного воздействия к нерадивым сотрудникам, они могут служить основанием для объявления замечаний и выговоров.

Для чего необходим учет рабочего времени

Рабочее время, его продолжительность с учетом обязательных перерывов на обед, определяется трудовым или коллективным договором. Это тот временной отрезок, в течение которого работник должен выполнять обязанности, за которые он, собственно, и получает заработную плату. Трудовое законодательство устанавливает продолжительность рабочего времени 40 часов в неделю, а правилами внутреннего распорядка на каждом предприятии устанавливается график работы, учитывающий ее начало и окончание, а также начало и окончание обеденного перерыва.

Соблюдение внутреннего трудового распорядка - обязанность работника, но бывают случаи, когда он просто вынужден отлучиться во время рабочего дня. Чтобы его отсутствие на рабочем месте не было засчитано как прогул, ему необходимо поставить в известность своего непосредственного начальника и сделать соответствующую запись в журнале учета рабочего времени. Таким образом, этот документ позволяет учесть фактически отработанное время, а также периоды простоя, отсутствия на рабочем месте и пр.

В соответствии со ст.81 ТК РФ, прогулом считается отсутствие сотрудника на рабочем месте более 4-х часов без уважительной причи

Кто и как ведет журнал учета рабочего времени

Обязанность ведения журнала учета рабочего времени может быть вменена тому же сотруднику, который ведет табель, или поручена кому-то другому, но в любом случае, это должно быть отражено в его служебной или должностной инструкции. Эта обязанность может быть возложена и по приказу руководства. Т.е.

Особенности ненормированного рабочего дня

тот работник, который будет отвечать за ведение журнала учета, должен нести за это административную ответственность.

Журналы учета, изготовленные типографским способом, можно приобрести в магазинах канцелярских принадлежностей или заказать по интернету. Как правило, в нем должны быть такие поля, обязательные для заполнения, как:
— порядковый номер записи;
— дата;
— фамилия, имя и отчество сотрудника;
— время прихода на работу;
— время ухода с работы;
— примечание, в котором записывается причина в случае отсутствия;
— графа для подписи.

За нарушение трудового распорядка работодатель имеет право сделать замечание или выговор, а также наложить взыскание, срок действия которого определен в один год.

Записи в журнал вносятся ежедневно. Поскольку журнал учета является документом, все его страницы должны быть пронумерованы и прошнурованы. Шнуровка должна быть опломбирована оттиском печати и подписью лица, ответственного за ведение журнала.

Журнал учета рабочего времени

Метки: журнал учета рабочего времени

Образцы документов

Журнал учета времени привлечения военнослужащих, проходящих военную службу по контракту, к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, привлечения этих военнослужащих к исполнению обязанностей военной службы в выходные и праздничные дни и представления им дополнительного времени отдыха

Приложение N 8 к Инструкции (п. 17) по организации прохождения военной службы офицерами и прапорщиками (мичманами) в вооруженных силах Российской Федерации

ЖУРНАЛ УЧЕТА ВРЕМЕНИ ПРИВЛЕЧЕНИЯ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ, ПРОХОДЯЩИХ ВОЕННУЮ СЛУЖБУ ПО КОНТРАКТУ, К ИСПОЛНЕНИЮ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВОЕННОЙ СЛУЖБЫ В РАБОЧИЕ ДНИ СВЕРХ УСТАНОВЛЕННОЙ ПРОДОЛЖИТЕЛЬНОСТИ ЕЖЕНЕДЕЛЬНОГО СЛУЖЕБНОГО ВРЕМЕНИ, ПРИВЛЕЧЕНИЯ ЭТИХ ВОЕННОСЛУЖАЩИХ К ИСПОЛНЕНИЮ ОБЯЗАННОСТЕЙ ВОЕННОЙ СЛУЖБЫ В ВЫХОДНЫЕ И ПРАЗДНИЧНЫЕ ДНИ И ПРЕДСТАВЛЕНИЯ ИМ ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ВРЕМЕНИ ОТДЫХА НА ___ НЕДЕЛЮ _________ 200_ Г. (месяц)—-T———T———T———T———T————T———-T——————-T———————T————-T——-¬¦ N ¦Воинская ¦Воинское¦Фамилия,¦Учет ¦Учет вре- ¦Суммарное ¦Учет предоставления¦Учет присоединенных ¦Учет нереали-¦Подпись¦¦п/п¦должность¦ звание ¦ имя, ¦сверху- ¦мени при- ¦время при-¦ дополнительного ¦дополнительных суток¦зованного ¦военно-¦¦ ¦ ¦ ¦отчество¦рочного ¦влечения ¦влечения к¦ времени отдыха ¦ отдыха к отпуску ¦времени отды-¦служа- ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦времени,¦в выходные ¦военной +——T————-+——T—————+ха, час., ¦щего ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦час. ¦и празднич-¦службе, ¦ Дата¦ Время, час. ¦ Дата¦ Время, сут. ¦сут. ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ные дни, ¦час. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦час. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦+—+———+———+———+———+————+———-+——+————-+——+—————+————-+——-+¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6 ¦ 7 ¦ 8 ¦ 9 ¦ 10 ¦ 11 ¦ 12 ¦ 13 ¦+—+———+———+———+———+————+———-+——+————-+——+—————+————-+——-+¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦L—+———+———+———+———+————+———-+——+————-+——+—————+————-+———

