Почему трудно отказывать и принимать отказ

Потому что это неприятно. Неприятно получать отказ и трудно отказывать, особенно когда нелегко объяснить, почему «нет». Выбор одних людей другими по умолчанию субъективен и часто необъясним, о чем я уже писал в Кейсе про субъективность решения о найме. Поэтому тем, кто отказывает и получает отказы, полагаю, будет полезен и интересен этот материал.

Когда соискатель может рассчитывать на отказ

На отказ стоит рассчитывать, если вы потратили время на интервью. Неважно, было ли это скайп-интервью или вы встречались очно, потратив время, бензин и деньги на то, чтобы добраться туда, где наниматель или рекрутер решили на вас «посмотреть».

Даже если наниматель предпочел других кандидатов, элементарная вежливость требует поблагодарить человека, потратившего время на участие в конкурсе, за потраченное на дорогу и/или на интервью время.

Когда не стоит ожидать ответа от работодателя

Если ваше участие в конкурсе на замещение вакантной должности ограничилось тремя кликами мышкой при отправке резюме, то упрекать нанимателя в отсутствии отрицательного ответа вряд ли стоит. Хотя есть немало и других причин, по которым соискатель, откликнувшийся на вакансию, не получает ни приглашения на интервью, ни отказа по резюме.

Почему соискателю не отказывают по резюме

Во-первых, на первичный просмотр резюме рекрутер тратит всего 5–10 секунд. Вряд ли он будет готов тратить время на отправку «отказного» сообщения, если просматривает несколько десяток или сотен резюме в день

Во-вторых, понять, интересен ли соискатель, иногда можно не сразу, а только после того, как будут просмотрены все отклики - все познается в сравнении.

В-третьих, формальное соответствие соискателя заявленным требованиям делает отказ необоснованным.

В-четвертых, иногда резюме, высланное в качестве отклика, настолько не соответствует требованиям нанимателя, что отказ становится бессмысленным.

В-пятых, большую часть информации из резюме рекрутер может видеть в ленте выдачи откликов, поэтому «неинтересные» резюме, он может даже не открыть - из видимой ему информации он уже сделал выводы о том, что соискатель «неинтересен». Отклик соискателя отображается непросмотренным - оснований отказывать нет.

Почему соискателю отказывают по резюме

Если соискатель не соответствует требованиям, заявленным в описании вакансии, ответ очевиден - специалист по подбору персонала не пожалел времени на отказ. Хотя в 99% случаев работодатели не тратят время на отказ заведомо не соответствующим требованиям соискателям.

Если соискатель, соответствует требованиям, заявленным в описании вакансии, то теряться в догадках относительно причины отказа бесполезно. Причин может быть неограниченное количество - от несоответствия соискателя требованиям, которые наниматель не указал в описании вакансии, до неумелого обращения с кнопкой «отказать».

Последняя версия представляется весьма правдоподобной после того, как кому-то присылают отказ в ответ на отклик, а потом приглашают на интервью, найдя резюме в базе этого же сайта.

9 способов отказать соискателю

Корректно отказать соискателю несложно. В большинстве случае можно ограничиться одной вежливой фразой:

«Здравствуйте, ****! Сожалею, вынужден(а) Вас огорчить, но пока мы (наше руководство/ наш клиент/ наниматель) остановились на других кандидатурах.

Благодарю за интерес к нашей компании и вакансии и время, потраченное на интервью.

Желаю удачи!»

Способов донести такое сообщение до адресата немало.

Способ 1 - телефонный звонок . Легко и быстро, но эмоционально тяжело. В том, чтобы сообщать об отказе тому, кто ждет и надеется, приятного мало.

Способ 2 - сообщение по электронной почте . Быстро, легко и эффективно, достаточно переслать уже готовое сообщение новому адресату, указав в обращении его имя.

Способ 3 - смc-сообщение , которое можно отправить как с телефона, так и с компьютера. Лучший способ донесения информации до соискателей, не пользующихся электронной почтой.

Способ 4 - сообщение, которое можно отправить с помощью мессенджеров типа Viber . Подходит для соискателей, которые мессенджерами пользуются чаще, чем электронной почтой.

Способ 5 - сообщение из личного кабинета на сайте для поиска работы . Удобно, но отказ в форме стандартного сообщения об отказе, установленного по умолчанию, воспринимается как формальный, хотя никто не мешает вам заменить стандартный текст на любой другой.

Способ 6 - «обратный звонок» . Соискателю по окончании интервью может быть сказано: «Решение относительно вашей кандидатуры мы планируем принять не позднее среды следующей недели. Вы можете узнать о нем, связавшись со мной после этой даты».

Способ 7 - «час X» . Соискателю говорят: «Мы рассмотрим вашу кандидатуру в течение трех дней. Если мы решим пригласить вас на интервью с руководителем, то свяжемся с вами не позднее конца текущей недели. Если звонка или письма от нас не поступит, это будет означать, что мы остановились на других кандидатурах».

Способ 8 - мотивированный отказ с «сохранением лица» . Не секрет, что решение нанимателя о найме или об отказе на 40–70% не имеет никакого отношения к способности соискателя выполнять ту работу, которую он хотел получить. Зачастую внятно объяснить мотивы отказа мотивы решения руководителя, которому «больше понравился» другой кандидат, почти невозможно. Но иногда объяснений не избежать.

