О награждении почетной грамотой издается директором компании для поощрения наемного сотрудника, который показал высокую производительность труда, отличное качество выполняемой работы и т.д. Это распорядительный документ, без которого не обходится официальное награждение работника и внесение соответствующей записи в трудовую книжку. Это мера нематериального стимулирования трудящихся за успехи в их профессиональной и общественной деятельности.

Виды поощрения трудящихся

В руках руководителя компании находятся различные инструменты награждения сотрудников, и в каждой конкретной ситуации он имеет право применить одну (несколько) из следующих мер стимулирования деятельности трудящихся:

• назначение денежной премии;
• выдача почетной грамоты;
• благодарность в устной/письменной форме;
• вручение ценного подарка (к примеру, путевки на отдых в санаторий, абонемента в спортивный клуб, бытовой техники и пр.);
• помещение фотографии трудящегося на доску почета;
• повышение качества условий трудовой деятельности;
• присвоение званий/статуса лучшего работника;
• направление на заграничную стажировку, семинар, конференцию и пр.

После получения желаемого вознаграждения работник будет готов к достижению новых успехов в своей профессиональной деятельности.

Что такое почетная грамота

Почетная грамота представляет собой документ, который выдается сотруднику организации за его достижения как в трудовой деятельности, так и в общественной. Это эффективная мера повышения мотивации труда всего коллектива компании, которая стимулирует его к более продуктивной работе. Она не предусматривает материального вознаграждения и относится к моральным мерам поддержки работников фирмы.

Процедура поощрения должна происходить в порядке, регламентированном государственными нормативно-правовыми актами. Она предусматривает обязательный выпуск о награждении почетной грамотой.

Почетные грамоты бывают двух типов:

1. Установленные локальными актами организации. Директор компании выделяет достойную кандидатуру для награждения и оформляет соответствующее распоряжение.
2. Вручаемые органами гос. власти. В данном случае работник получает благодарность за свой труд не от нанимателя, а, например, от администрации города.

В обеих ситуациях в трудовую книжку специалиста вносится запись о присвоении почетной грамоты.

Такая форма нематериального поощрения, как удостаивание работника почетной грамотой, позволяет достигнуть следующих целей:

• проявление признательности по отношению к трудящемуся за качественно выполненную работу;
• мотивирование сотрудника к эффективной профессиональной деятельности;
• укрепление лояльности трудящегося к выполняемой работе и фирме-нанимателю.

Сотрудник, удостоившийся почетной грамоты, как правило, обладает такими заслугами, как:

• добросовестное отношение к исполнению своих профессиональных обязанностей;
• высокие трудовые показатели;
• длительная работа в организации;
• умение успешно решать сложные профессиональные задачи и др.

Нанимателю следует заранее подготовить локальное положение о вручении сотрудникам фирмы почетных грамот. Этот документ должен предусматривать те параметры, по которым будут определяться сотрудники для награждения грамотой, а также описывать саму процедуру поощрения. Как правило, если награждается специалист подразделения компании, то ходатайство подготавливается менеджером данного структурного подразделения. Если в «Положении о поощрении сотрудников» не прописан срок подачи представления, то данная бумага должна быть передана руководителю не позднее чем за четырнадцать дней до момента наступления события. В дальнейшем представление передается ген. директору организации, который должен издать соответствующий распорядительный документ. Вручение грамоты, чаще всего, производится директором в торжественной обстановке.

Характеристика для награждения

Прежде чем ген. директор издаст распоряжение о выдаче почетной грамоты какому-либо сотруднику, предварительно подготавливаются два документа. Первый – это представление на награждение, а второй – характеристика поощряемого специалиста. На их основе делается вывод об основании для назначения данного типа нематериального стимулирования сотрудника. Обычно характеристика составляется непосредственным начальником поощряемого работника.

В характеристику включаются следующие сведения:

• показатели профессиональной деятельности работника;
• личностные качества специалиста;
• деловые качества сотрудника;
• заслуги/достижения перед фирмой;
• стаж работы в компании;
• уровень образования и пр.

Составление распоряжения о награждении

Особенности разработки приказа о награждении почетной грамотой:

• имеется унифицированная форма бланка данного типа (Т11 – для одного сотрудника, Т11а – для группы сотрудников);
• допускается применение внутрифирменной формы приказа о награждении;
• в распоряжении должны содержаться все атрибуты, характерные для документов данного класса;
• при разработке распоряжения должны быть приняты во внимание актуальные нормы делопроизводства.