Командир (начальник) _____________________________ (наименование подразделения) __________________________________________________ (воинское звание, подпись, инициал имени, фамилия)

Порядок

ведения журнала учета времени привлечения

военнослужащих, проходящих военную службу по контракту,

к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни

сверх установленной продолжительности еженедельного

служебного времени, привлечения военнослужащих

к исполнению обязанностей военной службы

в выходные и праздничные дни и предоставления

им дополнительного времени отдыха

1. Учет соответствующего времени ведется еженедельно.

2. Графы 2 — 4 заполняются в соответствии со штатно-должностной книгой подразделения воинской части. В них включаются военнослужащие, проходящие военную службу по контракту. В случае малочисленности в подразделениях таких военнослужащих журнал ведется в структурных подразделениях воинской части. Учет времени привлечения командиров подразделений (структурных подразделений воинской части) к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени, привлечения их к исполнению обязанностей военной службы в выходные и праздничные дни и предоставленного им дополнительного времени отдыха ведется в журнале вышестоящих структурных подразделений воинской части. Учет такого времени командира воинской части ведется в журнале одного из структурных подразделений вышестоящей воинской части.

3. В графе 5 ведется учет времени привлечения военнослужащих к исполнению обязанностей военной службы в рабочие дни сверх установленной продолжительности еженедельного служебного времени.

4. Графы 5, 6, 7 и 9 ведутся в часах.

Журнал учета рабочего времени сотрудников

Графа 11 ведется в сутках.

6. Графа 12 ведется в часах, если нереализованное время отдыха меньше 8 часов, и в сутках, если это время больше 8 часов.

7. Учет соответствующего времени анализируется командиром подразделения воинской части и доводится до военнослужащих под подпись еженедельно.

31.03.2016 13:38

Положение о ненормированном рабочем дне (образец заполнения). Контроль за ведением журналов учета рабочего времени структурных. Посмотреть образец бланка Скачать бланк · Прочитать позже Отправить по e-mail. Согласно ст. 101 ТК РФ определение ненормированного рабочего дня означает, что это. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте. В практике применения ненормированного рабочего дня существует ряд устойчивых. Образец такого приказа см. в примере 1, подобные же положения можно.. Журнал учета фактически отработанного сверх установленной.

Заблуждения работодателей о ненормированном рабочем дне

13 Июн, 2013 г. — 17:39 (просмотров 61991) (АРХИВ: Журнал КАДРОВИК.РУ, номер. I. Порядок введения режима ненормированного рабочего дня. В качестве примера такого приказа можно использовать Образец 3 или 4. Новый журнал: «Бухгалтерский учет и налоги в государственных и. 4) к работе на условиях ненормированного рабочего дня работники могут. Когда нельзя устанавливать ненормированный рабочий день?. Как вести учет рабочего времени?. о неполучении пособия по уходу за ребенком до 1.5 лет (образец). Ответы на все эти вопросы вы найдете в статье, которую подготовили наши коллеги из журнала «Кадровое дело». Журнал "Семейный Советник" · Подписка на 2016 год. Закажите бесплатный образец журнала, написав по адресу [email protected]. Если режим ненормированного рабочего дня установлен не для всех работников.