Во-первых, соискатель может настойчиво спрашивать «почему отказали?», во-вторых, тот, кто потратил на встречи с работодателем несколько часов, имеет право на большее, нежели односложный отказ.

Врать, конечно, нехорошо, но, для обоснования отказа стоит ссылаться на внешние причины, не имеющие отношения к знаниям, навыкам и опыту работы соискателя. Это «сохранит лицо» вашей компании и поможет соискателю пережить отказ без обид на субъективность нанимателя и мыслей о том, «что я сделал(а) не так» и «почему я не подошел (шла)». Просто обстоятельства сложились так, что решение принято в пользу другого кандидата.

Вот примеры таких объяснений:

• «Мы решили нанять сотрудника, ранее работавшего на аналогичной должности у нашего конкурента».
• «Мы приняли решение о найме соискателя, которого нам рекомендовали наши партнеры».
• «Руководством принято решение о перемещении на эту должность уже работающего в компании сотрудника».
• «Мы отдали предпочтение соискателю, рекомендованному сотрудниками нашей компании».

Способ 9 - отказ во время интервью . Иногда, когда в процессе интервью выясняется, что опыт, знания и навыки соискателя заведомо не соответствуют требованиям, указанным в описании вакансии, стоит немедленно об этом сказать.

«Указанные требования являются обязательными, поэтому мы вряд ли сможем сделать Вам предложение. Очень жаль, что Вы потратили время…»

Если причина отказа неочевидна, то от отказа лучше воздержаться.

Способов отказать немало, но в большинстве случаев работодатели не утруждают себя их применением. Попробуем разобраться, почему.

Почему соискателям не отказывают после собеседования

Причина 1. Не принято отказывать . В правдивость фразы «Мы с вами свяжемся (даже в случае отрицательного результата)» не верит почти никто - ни те, кто ее произносит, ни те, кому ее говорят. Считается, что можно произнести эту фразу и не утруждать себя отказом. Поэтому тем редким нанимателям, которые ценят время соискателей, потраченное на интервью, гарантированы позитивное отношение и уважение.

Причина 2. Нет времени и/или в компании допускается не отправлять отказ соискателям, если есть другая работа . Специалист по подбору персонала может быть серьезно загружен, а качество его работы руководство оценивает по количеству нанятых сотрудников, а не отправленных отказов. Поэтому отказы соискателям, как правило, находятся на последнем месте в списке приоритетных задач. Руководство компании чаще всего не задумывается о том, что отказы позитивно влияют на имидж работодателя, и не требует выполнения этой работы от рекрутера.

Причина 3. Невозможно объяснить причину отказа . Интегральная оценка «нравится» всегда будет решающей при выборе сотрудника. Иногда специалисты по подбору предпочитают ничего не отвечать соискателю, избегая вопроса «А почему мне отказали?».

Причина 4. Хочется посмотреть «кого-нибудь еще» или длительное рассмотрение кандидатур на занятие вакантной должности. Бывает так, что наниматель не готов сделать соискателю предложение, но и отказывать тоже не готов - вдруг никого лучше найти не удастся. Состояние неопределенности затягивается на такой длительный срок, что отказ через месяц-полтора будет выглядеть странным. Поэтому об отказе никто уже не задумывается.

Причина 5. Неизвестно, кто должен отказывать . Рекрутеры отправили соискателя к клиенту, который потом сам принимает решение. Учитывая, что одна сторона хочет получить деньги за заказ, а вторая - финального кандидата за деньги, такие несущественные детали, как то, кто, как и когда даст ответ отвергнутым соискателям, практически никогда не обсуждается. Работодатель считает, что он заплатил деньги за финального кандидата, и остальное его не касается, рекрутер не вдается в детали принятия решения.

Причина 6. Ожидание выхода на работу кандидата, которому уже сделали предложение . Ситуация, когда соискатель, получивший и принявший предложение, так и не появляется у нового работодателя, не редкость. Наниматель, не дождавшийся нового сотрудника, но отказавший «запасным» участникам конкурса, вынужден начинать поиск с чистого листа. Поэтому для перестраховки отказ соискателям может быть отсрочен, а потом о нем могут просто забыть.

Список причин не исчерпывающий… всякое бывает.

Денис Карандашев

С июля 2015 г. работодатели должны начать соблюдать новое правило – в течение семи дней объяснить потенциальному сотруднику, почему они отказались взять его на работу и заключить трудовой договор. Раньше никаких сроков по поводу такого отказа Трудовой кодекс не устанавливал, хотя обязывал сообщать причину отказа. Закон, который вносит изменения в соответствующую статью ТК – 64-ю, подписал 1 июля президент Путин. За несоблюдение новых требований работодатели будут нести административную ответственность, говорится в законе.

Эти поправки предложила Госдума, а правительство их поддержало. Цель инициативы – защитить права работников. Многие работники считали, что их права нарушены, если после собеседования им приходилось неделями ждать письма или звонка от работодателей, но ответа не было.

Работодателей это нововведение ставит в более тяжелые условия, ведь соблюдение процедуры повысит цену найма сотрудников, считает Елена Кожемякина, управляющий партнер юридической компании BLS. И пострадают в основном добросовестные компании, соблюдающие законы. «Неделя - слишком короткий срок для закрытия вакансий, даже на поиски сотрудника на исполнительскую должность уходит как минимум две недели, а в Москве в среднем 14 дней», - говорит Кожемякина. К примеру, когда ее компания объявляет конкурс на должность юриста, в ответ приходит порой 500 резюме, примерно 20 человек приглашают на собеседование, и только три-четыре человека выходят в финал. На всю процедуру уходит около двух месяцев.

Кроме того, работодатели наверняка станут жертвами манипуляций со стороны нечестных соискателей, которые хотят устроиться на высокооплачиваемую должность, но не имеют нужной квалификации, предполагает Кожемякина. А поскольку формальных причин за неделю отдел персонала не сможет найти, то будет вынужден брать их на работу и проверять новичков в течение испытательного срока. Ведь российское законодательство запрещает необоснованный отказ в приеме на работу (по причине неподходящего возраста, пола и проч.). Причиной отказа могут стать лишь неподходящие деловые качества соискателя. Впрочем, законопослушные компании и так всегда старались сообщать соискателям об отказе в течение трех дней. В кодексе есть статья, обязывающая работодателей отвечать на запросы предоставить документы в трехдневный срок, замечает Дмитрий Кофанов, юрист по трудовому праву и гендиректор NS Consulting.

Впрочем, введение более жестких норм некоторых работодателей не пугает. Новый закон будет дисциплинировать работодателей и заставлять их быстрее принимать решение о найме, предполагает Екатерина Егорова, гендиректор отеля «Новый Петергоф» в Санкт-Петербурге. И у отдела персонала работы прибавится. «Раньше в рамках деловой этики мы письменно уведомляли об отказе всех обратившихся к нам топ-менеджеров и управленцев среднего звена», – говорит Егорова. Что до причины отказа, то опытный директор по персоналу всегда найдет нужную формулировку, добавляет она. Достаточно написать, что образование, квалификация или опыт работы не соответствует должностным инструкциям на искомую позицию. Иногда в должностных инструкциях оговариваются даже личностные особенности работника. Например, в инструкции отеля для официантов указано, что человек должен иметь четкую дикцию, чтобы клиенты понимали его с первого раза. Если у кандидата этого качества нет, можно его не брать, поясняет Егорова. Еще один положительный аспект закона в том, продолжает она, что он может помочь победить столь распространенное в России своячество – ситуацию, когда работодатель вынужден по просьбе знакомых брать на работу человека с несоответствующей квалификацией. После принятия закона будет легче отвергать таких кандидатов на официальных основаниях.

В организации освободилась должность.

Старый сотрудник уволился и на его место необходимо подобрать кого-то другого.

Казалось бы, проще задачи не бывает.

Рынок труда переполнен желающими найти работу.

Отклики на вакансию приходят пачками.

Но как среди этого многообразия подобрать нужного кандидата, а всех остальных отсеять?

При этом отказать неугодным соискателям правильно, а главное правомерно.

Чтобы ни у кого не возникло желание пойти в суд с жалобами на необоснованный отказ.

Права работодателя

У организации есть свобода выбора в поиске сотрудников.

Каждый работодатель имеет право самостоятельно решать, кого оформлять на работу.

При этом он не обязан принимать людей на освободившиеся вакантные места.

То есть человек уволился, и организация сама решает, нужно ли на его место оформлять кого-то другого или же можно обойтись оставшимися сотрудниками.

Любое решение правомерно.

Нет такого закона, который бы обязывал работодателя моментально заполнять появившиеся вакантные места.

Ответственность за прием, перевод и увольнение всегда лежит на работодателе.

Он может предъявить определенные требования к претендентам: наличие опыта к конкретной сфере, соответствующее образование, знание языков. Но только в рамках закона.

Лучше всего любые требования расписать в должностной инструкции.

В случае возникновения споров, претензий со стороны кандидатов, всегда можно ссылаться на нее и аргументировать свой отказ документально.

Права соискателей

В отдельных случаях работодатель просто обязан оформить соискателя на работу:

• Если центрами занятости отправлен безработный человек на место по квоте для замещения вакансии.
• В случае избрания по конкурсу.
• При положительном судебном решении о восстановлении на работу (ст.16 ТК РФ ).

Соискатель в своем праве потребовать письменное объяснение от организации о причинах отказа в приеме на работу.

Запрет на неправомерный отказ в трудоустройстве

Статья 64 Трудового кодекса предоставляет соискателям определенные гарантии и запрещает работодателю необоснованно отказывать в заключении трудового договора.

Лишь деловые качества кандидата являются объектом изучения HR-менеджерами при выборе сотрудника.

Пол, возраст, национальность, социальный статус, имущественное положение никак не влияют.

В порталах о работе часто встречаются объявления такого характера:

Требуется женщина до 30 лет с привлекательными внешними данными для работы секретарем.

Секретарь должна обладать определенными умениями, чтобы сразу качественно выполнять свои обязанности.

Но как внешние данные человека будут влиять на его работу?

А если кандидату 32 года? Разве он хуже примет звонки, чем 29 летний соискатель или же не так сварит кофе?

Такие объявления противозаконны с 2013 года. Работник должен быть без пола и возраста.

Нельзя выбирать кандидатов исходя из их места жительства, семейного положения.

За последние два года не раз возникали судебные тяжбы из-за дискриминационных требований.

Часто по жалобам соискателей проверяли деятельность организаций, подававших неправильные объявления, и последним приходилось платить штрафы.

Рассмотрим основные признаки запретов, которые закреплены в трудовом кодексе:

• Нельзя отказывать женщинам в приеме на работу в связи с их беременностью или наличием детей. Но при этом, соискателю придется найти доказательства того, что потенциальный работодатель знал об особом семейном положении женщины. И причина отказа кроется не в деловых качествах, а в наличии детей или в беременности.
• Нельзя отказывать соискателю, приглашенному в письменной форме от другого работодателя, если он пришел оформляться в течение одного месяца после увольнения с предыдущего места.

Особенности оформления отказа, приглашенным по переводу кандидатам

Лица, приглашенные на работу из другой организации, должны быть оформлены в обязательном порядке. Но есть одно но.

Существует срок давности приглашения, по истечении которого, все обязанности работодателя по отношению к потенциальному сотруднику, прекращаются.

Человеку дается один месяц после увольнения на то, чтобы он начал трудиться в пригласившей его организации.

После истечения срока работодатель имеет полное право отказать кандидату.

Даже уважительная причина не повод для увеличения срока.

Теперь прием на работу - это не обязанность, а право пригласившей стороны.

Рассмотрим пример:

Иванова Г.Н. уволилась 15.02 из ООО «Каспий» по приглашению ИП Чеботарова.

Но в назначенный срок Иванова не пришла в отдел кадров, как не появилась она и в последующие дни.

Свое не появление объясняла уважительными причинами (болезнь сына).

Работодатель хоть и желал войти в положение Галины, но взять ее на работу не мог.

Вакантная должность уже была занята другой кандидаткой.

В данной ситуации действия работодателя правомерны.

Он дождался истечения срока действия приглашения и лишь потом принял сотрудника вместо Ивановой.

Несмотря на уважительные причины, женщина сама виновата, что осталась без работы.

Законные действия работодателя

Учитывая, что трудовой кодекс в полной мере не раскрывает понятие «необоснованный отказ в заключение трудового договора», а лишь содержит в себе примерный перечень наиболее распространенных причин, недовольство кандидатов дело повсеместное.

Даже если работодателем был оформлен отказ соискателю из-за его деловых качеств, что законно, последний, в силу незнания особенностей законодательства, может расценить это как элемент дискриминации.

А ведь не всегда знания и умения соискателей релевантны вакансии.

И принять в штат каждого желающего работодатель не может при всем желании.

Пример:

Максимов А.В. успешно прошел всю процедуру отбора на должность.

Перед подписанием трудового договора он проговорился, что имеет положительный ВИЧ-статус.

Директор передумал принимать его на работу, так как опасался за свое здоровье и психологическую ситуацию в коллективе.

Но Максимов оказался не робкого десятка и подал в суд.

В данной ситуации директор фирмы не прав. Отказывать кандидату из-за его болезни неправомерно.

Конечно, существуют Правила профилактики СПИДа в России.

Есть перечень должностей, на которые принимают людей, только после обследования на ВИЧ инфекцию.

Но ведь директор фирмы не стал запрашивать Перечень, сверять должности.

Для него было важнее избавиться от кандидата с потенциально опасной болезнью.

Вам наверняка будет интересно посмотреть ментальную карту , где подробно объясняется процедура установления испытательного срока

Отказ в связи с деловыми качествами работника

Деловые качества соискателей не всегда соответствуют требованиям работодателя, которые обычно закреплены в должностных инструкциях.

Отказ может быть в связи с отсутствием необходимого опыта, незнанием определенного языка, недостаточной квалификацией.

Сведения о деловых качествах, прежде всего, получают из документов соискателя.

В дипломах содержаться информация об образовании человека, его специализации, квалификации. Корочки дают возможность оценить разряд и степень.

Трудовая книжка помогает определить стаж работы.

Специалисты ОК могут проводить тестирование, анкетирование, чтобы тщательнее изучить деловые качества каждого претендента.

Например, для оценки уровня владения соискателя иностранным языком, HR-менеджеры часть вопросов задают на английском.

Случаи обязательного отказа:

Иногда соискатель полностью устраивает работодателя и последний готов его оформить на работу хоть сегодня. Но закон выступает против.

Рассмотрим эти ситуации:

На отдельных видах работ закон ограничивает использование труда лиц женского пола. Данный случай нельзя рассматривать как метод дискриминации. Тут скорее проявляется забота о здоровье женщины.

• Кандидату запрещено на определенный срок занимать соответствующую должность. При наличии судебного решения работодатель спокойно может отказать соискателю, и данное решение будет абсолютно правомерным.
• Невыполнение кандидатом требований, установленных трудовым кодексом. Например, отказ от прохождения медицинского обследования, являющимся обязательным для отдельных должностей.

Не каждый соискателей достоин новой должности. Работодателю важно правильно отказать не подходящим ему кандидатам.

Не ущемляя их права, не задевая достоинства, не создавая повода для обращения в суд.

Главное для руководителя – сформулировать отказ законно.

В противном случае судебной тяжбы не избежать, особенно если соискатель попадется принципиальный, умеющий отстаивать свои права.

Желание избежать неприятного разговора и проигнорировать эту необходимость – нормальная реакция.

Но делать этого не стоит. Ответ о результатах собеседования – это проявление элементарного уважения к кандидату .

Он говорит о культуре компании. А строить и поддерживать положительный имидж компании в разы сложнее, чем его разрушить.

Взаимодействие с каждым кандидатом должно носить характер партнерства . Ведь завтра тот же соискатель вполне может стать клиентом компании или посоветовать своему руководству компанию как надежного партнера. И это только в том случае, если впечатления о компании у него останутся самые приятные.

Любой соискатель и сотрудник (настоящий и бывший) может легко выйти в Интернет и оставить на специализированных сайтах отрицательный отклик о компании, что не пойдет на пользу HR-бренду организации.

Когда это нужно делать?

Чтобы облегчить жизнь себе и соискателю, желательно оговаривать сроки ответа в финале заключительного собеседования.

Такой вариант предпочтителен и представляет компанию как серьезного и надежного работодателя.

Но не всегда интервьюеру известно точно, когда будет решение, ведь зависеть оно может от нескольких человек .

В этом случае лучше так и объяснить кандидату и назвать примерные сроки оглашения решения.

Разумеется, нужно быть предупредительным и все обещания сдержать. Если прозвучала фраза «Мы Вам позвоним в течение недели, чтобы дать ответ о результатах», то эти сроки нельзя игнорировать. Даже если решение к назначенному времени еще не принято, нужно позвонить и договориться о других сроках.

Если же никаких договоренностей не было, то сообщить об отрицательном решении лучше сразу, как оно стало известно . Соискатель находится в стрессовой ситуации из-за неизвестности и необходимости ждать, поэтому не нужно заставлять его нервничать и дальше и отнимать его время.

Компания, дорожащая своей репутацией, обязательно даст ответ соискателю в течение 2 недель с момента последнего собеседования. Затягивание ответа и, что еще хуже, его отсутствие могут сыграть не в пользу компании, ведь эффект «сарафанного радио» на рынке труда никто не отменял.

Часто возникает ситуация, когда уже в ходе собеседования становится ясно, что кандидат не подходит. В этом случае лучшим вариантом станет фраза «В случае положительного решения мы позвоним Вам в течение 2 дней».

Такой ответ даст кандидату четкое представление о способе связи и сроках ответа. Разумеется, если в течение 2 дней кандидат не получит звонка, он не станет ждать дольше и продолжит поиски работы.

Причины отказа

О причинах отказа лучше говорить честно, если они касаются профессиональных качеств и трудового опыта, но только в том случае, если сам кандидат попросил объяснить их.

Это даст ему возможность проанализировать некоторые моменты и поработать над собой.

Если же кандидат не спрашивает о причинах, то и упоминать о них не следует.

Есть и ряд причин, которые лучше не озвучивать совсем :

1. Если причина в том, что кандидат просто субъективно не понравился конкретному представителю компании, а с профессиональной точки зрения и по личностным качествам он подходит.
2. Когда выбор сделан в пользу кандидата определенного пола или возраста при прочих равных. Это считается дискриминацией, а она запрещена.
3. Когда кандидатура женщины отклонена только из-за наличия у нее ребенка или опасения, что она забеременеет и уйдет в декрет. Это также дискриминация.

В этих случаях можно ответить, что другой кандидат больше подошел компании по своим профессиональным качествам и опыту или что он работал в компании той же сферы деятельности. Если же соискатель не прошел тестовое задание, то ему сообщается об этом напрямую. Возможно, придется уточнить вопросы, на которые даны неправильные ответы.

Если соискатель посчитает причины отказа неубедительными, а свои права ущемленными, он имеет возможность направить работодателю письменное требование объяснения причин.

Введенные в 2015 году поправки в Трудовой кодекс обязали работодателя сообщать в письменной форме о причинах отказа в течение 7 дней с момента получения такого требования. Позже с этими документами соискатель вполне может обратиться в суд. Поэтому работодателю необходимо быть внимательным и осторожным, формулируя причины отказа.

Как сообщить кандидату?

Существует несколько вариантов связаться с кандидатом, чтобы сообщить ему об отказе. В этом разделе статьи разберем как правильно отказать соискателю после собеседования, примеры:

Письмо по почте

Этот вариант отказа сегодня редко используется. Может понадобиться только в том случае, если у соискателя нет ни телефона, ни электронного адреса, что не дает возможности связаться с ним.

Само письмо составляется по аналогии электронного сообщения и распечатывается на бланке организации. Отправлять такое письмо нужно с уведомлением, чтобы быть уверенным, что адресат его получил.

Электронное сообщение

Очень часто сотрудника ставит в тупик простая, казалось бы необходимость написать письмо после собеседования с отказом соискателю. Приведем пример такого письма:
Здравствуйте, Борис Иванович!

20.07.2016 г. Вы проходили собеседование на вакантную должность Менеджера по логистике. От лица компании «101 Million» благодарю Вас за уделенное время. Мы высоко оценили Ваш профессиональный уровень и личностные качества. К сожалению, в этот раз выбор сделан в пользу другого кандидата. Мы сохранили Ваше резюме и обязательно вернемся к нему, когда в компании появится подходящая вакансия.

С наилучшими пожеланиями,

Ольга Ларионова,

Менеджер по персоналу ООО «101 Million»

Личная встреча

Такой способ сообщения об отрицательном ответе почти не используется.

Исключение составляют случаи, когда в ходе собеседования становится ясно, что кандидат категорически не подходит .

В этой ситуации часто интервьюер плохо сдерживает негативные эмоции и сообщает соискателю неприятную информацию сразу и подчас в резкой форме.

Если причина реакции интервьюера – непорядочное поведение кандидата во время беседы, проявление грубости и неуважения и прочие резко негативные моменты, то раздражение и отказ понятны и оправданны. Но зачастую в случае с хорошими соискателями такое поведение интервьюера говорит о его непрофессионализме.

Другая ситуация, требующая отказа при встрече, – появление кандидата в офисе по собственной инициативе . Иногда соискатели устают ждать и едут в компанию за ответом сами. Причем, без предупреждения.

Такому кандидату нужно обязательно уделить несколько минут, отвести его в переговорную и в спокойной обстановке сообщить ему о решении. Разговор может строиться так:

Интервьюер: Спасибо, что уделили время нашей компании и поучаствовали в конкурсе на вакансию. К сожалению, решение принято в пользу другого кандидата, о чем мы собирались сообщить Вам сегодня в телефонном разговоре, но Вы нас опередили и приехали сами.

Кандидат: А почему я не подошел?

Интервьюер: Вы подошли по большинству критериев и именно поэтому прошли все этапы отбора, но выбирать пришлось из пяти высококлассных специалистов, включая Вас. Один из соискателей больше подошел для этой конкретной должности на данном этапе развития компании, поскольку обладает профильным образованием.

Но у нас есть программа кадрового резерва и Ваше резюме и результаты тестов сохранятся у нас. А в следующий раз, когда в компании откроется подходящая вакансия, мы вернемся к Вашей кандидатуре, если для Вас это будет актуально.

Телефонный звонок

Самый популярный способ сообщения как о положительном, так и об отрицательном решении – телефонный разговор .

Отказ кандидату после собеседования пример:

Интервьюер: Добрый день, Марина Николаевна! Ольга из «101 Million». Я Вас не отвлекаю?

Кандидат: Нет.

Интервьюер: Я рада. Вы проходили в нашей компании собеседование на должность Старшего маркетолога. Мы высоко оценили Ваш опыт и личные качества. Но вынуждена сообщить, что результат по Вашей кандидатуре в этот раз отрицательный.

Кандидат: Как жаль. А почему?

Интервьюер: Для данной должности важно знание английского языка. Тот уровень владения, который Вы продемонстрировали в ходе беседы, недостаточен. Поэтому руководством было принято решение взять на должность кандидата с уровнем английского Upper-Intermediate.

Кандидат: Понятно.

Интервьюер: Спасибо Вам за уделенное время. Было очень приятно с Вами пообщаться! Я уверена, что такой высококлассный специалист, как Вы, очень быстро найдет отличную интересную работу!

Какой способ лучше?

Выбор способа зависит от нескольких факторов. Один из них – уровень вакантной должности. В конкурсе на участвует обычно от 3 до 6 соискателей.

Соответственно, связаться с каждым из не подошедших соискателей необходимо по телефону лично . В этом случае, конечно, придется ответить на несколько не всегда приятных вопросов, к чему нужно быть готовым.

Отказ электронным письмом поможет избежать вопросов от кандидатов и может быть использован в случаях, когда подбирался специалист низшего или среднего звена.

Количество прошедших собеседование соискателей в этом случае может составлять от 10 человек и обзвонить их всех, попутно ответив на встречные вопросы, – процесс трудоемкий.

При составлении электронного или бумажного письма нужно быть аккуратным в формулировках. Отказ соискателю после собеседования должен быть обоснован исключительно деловыми качествами соискателя. Малейший намек на дискриминацию может спровоцировать судебное дело в отношении компании.

Целесообразнее не указывать в письме причину отказа совсем . Сообщать причины нужно только в случае, когда кандидат настаивает на их обосновании.

Отказывать всегда сложно и неприятно, но пренебрегать этим моментов в работе с соискателями не стоит. Это поможет выстроить компании сильный бренд работодателя, что положительно отразится и на общем имидже предприятия и его руководства.

Работа в такой компании желанна для большинства кандидатов, а это поможет в дальнейшем без труда привлекать лучших из них. А ведь талантливые сотрудники – основной актив успешной компании.

Надеемся наши материалы позволили вам узнать, как отказать соискателю после собеседования и

Смотрите на видео: отказ соискателю после собеседования

Компания может понести административную, а ее должностные лица – даже уголовную ответственность за непредоставление соискателю на открытую вакансию письменного объяснения причин отказа в приеме на работу. Грамотно составленный отказ в приеме на работу поможет избежать такой ответственности.

Достаточно велика вероятность возникновения ситуации, когда отвергнутый соискатель на открытую вакансию присылает запрос об объяснении причин отказа в приеме на работу. Ранее такое письмо можно было проигнорировать, но 11 июля 2015 года вступила в силу поправка в , которая обязывает работодателей в срок не позднее семи рабочих дней давать в письменной форме разъяснения в которых указаны причины отказа в приеме на работу ( в ред. ).

За непредоставление соискателю письменного отказа в приеме на работу предусмотрена административная ответственность ():

• предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц – от 30 000 до 50 000 рублей;
• в случае повторного нарушения – наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от одного года до трех лет; на юридических лиц – от 50 000 до 70 000 рублей.

Кроме того, помимо административного штрафа для должностных лиц предусмотрено уголовное наказание за необоснованный отказ в приеме на работу беременной женщине или женщине, имеющей детей в возрасте до трех лет (). Данное нарушение влечет:

• наложение штрафа в размере до 200 000 рублей или в размере заработной платы или иного дохода за период до 18 месяцев;
• либо обязательные работы на срок до 360 часов.

Рассмотрим, как фирме-работодателю составить мотивированный отказ в приеме на работу неподходящим соискателям, на что обратить внимание при выборе кандидата, и в каких случаях отказ будет правомерным, а в каких – необоснованным.

Оформление отказа в приеме на работу

Случаи отказа можно условно разделить на две категории:

• прием на работу прямо запрещен или ограничен законодательством РФ (см. раздел "Что нужно помнить при отказе в приеме на работу" ниже);
• соискатель по своим деловым качествам не соответствует требованиям, установленным для претендента на конкретную должность.

Компания может столкнуться с различными ситуациями, в которых необходимо дать отказ соискателю в приеме на работу. Например, представленные документы не соответствуют требованиям должности; работы, которые необходимо будет ежедневно выполнять новому сотруднику, по медицинским или возрастным показателям ему противопоказаны. Также не исключена ситуация, когда на момент подачи резюме соискателем фирма уже приняла решение в пользу другого соискателя, откликнувшегося ранее, и, таким образом, причиной отказа в приеме на работу стало отсутствие открытых вакансий.

Кроме того, компания может дать отказ кандидату в приеме на работу в связи с несоответствием деловых качеств, требования к которым закрепляются в должностной инструкции или иных локальных нормативных актах.

Согласно законодательству РФ деловые качества работника включают в себя способности его выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (например, наличие определенной профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (например, состояние здоровья, наличие определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли) ().

При этом фирма вправе предъявить к соискателю и иные требования, не установленные законодательством РФ, но обязательные для заключения трудового договора в силу прямого предписания федерального закона, либо которые необходимы в дополнение к типовым или типичным профессионально-квалификационным требованиям в силу специфики той или иной работы (например, владение одним или несколькими иностранными языками, способность работать на компьютере) ().

Следовательно, компания может указать в вакансии дополнительные требования к должности, на которую претендует соискатель.

Однако, в случае возникновения трудовых споров, придется обосновать необходимость установления перечня дополнительных требований. Перечень должен отражать особенности осуществления функций той или иной должности и характер труда. Например, дополнительное требование о том, чтобы соискатель, претендующий на должность инженера-землеустроителя, владел навыками работы в специализированных программах (например, MapInfo или AutoCAD), может быть обусловлено необходимостью выполнять работу, которая предусматривает компьютерную обработку и корректировку землеустроительной информации. Кроме того, компания вправе требовать от соискателя наличие необходимого опыта в соответствующей сфере деятельности или по определенной специальности (профессии), специализированных знаний для выполнения ежедневных трудовых функций.

Таким образом, для подготовки наиболее обоснованного уведомления об отказе в приеме на работу рекомендуем составлять подробные и актуальные должностные инструкции, отражающие работу в конкретной организации. В них необходимо перечислить квалификационные требования к должности и реальные дополнительные знания и навыки.

Зачастую руководители отделов персонала и производственных отделов к такому важному документу относятся весьма формально. Не секрет, что должностные инструкции составляются на основе шаблонов, порой единственным изменением в которых является наименование организации и фамилия ее руководителя. Детальная проработка функциональных обязанностей с указанием целого ряда особенных навыков, определенного уровня образования и опыта работы по специальности в дальнейшем позволит компании законно и обоснованно отказать неподходящему кандидату в приеме на работу, а новому сотруднику быстро войти в курс дела на новом месте.

Если же в должностных инструкциях не закреплены указанные выше требования, то для аргументирования отказа в трудоустройстве необходимо ссылаться на нормы, отраженные в законодательных актах РФ.

Что нужно помнить при отказе в приеме на работу

Заключение трудового договора с конкретным лицом, ищущим работу, является правом, а не обязанностью компании. не содержит норм, которые обязывают заполнять вакантные должности немедленно по мере их возникновения. Верховный Суд РФ указывает, что работодатель вправе самостоятельно, под свою ответственность принимать кадровые решения в целях эффективной экономической деятельности и рационального управления имуществом ( (далее – Постановление № 2)).

Таким образом, компания может свободно отбирать максимально соответствующих особенностям работы кандидатов на должность, составив для нее подробную должностную инструкцию.

При этом специалистам отдела кадров и руководителям организаций в первую очередь нужно обратить внимание, не подпадает ли кандидат под категорию лиц, которых законодательство РФ запрещает принимать на работу.

Так, законодательство запрещает или ограничивает прием на открытую вакансию:

• лиц, не достигших 16 лет (за исключением выполнения легкого труда, не причиняющего вреда их здоровью, в свободное от получения основного общего образования время и без ущерба для освоения образовательной программы) ( , ; , );
• лиц, не достигших 18 лет, для привлечения к работе по совместительству (), к работе вахтовым методом (); к работе с вредными и (или) опасными условиями труда, на подземных работах, а также к работам, выполнение которых может причинить вред их здоровью и нравственному развитию (игорный бизнес, работа в ночных кабаре и клубах, производство, перевозка и торговля спиртными напитками, табачными изделиями, наркотическими и иными токсическими препаратами, материалами эротического содержания); к работе, связанной с переноской и передвижением тяжестей, превышающих установленные для них предельные нормы ();
• лиц, не достигших 18 лет, для работы с наркотическими средствами и психотропными веществами, а также к деятельности, связанной с оборотом прекурсоров ( , утв. );
• лиц, не достигших 18 лет, для работы, связанной с непосредственным обслуживанием или использованием денежных, товарных ценностей или иного имущества, требующей заключения письменного договора о полной материальной ответственности ();
• женщин для выполнения работ, связанных с подъемом и перемещением вручную тяжестей, превышающих предельно допустимые нормы ( ; пост. Правительства РФ от 06.02.1993 № 105);
• женщин для работ с вредными и (или) опасными условиями труда, а также для подземных работ (за исключением нефизических работ или работ по санитарному и бытовому обслуживанию) ( ; );
• работников-совместителей, если они претендуют на работу в качестве руководителя организации при отсутствии разрешения уполномоченного органа или собственника организации по основному месту работы ();
• работников-совместителей, если они претендуют на работу, связанную (как и их основная деятельность) с управлением транспортными средствами или управлением движением транспортных средств ();
• лиц без документов, необходимых для приема на работу в соответствии с требованиями трудового законодательства ();
• лиц, претендующих при приеме на работу с вредными, тяжелыми или опасными условиями труда на должность на условиях совместительства, но не предоставивших документы, необходимые для приема на работу в соответствии с требованиями трудового законодательства (), а также справку о характере и условиях труда на основном месте работы ( , );
• иностранных граждан, не предоставивших разрешение на работу (за исключением некоторых категорий лиц ( (далее – Закон № 115-ФЗ)));
• лиц, не прошедших обязательный медицинский осмотр для работы: в организациях пищевой промышленности, общественного питания, торговли, в лечебно-профилактических и детских учреждениях; в организациях с вредными и (или) опасными условиями труда; связанной с движением транспорта ( , ); в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях ();
• лиц, не достигших 18 лет и не прошедших обязательный медицинский осмотр ( , );
• дисквалифицированных лиц для работы на должностях руководителя организации, медицинского или фармацевтического персонала ();
• иностранных граждан, временно пребывающих в России, для работы на должности главного бухгалтера или иной должности, по которой на работника возлагается ведение бухгалтерского учета ().

Если указанных выше категорий среди соискателей нет, то следующим условием является наличие необходимого для должности пакета обязательных и дополнительных документов, установленного законодательством.

Если все документы в порядке и в наличии, то далее рассматривают деловые качества соискателя, его способность качественно и эффективно решать поставленные перед ним задачи в течение всего периода работы.

Конечно, компания сама принимает решение о том, кто из рассматриваемых кандидатов наиболее подходит с учетом формальных и неформальных требований, внутренних правил и ее корпоративной культуры. Однако при этом обязательно нужно руководствоваться положениями законодательства РФ и быть готовым объяснить законность и обоснованность отказа в заключении трудового договора.

Кроме того, есть мотивы, по которым запрещено отказывать в приеме на работу.

Так, работодатель нарушит действующее законодательство, если откажет соискателю на открытую вакансию по одной из перечисленных ниже причин:

• дискриминационный характер мотивов, не связанный с деловыми качествами (пол; возраст; имущественное, семейное, социальное и должностное положение; место жительства (в том числе наличие или отсутствие регистрации по месту жительства или пребывания); раса; цвет кожи; национальность; язык; происхождение; отношение к религии; убеждения; принадлежность или непринадлежность к общественным объединениям или каким-либо социальным группам) ();
• женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей ();
• лицам, приглашенным на работу в письменной форме в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы (ч. 4 ст. 64 ТК РФ

  Обратите внимание, что так часто встречающиеся в объявлениях о приеме на работу требования, касающиеся возраста работника, а также наличия постоянной или временной регистрации в городе, где открыта вакансия, являются причинами, носящими дискриминационный характер (ст. 64 ТК РФ ; ).

  Елена Ермилова , специалист по кадровому делопроизводству компании Acsour