Важно, чтобы в приказе содержалась следующая информация:

• полное имя поощряемого специалиста и его должность;
• наименование структурного отделения, в котором работает награждаемый сотрудник;
• формулировка основания для присвоения грамоты (например, выполнение сложного задания, перевыполнение плана);
• бумаги, которые лежат в основе выпуска приказа (например, ходатайство непосредственного начальника поощряемого специалиста и характеристика).

Также в распоряжении должны присутствовать такие реквизиты, как полное наименование фирмы, день и место разработки , подпись генерального менеджера и пр. В качестве дополнительной информации может быть указано лицо, ответственное за процедуру награждения.

В одном приказе могут совмещаться различные виды наград (к примеру, выплата премии, вручение грамоты и вещественный подарок).

Наиболее популярные формулировки оснований для вручения почетной грамоты:

• за мастерство/профессионализм;
• за длительное сотрудничество и качественное исполнения профессиональных обязанностей;
• за безупречное выполнение рабочих функций;
• за успешное выполнение сложного задания;
• за высокую производительность труда;
• за перевыполнение плана.

Одной из форм признания трудовых заслуг работников предприятия является денежное или иное поощрение. Применение поощрений является правом, а не обязанностью работодателей. Решение принимает исключительно работодатель, исходя в т.ч. из финансовых возможностей организации. Для вступления данного решения в силу необходимо утвердить приказ о поощрении работника.

С какой целью работодатель поощряет сотрудников

Премирование персонала регулируется рядом статей Трудового кодекса РФ (ст. ст. 135, 191ТК РФ). Но в трудовом законодательстве ничего не сказано о размере и периодичности выплаты денежных вознаграждений, а также способе их выплаты. Мотив поощрения в приказе на премию может быть следующим:

добросовестное выполнение работником возложенных на него обязанностей;

повышение эффективности труда;

высокие достижения в работе;

продолжительная и безупречная работа в компании и др.

Также мотивировка приказа может быть связана с трудовыми достижениями в определенной отрасли или профессиональными праздниками. Например, приказ о поощрении учителя может содержать формулировку «за эффективность в методической работе и высокие показатели успеваемости», премирование строителей может производиться «в связи с высокими показателями в работе и профессиональным праздником – Днем строителя» и т.п.

Ст. 191 ТК РФ предусматривает не только выплату денежных премий сотрудникам, но и другие варианты поощрений: награждение почетной грамотой, вручение ценного подарка, объявление благодарности, представление к званию «Лучший по профессии». Желательно, чтобы процесс поощрения работников носил публичный характер и был проведен в торжественной обстановке. Благодаря этому у других сотрудников появится мотив в повышении эффективности труда.

Порядок оформления поощрений должен быть прописан во внутренней документации организации («Положении о премировании », Правилах внутреннего распорядка и т.п.).

Приказ о поощрении

Приказ о поощрении, образец которого можно найти далее, относится к приказам по личному составу. Если реализация данного распоряжения связана с премированием – его надо передавать в бухгалтерию. Срок хранения приказа – 75 лет.

В организациях распоряжение о поощрении обычно составляется по форме № Т-11 или Т-11а (для нескольких сотрудников сразу). Унифицированная форма приказа о поощрении утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1. Также документ можно составлять в свободной форме.

Порядок поощрения персонала следующий:

руководитель подразделения или профсоюзный орган направляют руководству организации докладную записку (или решение профсоюза) о награждении конкретного сотрудника;

руководство организации ставит на документе отметку о принятом решении и указывает срок его исполнения;

сотрудники отдела кадров издают приказ о поощрении сотрудников и передают его высшему руководству на одобрение;

после утверждения приказа руководителем с ним надо ознакомить сотрудника под роспись.

Унифицированная форма документа: обязательно ли применять?

С 1 января 2013 года использовать утвержденные законодательством формы документов, содержащиеся в «Альбомах унифицированных форм» не обязательно (за исключением некоторых первичных документов). Запрета на их использование также не существует. В связи с этим негосударственные организации имеют право решать, применять ли им унифицированные формы или использовать бланки документов, разработанных самостоятельно (Информация Минфина России № ПЗ-10/2012).

Приказ о поощрении является важным бухгалтерским документом , поэтому в нем должны быть указаны установленные законом реквизиты, согласно ст. 9 закона № 402-ФЗ от 06.12.2011 «О бухучете».

Составление приказа по унифицированной форме Т-11

Приказ о премировании (денежном или ином) сотрудника организации по форме Т-11 заполняется следующим образом:

В верхней части документа указывают название организации и код по ОКПО.

Вносятся сведения о поощряемом сотруднике (Ф.И.О., должность, структурное подразделение, табельный номер).

Указывается мотив и вид поощрения.

Если поощрение носит материальный характер – указывают сумму денежного вознаграждения (цифрами и прописью). Если поощрение не денежное, эту строку можно удалить из документа.

Затем надо указать название документа, ставшего основанием для составления приказа (представление, ходатайство, решение профсоюза и др.).

Приказ о денежном поощрении (или ином) подписывает руководитель организации. Работник, о котором идет речь в распоряжении, должен ознакомиться с документом и поставить свою подпись. С приказом также должно быть ознакомлено под подпись лицо, ответственное за начисление премиальных выплат или за оформление иного поощрения сотрудника (к примеру, главный бухгалтер, начальник отдела кадров и т.д.).

Составление приказа в произвольной форме

Для того, чтобы распоряжение имело юридическую силу, в нем следует указать следующие сведения:

наименование документа;

номер и дату составления;

наименование юридического лица или ИП;

Ф.И.О. и должность поощряемого сотрудника;

мотив поощрения и его вид;

для денежной премии – ее размер (в числовом варианте и прописью);

Ф.И.О. и должность лица, утверждающего приказ.

Порядок ознакомления с приказом аналогичен приведенному выше.

Приказ о поощрении сотрудников издается в случаях, когда руководство предприятия решает наградить работника, поощрив его в материальной или нематериальной форме.

Назначение документа

Руководство организации согласно трудовому законодательству имеет право как на наложение дисциплинарного взыскания на работника, не исполняющего свои обязанности, так и на поощрение хорошо работающих сотрудников.

Поощрение может носить как материальный характер (премия, памятный подарок), так и быть нематериальным (представление к званию, почетная грамота и т.п.).

Поводы для поощрения работника разнообразны и остаются на усмотрение работодателя: добросовестный многолетний труд, внесение новаторской идеи, инициативность, высокие показатели работы и другие профессиональные качества и достижения. Награждение работника может быть также приурочено к памятной дате или профессиональному празднику

Процедура поощрения работника в общем виде состоит из следующих этапов:

• руководитель подразделения составляет служебную записку на имя работодателя с предложением о награждении (поощрении) работника или работников своего подразделения;
• кандидатура работника поддерживается или отклоняется решением профсоюзного органа предприятия (как правило, на служебной записке сразу проставляется виза председателя профкома);
• руководитель организации рассматривает кандидатуру и проставляет на служебной записке резолюцию, одобряя или отклоняя предложение;
• работник кадровой службы на основании положительного решения подготавливает приказ и передает его на подпись руководителю;
• после подписания приказ регистрируется, и работник приглашается для ознакомления с ним под подпись;
• благодарность объявляется (подарок вручается) публично на собрании работников предприятия. Премия выплачивается или непосредственно в праздничный день, или вместе с очередной зарплатой.

Нормативная база

Порядок поощрения персонала (в том числе и премирования) регламентируется трудовым законодательством, а именно ст.ст. 135, 191 ТК РФ.

Отметим, что поощрение, в том числе и материальное, является не обязанностью, а только правом работодателя. То есть ни стаж, ни заслуги работника не могут обязать работодателя выплатить ему премию или наградить грамотой.

Форма приказа о поощрении работника Т-11 и Т-11а утверждена Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, однако с 1 января 2013 года использование бланков больше не является обязанностью. Работодатель может сам разработать удобную ему форму.

В организации должно существовать Положение о поощрении (премировании) работников, которое должно быть доведено до сведения работника под подпись. Порядок оформления поощрения также может быть оговорен в иных локальных нормативных актах, например, в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Составление документа

Приказ о поощрении работников в случае, если используется свободная форма, должен быть оформлен на фирменном бланке организации, как обычный распорядительный документ. При использовании формы Т-11 (Т-11а) все данные вносятся в уже имеющиеся разделы.

Документ должен иметь следующую структуру:

1. название, дата, регистрационный номер (присваивается после подписания руководителем);
2. данные работника (работников), в отношении которого или которых составлен приказ: табельный номер, ФИО полностью, структурное подразделение, занимаемая должность;
3. основание (повод) для поощрения (например, «в честь 50-летия основания предприятия»);
4. вид награждения (премия, почетное звание и т.п.). Сумма денежного вознаграждения указывается цифрами и прописью;
5. основание для преставления к награждению (служебная записка начальника подразделения, мнение профсоюзной ячейки и т.п.);
6. подпись руководителя предприятия.

На документе или на соответствующем листе (в журнале) ознакомления с распорядительными документами работником должна быть проставлена отметка «с приказом ознакомлен», дата и подпись.

Хранение

Приказы по личному составу, связанные с поощрением, относятся к документам длительного хранения. Они хранятся в архиве организации 75 лет.

Выплата дополнительных вознаграждений — внутреннее дело каждого работодателя. Организация вправе самостоятельно определять периодичность, причины и размеры выплаты сотрудникам премиальных. Распространенными причинами премирования являются:

• знаменательные даты для сотрудника или всей компании: день рождения, юбилей организации, профессиональный праздник;
• общероссийские праздники, например Новый год, 8 марта;
• заслуги в труде: работника поощряют, например, если он превысил норму выработки, добился оптимизации производства, снизил показатели брака, выступил инициатором полезных для производства преобразований, сократил расходы на производство без потери качества.

Вознаграждения могут быть регулярными (ежемесячными, ежеквартальными, ежегодными) или разовыми. Допустимо премировать только одного или одновременно нескольких сотрудников.

Как оформляется премия

Порядок премирования устанавливается внутренним актом организации — положением о премировании. В нем установлены случаи и показатели, при достижении которых работникам полагаются поощрительные выплаты. В положении прописывают и необходимость ежемесячной стимулирующей доплаты, часто она устанавливается в виде процента от оклада.

Наличие положения о премировании особенно важно для бюджетных организаций, которые уплачивают дополнительные вознаграждения из фонда заработной платы, выделяемого из бюджета. Положение о премировании бюджетных учреждений разрабатывается на основании ведомственных актов системы, в которой учреждение находится.

Для выплаты каждого отдельно взятого вознаграждения издают специальное распоряжение о премировании.

Какой бланк использовать для приказа

Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 утверждены унифицированные бланки множества внутренних актов, необходимых в хозяйственной работе организации. Среди них формы № Т-11 и Т-11а для премирования работников.

С 2013 года эти формы перестали быть обязательными. Организация вправе не использовать предлагаемые бланки, а издавать акты о дополнительных поощрениях в свободном виде либо разработать собственные шаблоны.

Как правильно составить распоряжение

Образец приказа на премию за хорошую работу или любые другие достижения должен содержать такую информацию:

• наименование организации, в которой оно издано;
• реквизиты: номер и дату;
• Ф.И.О. сотрудника или сотрудников, которых премируют, их табельные номера, должности и структурные подразделения;
• мотив поощрения — причина, по которой выплачивается премия;
• вид поощрения: необходимо указать «премия»;
• сумма поощрения: прописью и цифрами;
• основание, например, служебная записка начальника премируемого сотрудника;
• должность и подпись руководителя организации.

Если материальное вознаграждение выписывается в связи с успехами в работе, формулировки мотива поощрения в приказе на премию могут быть следующими:

• за значительные показатели интенсивности трудовой деятельности;
• за высокий уровень качества труда;
• за достижение плановых показателей.

Приказ о ежемесячной премии

Помимо разово назначаемых поощрений, работодатель вправе издать распоряжение о периодическом премировании. Этим документом он указывает определенную периодичность выплаты, например, прописать, что дополнительные вознаграждения выплачиваются вместе с заработной платой ежемесячно в размере определенного процента от заработной платы.

Приказ о тринадцатой зарплате

Отдельным видом премий является 13-я зарплата. По своей сути это разовая выплата, приуроченная к окончанию года и знаменующая его итоги. Понятие «13-зарплаты» не является правовым и принято только в бытовом обиходе.

Сколько и как хранить

Распоряжения о премировании являются разновидностью документов по личному составу и подлежат хранению в течение семидесяти пяти лет, как это установлено пунктом 19 Перечня, утвержденного Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Для хранения любых документов компания должна формировать дела. Дела вносятся в общую номенклатуру дел организации. Тома рекомендуется формировать из документов с равными сроками хранения.