журнал ненормированного рабочего дня образец

Применение ненормированного рабочего дня в бюджетных. и комментарии» данного номера журнала) ненормированный рабочий день может. форма поощрения, а в случае награждения ценным подарком (премией) также и. Особенности труда в режиме ненормированного рабочего дня. рабочего времени (форма № Т-12 т Т-13), поскольку эта работа. Можно вести соответствующие записи, например, в отдельном Журнале учета. Табель учета рабочего времени — документ, на основании которого. Если работнику установлен режим ненормированного рабочего дня, все. Для такого учета можно вести, например, журнал учета рабочего времени, отработанного сотрудниками в. Образцы документов · Методики.

Журнал учёта рабочего времени используют, чтобы отмечать прибытие и уход сотрудников, а также время и причины отсутствия на рабочем месте. Работодатели обязаны контролировать и учитывать отработанные часы, но вправе самостоятельно решить, как это делать. Приведём примерный образец журнала учета рабочего времени сотрудников. Форма такого документа произвольная.

В этой статье остановимся на заполнении журнала, в котором ежедневно отмечается время прихода, ухода и отсутствия работника на месте. Чаще всего этот документ используют вместе с табелем, заполняя табель на основе журнала.

Помните, что на основании этих документов начисляется зарплата, отпускные, командировочные, поэтому заполнять их нужно очень внимательно.

Порядок ведения журнала

Руководство может самостоятельно выбрать способ учёта отработанного сотрудниками времени: определить какие бланки и формы для этого использовать. Важно закрепить установленный порядок в учётной политике организации и строго его придерживаться.

Руководитель компании назначает ответственное лицо, которое будет следить за соблюдением трудового распорядка. В крупных организациях ответственных лиц назначают в каждом подразделении. Обязанности такого работника закрепляются в приказе или прописываются в трудовом договоре. Функция может быть возложена на любого работника - должность не имеет значения.

Фиксировать приход и уход сотрудников можно как в бумажном виде, так и в электронном - с помощью специальных компьютерных программ. Бумажные бланки продаются в типографиях, или страницы легко распечатать и оформить самим. Если политикой организации закреплено ведение такого бланка в качестве первичного учётного документа, то требования к его правильному оформлению должны быть соблюдены. Это значит, что учётную книгу нужно прошить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и скрепить концы шнуровки печатью. Когда документ прошит и пронумерован, это защищает его от искажения данных - никто не сможет удалить или заменить листы.

При заполнении учётных реестров и бланков нельзя маскировать ошибки корректором. Неверную запись вычёркивают, ниже вносят правильную, заверяя подписью ответственного работника.

Обычно журнал учёта рабочего времени и служебных поездок включает в себя:

• порядковый номер записи;
• календарную дату;
• ФИО работника;
• время прихода на работу;
• время ухода;
• подпись сотрудника;
• сведения о служебных поездках - время ухода, прихода, цель.

Взаимоотношения работника и работодателя включают в себя много нюансов, один из которых – соблюдение трудового графика. Еще при трудоустройстве будущий сотрудник понимает, что в нужное время и в обозначенные часы он должен заниматься прямыми обязанностями.

В свою очередь, работодатель оплачивает время и результат работы. Но ситуации возможны разные, в том числе и конфликтные, соответственно необходим механизм контроля ответственности подчиненных и добросовестности начальства.

Соблюдение трудового кодекса РФ максимально возможно предотвращает спорные ситуации вокруг рабочих часов.

Время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности так, как это регламентируется трудовым договором и внутренним распорядком, называется рабочим временем. Организации обязаны вести учет часов, которые фактически отрабатывает каждый сотрудник.

Закон защищает обе стороны трудового договора.

С точки зрения сотрудника, руководство не вправе принудить отрабатывать часы сверх установленного государством предела. Нормальная рабочая неделя не должна превышать 40 часов. Лимит имеют и сверхурочные работы – не более 4 часов в течение двух дней подряд и 120 часов в год.

Плюсом для работодателя является возможность контролировать командировки, опоздания, прогулы, больничные, отпуска подчиненных. Эти данные используются и для поощрения трудолюбивых сотрудников, и для дисциплинарных взысканий нарушителям.

! Не забывайте, что по статье 81 ТК РФ работодатель может по своей инициативе расторгнуть трудовой договор с сотрудником, если последний отсутствует на рабочем месте в течение всего рабочего дня (смены) без уважительных причин, – т. е. за прогул.

При почасовых ставках заработной платы контроль рабочего времени необходим обеим сторонам.

Контроль рабочего времени сотрудников: основные способы

В трудовом кодексе нет жесткой регламентации, каким образом работодатель должен считать отработанные часы. За контролем времени, сверхурочной работы, соблюдением рабочего графика назначается ответственный, обязанности которого указаны в трудовом договоре либо дополнительном приказе.

В России общепринятыми считаются 3 способа учета отработанного времени в сумме за конкретный период:

• ежедневный;
• еженедельный;
• ежегодный.

За основу берется промежуток, по истечении которого подводится итог. Приведенные методы не единственные, наниматель волен выбирать период по своему усмотрению.

Единственное, на что четко указывает закон, это максимальный контрольный срок суммированного учета времени – 1 год, а для работников, занятых на вредном производстве, – 3 месяца.

Чаще всего работодатель выбирает способ в зависимости от рабочего графика сотрудника. Поясним: ежедневный учет затрудняется, если подчиненные работают посменно сутками. При работе вахтовым методом может возникнуть ситуация, когда за один период – например, месяц – выходит переработка, а за другой количество рабочих часов снижается.

В таком случае работодатель применяет суммированный учет рабочих часов и уже в увеличенном отчетном периоде – например, за квартал – излишков быть не должно.

Из-за возможных переработок в разных промежутках времени сотрудник при устройстве на работу должен четко понимать, график укладывается в нормальную рабочую неделю (40 часов) или по отношению к нему применят суммированный учет времени.

Это ключевой пункт в условиях трудового договора, и в случае его изменения наниматель обязан известить подчиненного.

Что такое сдельная система оплаты труда и как рассчитать зарплату при таком способе оплаты – читайте

Ведение журнала учета рабочего времени

И в организациях с многочисленным штатом сотрудников, и в небольших фирмах часто принято фиксировать фактическое время прихода сотрудника на работу и время ухода. Данные вносятся в журнал учета рабочего времени.

Обозначим сведения, которые содержатся в документе:

1) порядковый номер;

3) ф. и. о. и занимаемая должность сотрудника;

4) время, когда подчиненный пришел на работу;

5) время ухода с работы;

6) подпись сотрудника;

7) количество отработанных часов;

8) комментарии, необходимые, если сотрудник опоздал либо не полностью отработал день (смену).

Образец журнала учета рабочего времени с пустыми графами для внесения конкретных данных по предприятию:

В зависимости от конкретной организации и особенностей труда пункты могут варьироваться. Неизменным останется подсчет количества отработанных часов, что и контролирует работодатель.

Журнал учета рабочего времени – образец заполнения по предприятию:

Способы ведения журнала

Закон не устанавливает точного бланка для журнала учета рабочих часов, а предоставляет некую свободу нанимателю, поэтому возможно 2 варианта.

Ручная версия предусматривает наличие специальной книги, часто с возможностью прошнуровки. По мере надобности записи заносятся ответственным сотрудником. В ряде организаций с наличием «бумажного» журнала каждый сотрудник самостоятельно вносит время прибытия/убытия и подтверждает данные личной подписью.

Приобрести подготовленный журнал можно в типографиях, в твердом или мягком переплете, с необходимыми графами и количеством страниц. Аналогично покупной книге работодатель может распечатать подготовленные на ПК бланки и подшить последние в папке.

Электронная версия документа определена выбором программного обеспечения. Спектр начинается с простейшего ПО, в которую данные заносятся вручную.

Но и в этой программе предусматривается формирование автоматической отчетности. Кроме экономии сил и времени ответственного, работодатель получает выборку по конкретным параметрам, таким как сверхурочная работа или отпуска и больничные.

Более сложное ПО предполагает автоматическую регистрацию времени входа и выхода сотрудника с работы. Реализуется это с помощью индивидуальных карт доступа и электронных замков (контроллер регистрации или турникет).

Данные, поступающие на считывающие устройства, систематизируются и напрямую передаются в бухгалтерские программы (такие как 1С) для расчета зарплаты. Такое ПО имеет еще одну функцию – разделение доступа сотрудников по разным отделам организации. При всех достоинствах присутствует недостаток – высокая стоимость программы и сопутствующего оборудования.

Еще один вид электронных систем, которые распространяются в крупных городах, - биометрический контроль сотрудников. Заключается метод в использовании отпечатка пальца как пропуск на работу .

Как правильно вести журнал регистрации приказов по основной деятельности и для чего необходим этот документ, вы можете узнать

Табель учета рабочего времени

Итак, как уже уточнялось выше, работодатель обязан считать, сколько часов фактически отработал сотрудник. Но при этом журнал учета рабочего времени, где фиксируется время прихода и ухода подчиненного, необязателен. Каким образом тогда государство контролирует соблюдение ТК?

Правительство утвердило специальный документ, на основании которого производится учет отработанных часов, расчет выплат сотрудникам и составление отчетности по труду, - табель рабочего графика (или табель учета рабочего времени). Этот документ составляется на основе данных журнала и является обязательным и унифицированным для организаций.

На основании договора при устройстве на работу каждому работнику выделяется табельный номер, который в дальнейшем фигурирует в таких документах, как например, личное дело и расчетный лист

Указанный номер сохраняется за сотрудником даже при смене отдела или должности, а после увольнения остается свободным еще в течение трех лет. В соответствии с индивидуальным номером в табель вносится информация о каждом сотруднике.

Принято две стандартные формы ведения табеля учета графика, утвержденные Госкомстатом в 2004 году. При ручном методе заполнения документа используется форма Т-12, если организация установила турникет – форма Т-13. По перечню пунктов обе формы схожи, поэтому содержание документа обозначим на примере версии Т-12.

Заполнение табеля начинается вверху страницы, где указывают названия организации и структурного подразделения, к которому относится документ. Следом вносятся даты отчетного периода и дата составления.

Ниже в виде таблицы отслеживается результат работы каждого сотрудника за отчетный период – рабочие дни, пропуски, итоговое количество часов. Специальная кодировка в ячейках указывает на причину неявки на работу.

Возможно два варианта заполнения дней:

• отметки о явках и неявках (этот способ проиллюстрирован ниже);
• отметки только о пропусках, остальные дни считаются отработанными в полном объеме.

Отдельной графой учитываются сверхурочные, ночные часы, работа в праздничные и выходные дни .

Форма Т-12 дополнена вторым разделом – «Расчет с персоналом по оплате труда», который заполняется сотрудниками бухгалтерии.

Узнать, как вести журнал регистрации входящих документов и скачать образец бланка, вы можете

Даже если оформление документа происходит на ПК, итоговая версия идет на печать, и ее должны завизировать составивший сотрудник, руководители подразделения и организации. В ряде случаев вместо директора компании подпись ставит сотрудник кадровой службы. Готовая отчетность хранится один год.

На форумах для кадровиков и бухгалтеров эксперты разбирают тонкости внесения информации в документ.

Табель учета рабочего времени – скачать бланк в формате excel, вы можете по этой ссылке.

Государственный контроль

Внимательность, с которой сотрудники подходят к ведению журнала и табеля учета графика, связана с тем, что эти документы - основание для выплаты заработной платы, отпускных либо других пособий работнику, как следствие – основание для отчислений в налоговые органы. Некорректно составленный табель, кроме нарушения выплат подчиненным, говорит о неверном контроле доходов и расходов организации.

Кроме налоговиков, ФСС проверяет табель с целью убедиться в корректности начисления пособий по нетрудоспособности (на основании больничного или в отпуске по уходу за ребенком). Фонд социального страхования РФ, Федеральная инспекция труда и другие органы вправе потребовать табель у руководства организации.

Отсутствие документа - грубое нарушение трудового законодательства и ведет к административной ответственности (штраф в размере от 10 тыс. р.). В случае если возникает спорная ситуация по начислению пособий и зарплат, нарушения в ведении табеля учета графика суд рассмотрит как основание к взысканиям с организации.

В заключение стоит отметить, что ведение журнала учета рабочих часов хоть и необязательно, но приносит пользу.

Сведения, учтенные в документе, помогают при ведении официальной отчетности и контроле трудовой дисциплины.

Современные автоматизированные способы контроля предполагают, что руководству не придется нанимать отдельного подчиненного для выполнения этих обязанностей.

Больше информации о том, как заполнить табель учета рабочего времени в электронном виде, содержится в следующей пошаговой видео-инструкции: