Ми починаємо цикл статей, присвячених впровадженню системи електронного документообігуна підприємстві. Тема першої статті – проведення передпроектного обстеження перед запровадженням системи електронного документообігу (СЕД).

Припустимо, що керівництво організації дозріло запровадження СЕД. А що далі? Які кроки компанія має зробити і чи має?

Найпростіший спосіб - відразу звернутися до організації, яка здійснюватиме впровадження системи електронного документообігу, іншими словами, зайняти позицію «проблеми вирішуватимемо в міру їх надходження». Однак простий спосіб не завжди менш затратний. Насамперед, організація-замовник має оцінити масштаб запровадження СЕД. Тому до його початку потрібно проаналізувати стан справ. Для цього необхідно вивчити процеси, які будуть автоматизовані, інакше кажучи, виконати передпроектне обстеження.

ПЕРЕДПРОЕКТНЕ ОБСТЕЖЕННЯ З ТОЧКИ ЗОРУ ОРГАНІЗАЦІЇ-ВИКОНАВЦЯ

З позиції організації-виконавця передпроектне обстеження є повноцінним першим етапом запровадження будь-якої інформаційної системи та включається до договору надання послуг із запровадження. І СЕД не є винятком.

У цьому випадку передпроектне обстеження включає:

Діагностику існуючої в організації системи

діловодства;

Аналіз відповідності фактичного стану роботи з документами внутрішнім нормативним документам організації, які регламентують документаційне забезпечення;

Оптимізацію документопотоків та діловодства;

Внесення відповідних змін до внутрішніх нормативних документів;

Виявлення ризиків під час впровадження СЕД;

Визначення меж автоматизації, аудит існуючої ІТ-інфраструктури організації, пропозиція конкретного ІТ-рішення СЕД;

Оцінку робіт з інтеграції СЕД у існуючу ІТ-інфраструктуру.

Результатом передпроектного обстеження стане документ «Функціональні вимоги» або «Звіт про обстеження» або проект «Технічного завдання» (залежно від складності проекту та умов договору). Ці документи будуть містити такі результати обстеження:

Опис вивчених бізнес-процесів та документопотоків організації в частині діловодства та документаційного забезпечення;

Перелік документів та звітних форм, що використовуються в організації для систематизації розглянутих процесів;

Опис ролей користувачів;

Технічний аудит існуючої в організації ІТ-інфраструктури;

Оцінка готовності організації до запровадження СЕД;

Пропозиції щодо оптимізації розглянутих бізнес-процесів з урахуванням застосування СЕД;

План проекту (розробка та налаштування СЕД, навчання працівників, дослідно-промислова експлуатація СЕД, промислова експлуатація СЕД) з оцінкою необхідних витрат(людських та фінансових);

Специфікації на потрібне обладнання;

Пропозиції щодо організації підвищення кваліфікації працівників.

Іноді організації-виконавці пропонують провести передпроектне обстеження безплатно. Це робиться для залучення організації як замовника,

проте практикується нечасто.

Також деякі організації-виконавці безкоштовно пропонують демонстраційну версію програми для роботи (як правило, на місяць). Це дозволяє освоїтись у програмі, оцінити всі її плюси та мінуси, звикнути до інтерфейсу.

ПЕРЕДПРОЕКТНЕ ОБСТЕЖЕННЯ З ТОЧКИ ЗОРУ ОРГАНІЗАЦІЇ-ЗАМОВНИКА

З позиції організації-замовника передпроектне обстеження – це аудит: аналіз процесів документаційного забезпечення управління для розуміння поточної ситуаціїта виявлення моментів, найбільш проблемних з погляду управління потоками документів. Організації-замовнику повною мірою складно самостійно виконати подібне повноцінне обстеження з кількох причин. Насамперед – через відсутність досвіду та інформації про те, як саме проводиться подібне обстеження. Виникає резонне питання: якщо це так складно, то навіщо винаходити велосипед? Чи не простіше одразу звернутися до організації-виконавця? Можна, але простіше не означає дешевше.

Розглянемо, що пропонує організації-замовнику обстеження процесів документаційного забезпечення.

■ Формулювання цілей застосування СЕД.

■ Визначення завдань і функцій, які в подальшому СЕД має виконувати (визначення меж впровадження) . Найчастіше замість чітких цілей та завдань організація-замовник починає перераховувати проблеми, які необхідно вирішити за допомогою запровадження СЕД. Але це не одне й те саме. Тому організація повинна ясно уявляти, що хоче отримати у результаті застосування СЕД, і поставити організації-виконавцю конкретні завдання.

■ Оцінка реальної картини життя організації (її організаційна структура, функції, взаємодія підрозділів тощо) . Таку можливість дає аналіз внутрішніх нормативних документів організації щодо того, як вони реалізуються на практиці. У ході аналізу положень структурних підрозділів, посадових інструкцій, регламентів взаємодії з'ясовуються цікаві факти Наприклад, може виявитися, що посадові інструкціїтих чи інших працівників безнадійно застаріли або відсутні зовсім. А структурні підрозділи виконують свої функції чи, навпаки, не виконують тих, що зобов'язані, тощо.

■ Опис існуючих процесівдокументаційного забезпечення. Тут також може бути безліч несподіванок.

■ Можливість оптимізації обстежених та описаних бізнес-процесів. Якщо в цьому є потреба. Після такого аналізу може знадобитися актуалізація внутрішніх регламентів.

■ Оцінка власних ресурсів(людських та технічних). До впровадження системи необхідно зрозуміти, який обсяг участі в реалізації проекту буде потрібний від фахівців і наскільки вони готові до цього. Якщо говорити про спеціалістів-виконавців, то їм достатньо дати доручення. А ось з керівниками справа набагато складніша. Участь управлінського апаратуу запровадження СЕД необхідно обговорити ще початку процесу. Також не зайвим буде аналіз власної ІТ-інфраструктури, щоб з'ясувати, чи достатньо комп'ютерів, чи не застаріло програмне забезпечення тощо.

■ Виявлення ризиків та способів їх подолання при впровадженні СЕД. Виявлення ризиків перед використанням системи дозволить їх звести до мінімуму. Які це можуть бути ризики? Які завгодно:

Ризик відсутності чи неактуальності необхідних нормативних документів;

Ризик недостатньої технологічної оснащеності організації;

Ризик некоректний фінансової оцінкивпровадження та підтримки СЕД тощо.

Як провести передпроектне обстеження самостійно

■ Етап 1: призначаємо керівника проекту. Керівник проекту має розбиратися у питаннях документообігу та добре знати ІТ-інфраструктуру організації. Далеко не в кожній організації знайдеться фахівець, який відповідає цим вимогам, тому найчастіше керують проектом два працівники – начальник канцелярії та ІТ-директор.

■ Етап 2: аналізуємо нормативну базу . На цьому етапі необхідно вивчити локальні нормативні актиорганізації у частині документаційного забезпечення. Йдеться не лише про інструкцію з діловодства. Також потрібно вивчити внутрішні нормативи щодо управління договорами, обороту бухгалтерської документації тощо.

■ Етап 3: проводимо інтерв'ю. Для проведення інтерв'ю необхідно визначити коло респондентів. Допоможе цьому вивчення локальних нормативних документів. У списку опитуваних можуть бути, наприклад, керівники структурних підрозділів, їх заступники та потенційні ключові користувачі СЕД (фахівці, відповідальні

за створення, погодження документів та ін.). Для інтерв'ю необхідно підготувати перелік питань (див. приклад).

Перелік питань опитувального листа для керівника канцелярії та зразкові відповіді на них

1 . Опишіть функції, які виконує ваш структурний підрозділ.

Організація роботи з реєстрації, обліку, зберігання та передачі у відповідні структурні підрозділи документів поточного діловодства, у тому числі наказів та розпоряджень керівництва, а також роботи з формування справ та їх здавання на зберігання.

Забезпечення своєчасної обробки кореспонденції, що надходить і відправляється, її доставки за призначенням.

Здійснення контролю за строками виконання документів та їх правильним оформленням.

Розробка та впровадження інструкцій щодо ведення діловодства.

Методичне керівництво організацією діловодства у підрозділах.

Контроль за правильним формуванням, зберіганням та своєчасним здаванням справ до архіву.

Забезпечення зовнішнього та внутрішнього документообігу.

Участь у підготовці нарад, що скликаються керівництвом, та організація їх технічного обслуговування.

Забезпечує встановлений режим доступу до документації.

Впровадження нових методів та засобів роботи з документами.

2 . Опишіть структуру та кількісний склад підрозділу.

Секретаріат – 4;

експедиція – 1;

приймальня – 2;

архів – 2.

3. Які функції виконуєте Ви?

Керівництво канцелярією.

4. Який на даний момент обсяг документообігу у підрозділі (кількість документів на день, їх розмір у сторінках або Мб). Як ви вважаєте, який обсяг документів буде наступного року (збільшиться чи зменшиться)?

Вхідні документи – 14 000 од.;

вихідні документи – 13 500 од.;

внутрішні документи – 4 од.

Швидше за все, обсяг документообігу не зміниться наступного року.

5. Ви використовуєте зараз у вашому підрозділі для автоматизації поточних завдань інформаційну систему (системи)? Якщо так, то яку? Які функції у ній виконуються?

6. Перерахуйте чинні нормативні документи, що регламентують документаційне забезпечення організації, підрозділи (інструкція з діловодства, посадові інструкції, регламенти робіт тощо). Які з них Ви використовуєте у своїй роботі, а які вважаєте неактуальними?

Стандарт організації:

Розпорядчі документи. Накази та розпорядження. Порядок розробки, погодження, підписання, реєстрації та скасування.

Вхідні документи. Порядок прийому, розгляду, передачі виконання та оперативне зберігання.

Вихідні документи. Порядок підготовки, погодження, підписання, реєстрації та відправлення.

Номенклатура справ. Зберігання, використання та знищення документів організації.

7. Чи регламентована взаємодія з іншими підрозділами підприємства?

Взаємодія з усіма структурними підрозділами, крім адміністративно-господарського відділу, регламентується внутрішніми нормативними документамикомпанії. Взаємодія з АХО не регламентована (заявки на кур'єра, заявки на відправлення кореспонденції експрес-поштою тощо).

8. Які функції, на Вашу думку, має виконувати СЕД?

Управління документами в електронному вигляді. Створення та зберігання різних документів в електронному вигляді (у форматах MS Word, MS Excel, MS Visio); пошук документів; зберігання версій документів; структурування документів з папок; призначення прав доступу документи; історія роботи із документами.

Управління процесами документаційного забезпечення. Підтримка процесів узгодження та опрацювання документів на всіх стадіях; видача доручень та контроль їх виконання.

Реєстрація паперових документів; ведення номенклатури справ; контроль місцезнаходження паперових документів.

Управління договорами. Організація процесу погодження та реєстрації договорів.

Управління нарадами. Організація підготовки та проведення нарад (узгодження місця та часу, складу учасників, порядку денного); формування та розсилання протоколу; контроль за виконанням рішень, винесених на нарадах.

9. Перерахуйте, які види робіт Ви робите з документами всіх типів.

Вхідні документи (документи, що надійшли до організації):

. прийом та обробка;

. розгляд керівником (резолюція);

. реєстрація;

. виконання;

. контроль виконання;

. поточне зберігання та використання;

. передача на архівне зберігання.

Вихідні документи (документи, створені в організації та надіслані дочірнім та залежним товариствам організації, стороннім організаціям або фізичним особам):

. складання проекту;

. погодження проекту документа;

.

. підписання;

. затвердження (якщо необхідне);

. реєстрація кореспонденції;

. надсилання документа адресату;

. підшивка другого екземпляра у справу.

Внутрішні документи (наказ, розпорядження, службова записка, пояснювальна записка, Пояснювальна записка, Заявка):

. складання проекту документа;

. узгодження проекту;

. перевірка правильності оформлення;

. підписання;

. реєстрація;

. передача документа виконавцям;

. виконання документа;

. контроль за виконанням документа;

. підшивка виконаного документа у справу.

10. Опишіть порядок експедиційної обробки та реєстрації вхідних документів.

Вся кореспонденція приймається і реєструється в канцелярії.

Кореспонденція з позначкою "особисто" вручається особисто адресату або його довіреній особі. Кореспонденцію, що має позначку «конфіденційно», опрацьовує відповідальний за ведення конфіденційного діловодства.

Конверти від кореспонденції, що надійшла, зберігаються і додаються до документів у випадках, якщо календарний штемпель на конверті повинен служити підтвердженням часу відправлення або отримання цього документа або якщо адреса відправника вказана тільки на конверті. Обов'язково зберігаються конверти з листами претензійного характеру, і навіть із зверненнями громадян.

Порядок реєстрації вхідних документів

Усі документи, адресовані керівництву організації, підлягають реєстрації (крім документів, включених у приблизний перелік документів, що не реєструються).

На отриманих документах проставляється реєстраційний штамп, у якому зазначається дата надходження, порядковий вхідний номер. Якщо є додаток до документа, то поруч із вхідним номером робиться про це позначка. Штамп проставляється на лицьовій стороні першого аркуша документа у нижньому правому кутку.

Порядкові номери фіксуються у журналі обліку реєстраційних порядкових номерів.

На документах, які не підлягають реєстрації, ставиться штамп та вказується лише дата надходження документа.

При реєстрації повинен дотримуватися принципу одноразовості: кожен документ реєструється в канцелярії лише один раз.

11. Опишіть порядок розгляду керівництвом вхідних документів та видачі резолюцій.

Документи, які вимагають розгляду керівником, передаються йому після реєстрації.

При необхідності секретар підбирає додаткові матеріали (контракти, листи, акти тощо) і передає їх керівнику разом з документами, що надійшли.

Рішення керівника за документом відображається у резолюції.

У резолюції вказується виконавець, прописується, як і якого терміну він має зробити, потім проставляється дата і підпис керівника.

Отримавши документи від керівника, секретар вносить відомості з резолюції журнал реєстрації вхідної кореспонденції.

Після цього документ передається виконавцю, зазначеному у резолюції.

Документи, що виконуються декількома підрозділами, передаються ним по черзі або одночасно у копіях (використовують ксерокопіювання).

12. Опишіть порядок встановлення документів на контроль.

Після розгляду та накладання керівником резолюції (резолюція включає прізвище виконавця, зміст доручення, термін виконання, підпис та дату), яка може бути підставою для взяття документа на контроль, документ передається виконавцю під розписку в журналі реєстрації вхідних документів із проставленням виконавцем дати отримання.

Якщо в резолюції вказано кілька виконавців, знімаються додаткові копії документа.

Оригінал документа надсилається виконавцю, вказаному в резолюції першим.

Під час направлення документа кільком виконавцям відповідальність за підготовку матеріалу несе виконавець, зазначений у резолюції першим (відповідальний виконавець). Інші виконавці (співвиконавці) повинні представити необхідні матеріаливідповідальному виконавцю у погоджені із ним терміни.

Звіт про виконання має бути завізований усіма виконавцями, переліченими у резолюції.

13. Опишіть процес контролю за виконанням документів, порядок обліку документів, що надійшли на виконання, порядок зняття документів з контролю.

а) Виконання яких документів (доручень) підлягає обов'язковому контролю?

. розпорядчі документи (накази, розпорядження);

. документи (протоколи, листи, службові записки, плани тощо), що містять конкретні вказівки щодо роботи

з ними та строки виконання; що вимагають підготовки відповіді, проведення заходів, доповіді тощо;

. доручення, що містяться в оформлених резолюціях (у тому числі в електронному вигляді) за розглянутими документами (листами та ін.);

. окремі, що не належать до будь-якого документа, доручення керівника, оформлені документально (у тому числі в електронному вигляді).

б) У яких випадках документи (доручення) вважаються виконаними?

. Підготовлені за ними підсумкові документи не повертаються на доопрацювання, та за ними прийнято відповідне рішення;

. завершено погодження та підписання проектів документів, підготовлених на виконання доручень.

. вихідні листи, підготовлені на виконання документа (доручення), зареєстровані та надіслані;

. договірні документи зареєстровані;

. керівник, в обов'язки якого входить контроль виконання доручень (контролер), підтверджує їх виконання сутнісно поставлених них питань.

в) Які права відповідального виконавця та співвиконавців?

. Давати доручення своїм безпосереднім підлеглим та контролювати виконання ними доручень;

. вимагати у працівників необхідну для виконання документа (доручення) інформацію;

. визначати порядок виконання документа (доручення) (у тому числі порядок підготовки та погодження матеріалів щодо виконання доручення, строки та форму участі співвиконавців у роботі з виконання доручення);

. координувати роботу співвиконавців;

. скликати співвиконавців для проведення колегіального обговорення та вирішення питань виконання документа (доручення);

. приймати мотивоване рішення про включення або відмову від включення до проекту підсумкового документа, представлених співвиконавцями пропозицій та зауважень;

. готувати пропозиції щодо продовження терміну виконання документів (доручень) із зазначенням об'єктивних причин продовження та планованої дати виконання.

г) За що відповідає виконавець?

. Якість підготовки (повнота та достовірність інформації, використаної для підготовки підсумкового документа), правильність оформлення документів, підготовлених на виконання документа (доручення);

. повноту та коректність відображення зауважень та пропозицій співвиконавців та узгоджуючих осіб (організацій) у новій редакції документа (доручення);

. дотримання встановлених термініввиконання документа (доручення);

. збереження оригіналу документа (у разі передачі оригіналу документа).

д) Які терміни виконання документів (доручень)?

У документі чи дорученні (резолюції), як правило, встановлюється строк (календарна дата) його виконання.

Якщо в тексті резолюції замість дати або періоду часу є визначення терміну у словесному вираженні, доручення підлягає виконанню у відповідний термін:

. "дуже терміново", "негайно" - протягом одного робочого дня;

. «терміново» - у строк трохи більше трьох робочих днів;

. «оперативно» - у термін трохи більше 10 робочих днів.

Якщо термін виконання доручення не вказано, доручення має бути виконане у строк не більше 30 календарних днівабо відповідно до терміну, зазначеного в документі, до якого належить доручення (резолюція).

е) Які права контролера?

. Запитувати інформацію про хід виконання документа (доручення);

. повертати документи, оформлені з порушенням вимог локальних нормативних актів організації на доопрацювання;

. знімати документи (доручення) з контролю.

14. Опишіть порядок реєстрації та експедиційної обробки вихідних документів.

Підписані керівництвом документи того ж дня мають здаватися до канцелярії для реєстрації та відправлення.

Перед реєстрацією документа, що надійшов на відправлення, перевіряється правильність його оформлення:

. наявність елементів бланку, підпису, дати, необхідних віз та відомостей про виконавця;

. наявність заголовка до тексту, номера та дати документа, на який дається відповідь;

. правильність адреси отримувача;

. наявність зазначених у документі додатків, а також матеріалів, на підставі яких готувався вихідний документ (якщо це відповідь на лист, що надійшов);

. наявність друку у випадках, коли вона належить.

Неправильно оформлені документи повертаються до виконавців.

Якщо документ надсилається за декількома адресами, виконавець здає стільки екземплярів підписаного листа, скільки необхідно для надсилання всім адресатам, і один екземпляр копії.

Після перевірки оформлення документ реєструється у журналі та на всіх примірниках документа проставляється вихідний номер по порядку.

Вихідний номер складається з індексу структурного підрозділу, який підготував відповідь, номери справи за номенклатурою справ та порядкового номера.

На копії вихідного документа у верхньому лівому куті ставиться завірювальний реєстраційний штамп.

Кореспонденція здається на відправлення до відділення зв'язку або доставляється з кур'єрами.

Завірені копії надісланих документів того ж дня передаються до відповідних підрозділів виконавців для підшивки у справи.

15. Опишіть порядок розроблення наказу (розпорядження).

До подання на підпис проект наказу (розпорядження) візується заступниками генерального директораза напрямами діяльності, начальником правового управління та керівниками інших зацікавлених структурних підрозділів.

Юристи під час візування проекту документа перевіряють його відповідність чинному законодавству, а також правильність посилань на нормативні документи.

Візи проставляються на звороті останнього листа першотвору наказу.

Зауваження щодо проекту наказу викладаються на обороті останнього аркуша чи окремому аркуші, що на проекті робиться відповідна позначка.

У разі внесення виконавцем поправок та доповнень проект наказу слід погодити з усіма, хто раніше візував документ.

Підписані керівництвом накази в день підписання передаються до канцелярії для реєстрації у спеціальному журналі та тиражування.

Накази видаються в строго обмеженій кількості екземплярів і розсилаються лише тим структурним підрозділам, яким вони потрібні.

Відповідальність визначення тиражу і правильність складання розсилки документа доручається начальників структурних підрозділів, які підготували наказ.

Проекти наказів з особового складу готуються відділом кадрів.

У наказах з особового складу погоджувальні візи фіксуються на лицьовій стороні документа, нижчого за реквізит «Підпис».

Накази по особовому складу реєструються, формуються у справі окремо від інших наказів та мають самостійну нумерацію: до реєстраційному номерудодається індекс "к".

Оригінальні накази з основної діяльності зберігаються в канцелярії, а накази з особового складу - у відділі кадрів управління з персоналу.

Прийняття управлінських рішеньта самі рішення документуються протоколами виробничих нарад у керівництва.

16. Як необхідно, на Ваш погляд, змінити порядок роботи з документами?

В організації відсутній локальний документ, що регулює процес виконання та контролю виконання документів (доручень). У процес не включено канцелярію, проте контроль виконання документів (доручень) є однією з її функцій.

17. Які форми обліку та реєстрації документів застосовуються в організації?

18. Яким є порядок підготовки справ для передачі їх на архівне зберігання?

Перед передачею справ до архіву проводиться експертиза наукової та практичної цінності документів.

Експертиза цінності документів здійснюється постійно діючою експертною комісією організації (ЕК).

Склад ЕК затверджується наказом генерального директора.

У своїй роботі ЕК керується Федеральним закономвід 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу у Російської Федерації», основними правилами роботи архівів організацій (схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002), нормативно-методичними документами Росархіву.

ЕК організації здійснює такі функції:

. розглядає проекти номенклатури справ структурних підрозділів організації;

. організовує щорічний відбір документів на зберігання та знищення;

. розглядає описи на справи постійного зберігання, справи з особового складу та довготривалого (понад 10 років) зберігання;

. розглядає та затверджує акти про виділення до знищення справ, що не підлягають подальшому зберіганню;

. розглядає пропозиції щодо зміни термінів зберігання окремих категорій документів, встановлених чинними переліками документальних матеріалів з термінами зберігання, та виносить рішення про подання цих пропозицій на розгляд архівної установи;

. бере участь у підготовці та розгляді проектів переліків документів, типових та зразкових номенклатур справ та інших методичних посібниківз діловодства та роботи архіву організації.

Члени ЕК за участю інших фахівців перевіряють, наскільки правильно було проведено відбір документів на зберігання та знищення шляхом перегляду описів, актів та документів. Безпосередній відбір документів провадиться працівниками структурних підрозділів, відповідальними за ведення діловодства, та працівниками архіву.

Відбір документів та справ до знищення оформляється актом. Акти розглядаються ЕК, підписуються головою, її членами та затверджуються керівництвом організації.

Передача справ до центрального архіву організації.

До архіву організації передаються справи постійного і довготривалого (понад 10 років) терміну зберігання не раніше ніж через рік після завершення їх у поточному діловодстві. Передача до архіву справ тимчасового терміну зберігання (до 10 років) проводиться на розсуд керівництва та з урахуванням ступеня завантаженості архівосховища.

Архів приймає документи на зберігання за здавальними описами окремо постійного та тимчасового термінівзберігання у двох примірниках.

Якщо окремі справи необхідні для якогось структурного підрозділу для поточної роботи, архів оформляє видачу йому цих справ у тимчасове користування.

Працівник архіву розписується у прийомі справ на всіх примірниках здавачів, вказуючи дату прийому та кількість прийнятих справ.

Один екземпляр описів повертається здачу, інші залишаються в архіві організації.

Видача справ у тимчасове користування працівникам структурних підрозділів організації провадиться на підставі спеціального запиту.

Видача справ оформляється розпискою працівника організації та відповідним записом у книзі обліку видачі справ із архіву.

Справи видаються терміном трохи більше одного месяца. Працівники структурних підрозділів відповідають за своєчасне повернення документів, виданих архівом у тимчасове користування.

Протягом діловодного року на видану за службової необхідності справу заповнюється картка-заступник. У ній вказується структурний підрозділ, номер справи, дата його видачі, кому видана справа, дата її повернення, передбачаються графи для розписки в отриманні та прийнятті справи.

19. Наведіть форму номенклатури справ підрозділу та опишіть організацію зберігання документів у підрозділі.

У структурних підрозділах організації щорічно розробляються номенклатури справ за встановленою формою.

Складає їх особу, відповідальну за діловодство, із залученням фахівців.

З номенклатур справ структурних підрозділів канцелярією складається зведена номенклатура справ організації.

До номенклатури справ структурного підрозділу включаються всі справи та документи, що утворюються у діяльності підрозділу, а також усі довідкові картотеки, журнали та інші облікові форми.

Усі справи повинні мати індекс, що складається з умовного цифрового позначення структурного підрозділу та порядкового номера справи за номенклатурою.

У номенклатурі зазначаються найменування (заголовки) справ.

При складанні заголовка справи крім найменування теми (предмета, питання) вказується рід справи (матеріали, листування тощо), і навіть дати обставин, дані про кореспондентів, робиться відмітка у тому, є документ оригіналом чи копією, тощо. д.

Терміни зберігання справ та номери статей зазначаються відповідно до Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності. державних органів, органів місцевого самоврядуваннята організацій, із зазначенням термінів зберігання (затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558).

Терміни зберігання справ, не зазначених у Переліку, встановлюють спеціалісти структурних підрозділів разом із центральним архівом.

Справи, що утворилися у діловодному році і не увійшли до номенклатури справ, вносяться додатково до її розділу.

Номенклатура справ щорічно переглядається: уточнюються заголовки справ та термін зберігання, вносяться нові справи, заведені протягом року.

Перехідні (незакінчені відносини) структурного підрозділи переносяться до номенклатури справ наступного року із збереженням початкового діловодного індексу.

По закінченні року наприкінці номенклатури справ робиться підсумковий запис про категорії та кількість заведених справ, окремо постійного, довготривалого (понад 10 років) та тимчасового (до 10 років включно) термінів зберігання. Підсумковий запис засвідчується, і ці відомості передаються до архіву.

Справи у поточному діловодстві формуються відповідно до номенклатури справ.

Усі документи групуються у відносини і зберігаються до передачі в архів у структурних підрозділах організації.

У справу підшиваються лише виконані документи. Виконавець списує виконані документи "У справу №____", підтверджуючи цим, що питання, поставлене в листі, вирішене.

Копії документів, що підшиваються у справи, засвідчуються.

Виконані документи підшиваються у справу в порядку вирішення питань щодо хронології, алфавіту, індексації (нумерації), причому документ-відповідь має слідувати за документом-запитом.

У відносинах групуються документи одного діловодного року, крім перехідних справ, які мають тривалий, понад рік, термін формування (наприклад, перспективні плани, індивідуальні відносини тощо.).

Кожна справа має містити не більше 250 аркушів (товщина 30-40 мм). При великому обсязі документів виробляють або хронологічний поділ комплексу на самостійні відносини, або поділ питання на питання.

Вилучення документів із справ поточного діловодства провадиться з дозволу керівництва структурного підрозділу. Документи справ видаються під розписку в картці-заступнику, яка зберігається у працівника канцелярії.

Особи, відповідальні за ведення діловодства, забезпечують облік та безпеку документів. Вилучення документів із справ постійного терміну зберігання після завершення їх діловодством забороняється.

20. Чи існує необхідність формування історії роботи з документами, відстеження ходу виконання та процесу узгодження?

21. Чи часто ви стикаєтеся з недоступністю мережевих ресурсів (загальних дисків, принтерів)?

Так. Збої відбуваються щомісяця.

22. Чи можете ви сказати, що ваш комп'ютер працює повільно, а на жорсткому диску часто недостатньо місця?

23. Чи часто у Вас виникають збої під час роботи з електронною поштою?

Дуже рідко.

Для спрощення обробки результатів інтерв'ю їх можна подати у такому вигляді:

■ Етап 4: проводимо анкетування. Анкетування проводиться з отримання більш детальної інформації про документообіг організації. Крім того, конфіденційне анкетування дозволить дізнатися про справжнє ставлення працівників до проекту з впровадження СЕД. Зразковий перелік питань в анкеті може виглядати так:

Ваше ставлення до впровадження СЕД (позитивне, негативне, двояке і т.д.).

Які причини, на Вашу думку, можуть завадити впровадженню СЕД (дуже стислі терміни проекту, небажання працівників працювати у СЕД, недостатній рівень кваліфікації працівників тощо)?

Чого Ви очікуєте від запровадження СЕД (скорочення витрат, скорочення термінів погодження документів, підвищення рівня контролю над виконанням доручень)?

Який, на Вашу думку, рівень забезпечення безпеки документів в організації (високий, середній, низький)?

Скільки часу Ви витрачаєте на пошук необхідного документа?

Яка, на Вашу думку, швидкість пошуку необхідної інформації в організації (висока, задовільна, низька)?

Яка кількість часу витрачається на погодження документа? (Уточнити по кожному виду узгоджених документів.)

Результати анкетування можна у таблиці Excel (Таблиця 2), та був основі цих даних побудувати діаграми для наочності.

ВАРТІСТЬ ВПРОВАДЖЕННЯ І ВЛАДЕННЯ СЕД

Багато організацій, акцентуючи увагу на вартості застосування СЕД, не беруть до уваги сукупну вартість володіння СЕД.

Одним із критеріїв вибору СЕД має бути вартість володіння. Необхідні дані (принаймні розрахунок впровадження та супроводу) на запит зможуть надати потенційні організації-виконавці. Вартість володіння складається з капітальних та операційних витрат.

Приблизний кошторис капітальних витрат на впровадження (CAPEX) може виглядати так:

Обладнання (якщо потрібно, наприклад, потужніший сервер, дозакупівля ПК): 300 000 руб;

Ліцензії на впроваджуване ПЗ (серверні та клієнтські ліцензії): 400 000 руб;

Роботи (трудовитрати консультантів): 1500000 руб.

Разом: 2200000 руб.

Щодо операційних витрат (OPEX), то вони можуть бути такими:

Навчання нових користувачів роботі із системою: 100 000 руб;

Супровід інформаційної системи (на рік): 500 000 руб;

Технічна підтримка користувачів (на рік): 200 000 руб.

Разом: 800 000 руб. на рік.

У прикладах наведена приблизна вартість витрат, проте вона дозволяє визначити, що операційні витрати на СЕД можуть становити до 40 % від витрат на впровадження.

Тому, вибираючи СЕД, необхідно звертати увагу на вартість ліцензій, можливість навчання нових користувачів, вартість супроводу та підтримки.

Навчити одного або двох спеціалістів можна самостійно. А якщо їх десять, та ще з різних структурних підрозділів, значить, вони виконуватимуть різні завдання у СЕД… У цьому випадку може знадобитися проведення навчання спеціалістами організації-виконавця. Що стосується супроводу та техпідтримки, то, як правило, організації-виконавці пропонують кілька варіантів.

Не варто відразу вибирати найдешевшу пропозицію з супроводу - вона може дорого обійтися. Необхідно проаналізувати всі умови, а саме: час відповіді на заявку (це може бути 24 години, 36 годин тощо), час усунення несправностей (3-5 робочих днів) та ін.

КОЛИ КРАЩЕ ВІДПОВІДАТИ ВПРОВАДЖЕННЯ СЕД

На практиці бувають ситуації, коли краще не поспішати з впровадженням СЕД і насамперед провести організаційні зміни, Оптимізувати процеси роботи з документами і т.д.

Краще відкласти використання СЕД у випадках, коли:

Ініціатива застосування виходить немає від вищого керівництва, як від керівників структурних підрозділів;

У організації хаос з погляду регламентації процесів (автоматизований хаос не перестане бути хаосом);

Співробітники з тих чи інших причин «бунтують» проти застосування СЕД («роботи багато, людей мало, а тут ще застосування»).

РЕЗЮМЕ

1. Передпроектне обстеження перед використанням СЕД обов'язково, і насправді воно є аудит документообігу.

2. Проводити передпроектне обстеження самотужки, відразу звернутися до послуг організації-виконавця або зробити те й інше - вирішувати організації-замовнику.

3. Передпроектне обстеження дозволяє оцінити готовність організації до впровадження СЕД та скоротити надалі при реалізації проекту тимчасові та фінансові витрати.

4. Іноді краще відкласти використання СЕД і провести організаційні зміни, оптимізувати процеси роботи з документами тощо.

КОНСАЛТИНГ

При автоматизації бізнес-процесів замовника перед ІТ-компанією часто виникає необхідність проведення передпроектного обстеження. Ця проблема автоматично ставить цілу низку взаємопов'язаних питань.

1. Чи потрібно проводити таке обстеження? Що воно дасть замовнику і самій ІТ-компанії?

2. Які завдання передпроектного обстеження?

3. Що має бути його результатом?

4. Чи робити передпроектне обстеження безкоштовно чи брати за це гроші?

5. Як обґрунтувати для замовника ефективність такого обстеження, чи воно зможе окупитися?

Тут кожна компанія приймає рішення по-своєму: хтось взагалі вважає подібне обстеження недоцільним (“вв'яжемося у бій, а там подивимося...”); інші, проводячи його в ході застосування, не виділяють цю роботу в окрему статтю; треті проводять його як самостійний етап роботи, проте грошей за це не беруть; четверті справедливо вважають передпроектне обстеження окремим комерційним товаром. Мій досвід як керівника та консультанта показує, що передпроектне обстеження є необхідною складовою робіт практично будь-якої ІТ-компанії, пов'язаної із впровадженням систем автоматизації. А від правильної організації та проведення цього етапу часом залежить успіх усього проекту.

У рамках цієї статті я спробую відповісти на поставлені вище питання, ґрунтуючись як на власній практиці, так і на досвіді клієнтів, з якими мені довелося спілкуватися, впроваджуючи з нуля технологію проведення передпроектного обстеження.

Необхідність передпроектного обстеження

Підхід деяких ІТ-компаній до автоматизації бізнесу добре ілюструє такий анекдот.

Приходить винахідник до комісії та пропонує новий апаратдля гоління на вулиці.

"А як же працює ваш апарат?" - Запитують його члени комісії.

“Дуже просто, – відповідає винахідник. - Кидаєш у проріз монету, засовуєш в апарат голову, і два леза починають тебе голити”.

"Вибачте, колега, але ж у людей форма обличчя різна!" - Зауважують члени комісії.

"Так, - каже винахідник, - але це тільки до першого гоління..."

Головне завдання будь-якої автоматизації – зберегти унікальні конкурентні перевагиавтоматизованої компанії. Не можна допустити, щоб, як у цьому анекдоті, всі компанії після автоматизації стали однією особу. Тому якщо ми хочемо зберегти унікальні конкурентні переваги бізнесу замовника, то за будь-якої модернізації бізнес-процесів обов'язково потрібно проводити передпроектне обстеження.

Звичайно, можна зробити глибокий розбір причин, що визначають таку потребу. Ними можуть бути висока передбачувана вартість проекту, потреба в зміні існуючих бізнес-процесів при автоматизації, включення в проект робіт, обсяг яких неможливо визначити заздалегідь, і т.п. :

Наша поразка була викликана цілою низкою причин, - почав генерал. - По-перше, порох був сирим.

Достатньо, - зупинив його полководець.

Тут аналогічна ситуація, оскільки для проведення передпроектного обстеження цілком достатньо того, що замовник має унікальні особливості бізнесу (а вони повинні бути у кожної компанії, інакше б вона просто не вижила на ринку і поступилася своїм місцем конкурентам).

Так що глобально питання необхідності такого роду робіт вирішується досить легко - їх треба проводити, якщо автоматизована компанія знаходиться на конкурентному ринку.

Що дає передпроектне обстеження замовнику та самої ІТ-компанії

Як ми всі чудово знаємо, будь-яка робота чи послуга буде затребувана на ринку лише тоді, коли вона вигідна і замовнику, і виконавцю. Тому давайте коротко розглянемо, а що, власне, дає тому й іншому передпроектне обстеження.

У ході передпроектного обстеження замовник може:

Отримати детальний описіснуючих у компанії бізнес-процесів та порівняти реальний бізнесзі своїм уявленням про нього;

Оптимізувати існуючі бізнес-процеси за рахунок використання того практичного досвіду, який консультанти з ІТ-компанії отримали під час попередніх впроваджень в аналогічних компаніях;

Оцінити ступінь відповідності функціональних можливостейпропонованої системи реальним бізнес-процесам замовника;

Вчасно виділити свої унікальні переваги та врахувати їх на етапі впровадження системи, а не після її введення у промислову експлуатацію;

уточнити бюджет та терміни реалізації проекту автоматизації з урахуванням можливих доопрацювань системи під унікальні особливості своїх бізнес-процесів;

Оцінити ресурси (як технічні, і людські), які будуть потрібні на етапі впровадження системи. Вчасно спланувати виділення цих ресурсів для завершення проекту оптимальні термінита без перевищення бюджету;

Оцінити можливі ризики, які можуть вплинути на якість роботи;

Оптимізувати витрати на розгортання системи за рахунок можливого виконання частини робіт власними силами;

Отримати більш точну оцінку економічного ефекту та терміну повернення інвестицій.

Вигоди передпроектного обстеження для ІТ-компанії:

Підвищення рівня задоволеності замовника за рахунок приведення у відповідність його очікувань, що сформувалися на етапі попередніх продажів (коли продавці пропонують "мрію"), з реальними можливостями системи підтримки конкретних бізнес-процесів;

Уточнення термінів застосування системи та необхідних цього ресурсів, що дозволяє заздалегідь спланувати їх виділення;

Своєчасне з'ясування унікальних переваг замовника для їхнього обліку при конфігуруванні або доопрацюванні системи автоматизації;

Скорочення термінів застосування та зменшення ризику виконання безплатних робіт. Необхідні доопрацювання системи будуть виконуватися до початку її розгортання або паралельно з ним, а не після закінчення етапу дослідної експлуатації, на якому зазвичай виявляються недоліки. Ситуація, коли невідповідність функціональних можливостей виявляється на стадії завершення проекту, автоматично спричиняє додаткові незаплановані роботи. При цьому у замовника зазвичай виникають складнощі з фінансуванням таких робіт, і для успішного завершення проекту часто доводиться робити їх безкоштовно;

Визначення можливих ризиків, які можуть вплинути на якість та терміни застосування. Своєчасне забезпечення заходів, необхідних для мінімізації впливу цих ризиків на успіх проекту;

отримання даних для обґрунтування кількості ліцензій та структури проекту;

Фіксація поточного стану справ у автоматизованих підрозділах та основних параметрів їх роботи дозволить обґрунтувати ефективність застосування запропонованої системи;

Встановлення особистих контактів консультантів з основними виконавцями замовника щодо проекту надалі спростить їхню спільну роботу;

Розширення бази знань (якщо така ведеться) за основними бізнес-процесами замовників у цій галузі.

Звичайно, тут перераховані не всі аргументи на користь передпроектного обстеження, проте, як показує практика, цього цілком достатньо, щоб переконати замовника у необхідності.

Основні завдання передпроектного обстеження

Кожна компанія має свій погляд на пріоритетність завдань, пов'язаних з передпроектним обстеженням, проте найважливіша з них, на мою думку, - вивчення базових бізнес-процесів замовника та з'ясування основних проблем, які він хотів би вирішити за допомогою системи автоматизації. Найефективнішим інструментом для цього є спеціально складений опитувальний лист, заснований на реальній практиці проведення передпроектних обстежень. Він дозволяє консультанту поставити співробітникам замовника всі необхідні питання, що стосуються основних напрямків діяльності підрозділів, що автоматизуються, нічого при цьому не забувши. Настійно рекомендую по кожному пункту опитати співробітників різного рангу – від виконавців до найвищого керівництва. Мені дуже часто доводилося стикатися з ситуацією, коли вище керівництво вважало, що конкретні бізнес-процеси йдуть так, як вони були задумані, а насправді робота в компанії велася зовсім по-іншому. При цьому менеджери середньої ланки мали власну думку про функціонування процесу, відмінне як від уявлень вищих керівників, і від реальної діяльності конкретних виконавців, що у цих роботах. Такий стан справ зазвичай викликає безліч емоцій під час читання звіту про передпроектне обстеження. З'ясування справжньої ситуації та констатація її у вигляді чіткого документа допомагають зміцнити довіру до зовнішніх консультантів та встановити довірчі стосунки як з керівництвом замовника, так і з рядовими співробітниками.

Очевидно, що завдання передпроектного обстеження - виявлення унікальних конкурентних переваг замовника. Як показує практика, близько 75% бізнес-процесів, використовуваних замовником, збігаються з процесами в аналогічних компаніях тієї ж галузі, 10% реалізують його унікальні конкурентні переваги, а 15%, що залишилися, є результатом дії другого закону термодинаміки:) (наслідком “природного зростання хаосу ”) і мають бути усунені під час проекту. А ось ті настільки важливі для бізнесу конкурентні 10% просто необхідно зберегти за будь-якої автоматизації (природно, за умови, що ці переваги можна формалізувати). Найчастіше це питаннявирішується конфігуруванням системи під замовника, проте іноді обліку унікальних особливостей бізнесу потрібні послуги програмістів. Зауважу, що тут йдеться не про розробку, а про впровадження тиражних систем автоматизації.

Розуміючи, яким чином буде підтримано конкурентні переваги замовника, ІТ-компанія зможе оцінити необхідність та вартість доопрацювання продукту, а також зрозуміти, які додаткові ресурси можуть для цього знадобитися.

Важливою метою передпроектного обстеження є діагностика стану ІТ-середовища замовника, тобто оцінка використовуваного ним комп'ютерного обладнання, програмного забезпечення, комунікацій, рівня кваліфікації ІТ-фахівців тощо. На цьому етапі необхідно зрозуміти, чи достатньо у замовника ресурсів для успішного впровадження системи автоматизації. Тут ми підходимо ще до одного завдання передпроектного обстеження - аналізу потенційних ризиків проекту та опису їх можливих наслідків. При цьому консультанти повинні не лише зафіксувати всі можливі ризики, а й запропонувати замовнику способи зниження кожного.

Будь-яка КІС передбачає накопичення інформації про оперативну діяльність підрозділів, тому наступною темою передпроектного обстеження має стати збір вимог до департаментів, що автоматизуються.

Накопичена в системі інформація залишиться мертвим вантажем, якщо не буде можливості її аналізувати, тому дуже важливо в ході передпроектного обстеження з'ясувати, які види та форми звітності необхідні замовнику. Зазвичай засоби автоматизації вже включають стандартний набір звітів, але кожен замовник справедливо вважає свій бізнес унікальним, тому і вимагає для себе унікальної системи такого роду, що реалізується, як правило, за допомогою спеціального генератора звітів.

Актуальним завданням передпроектного обстеження є уточнення остаточного бюджету проекту та термінів його реалізації з урахуванням усіх отриманих даних. На ці терміни можуть впливати найрізноманітніші фактори, такі як готовність управлінського апарату клієнта до участі в проекті, мотивація представників замовника та виконавця, ймовірність саботажу з боку працівників автоматизованих підрозділів, можливе звільнення (або, навпаки, прийом на роботу) ключового менеджера через деяке час після початку проекту, недостатність існуючого парку комп'ютерів та технологічної бази для досягнення всіх цілей автоматизації, відсутність бюджету на закупівлю необхідного обладнанняі багато іншого. Тому консультант повинен детально з'ясувати всі зазначені обставини та відобразити їх у звіті, в тому числі внутрішнього використання. Складання другого – внутрішнього – звіту дозволить докладно відобразити всі нюанси взаємовідносин та рекомендації для фахівців відділу впровадження та інтеграції.

Ще одним важливим питанням, який необхідно вирішити на етапі передпроектного обстеження, є вироблення рекомендацій щодо вибору методів реалізації проекту. Тут важливо чітко зафіксувати, які проблеми, сформульованих раніше замовником, не вирішуються за допомогою запропонованої системи автоматизації, і запропонувати організаційні чи інші способи виходу з цього положення.

Кожна компанія зможе легко додати ще з десяток завдань, які їй хотілося б вирішити на етапі обстеження, але, як показує реальна практика, отримання відповідей на вищезазначені питання вже робить передпроектне обстеження досить ефективним.

Що зазвичай є результатом передпроектного обстеження

Основний результат - підсумковий звіт про виконані роботи, погоджений та підписаний замовником та виконавцем. Давайте розглянемо необхідні розділи такого звіту. Якщо не зупинятися на стандартних розділах, присвячених вступним словам, списку скорочень, акронімам та абревіатурам, то у звіті можна виділити такі базові складові:

- Опис існуючих бізнес-процесів замовника;

- перелік основних завдань, які необхідно вирішити за допомогою системи автоматизації;

- оцінка бізнес-процесів замовника та рекомендації щодо зміни або оптимізації роботи підрозділів з урахуванням переваг, що надаються ІС;

- Унікальні конкурентні переваги замовника, які слід обов'язково врахувати при впровадженні системи;

- аналіз наявного ІТ-середовища на відповідність вимогам системи корпоративного управління, рекомендації щодо її зміни;

- Оцінка робіт з інтеграції КІС в існуючу ІТ-інфраструктуру замовника;

- опис а в підрозділах, що автоматизуються, і вимог до аналітики;

- оцінка можливих ризиків при реалізації проекту та визначення заходів, необхідних для мінімізації їхнього впливу;

- опис побажань замовника, які не можуть бути реалізовані в запропонованій системі управління та вимагатимуть доопрацювання, оцінка часу та вартості подібного доопрацювання;

- пропозиція щодо реалізації проекту з обґрунтуванням запропонованого варіанту, завдання необхідної для замовника кількості автоматизованих робочих місць та уточнення бюджету проекту.

Окремим документом передпроектного обстеження має бути попередній план-графік робіт, що включає у тому числі узгоджений список відповідальних осіб (як з боку замовника, так і від виконавця), зони їхньої відповідальності та базовий регламент взаємодії між ними. Для ефективного впровадження системи рекомендується скласти регламент інформаційного обміну між співробітниками замовника та фахівцями ІТ-компанії, що проводить обстеження, а також, що важливо, обумовити терміни та порядок контролю за виконанням робіт.

Деякі компанії (найчастіше ті, що займаються розробками на замовлення) після закінчення передпроектного обстеження надають замовнику проект технічного завдання.

Робити передпроектне обстеження безкоштовно чи брати за нього гроші?

Відповідь це питання сильно залежить від цілей обстеження. Якщо такою метою є експрес-обстеження для “заманювання” клієнта (зазвичай у вигляді заповнення замовником деякого опитувального листа), тоді є розумним робити це безплатно.

Якщо ж мета обстеження відповідає описаним вище завданням, тоді воно вимагатиме відволікання значних ресурсів компанії і обов'язково має бути платним. Справжнє передпроектне обстеження є повноцінною консалтинговою послугою, що дозволяє не лише оцінити необхідність, терміни та бюджет автоматизації, а й оптимізувати існуючі бізнес-процеси замовника.

Як показала практика, послуги передпроектного обстеження неважко продавати, якщо в компанії впроваджена відповідна технологія і продавці чітко знають (і можуть зрозуміло пояснити клієнту), з якою метою проводиться обстеження і яку вигоду від цього отримає замовник.

Як обґрунтувати для замовника ефективність проведення передпроектного обстеження

Питання оцінки ефективності передпроектного обстеження, як і будь-яких інших послуг, є одним із найскладніших у бізнесі, оскільки його результат не завжди очевидний замовнику і часто сприймається дуже суб'єктивно. Для обґрунтування економічного ефекту консалтингових послуг – а передпроектне обстеження, як уже згадувалося вище, є саме консалтинговою послугою – у кожному сегменті бізнесу є свої унікальні алгоритми та методики. Однак тут ми розглянемо інші, простіші та універсальні способи, що дозволяють замовнику грубо оцінити ефективність передпроектного обстеження.

Розглянемо потенційні канали заощадження, облік яких може допомогти в обґрунтуванні необхідності передпроектного обстеження.

1. Економія людських ресурсів та часу:

При доопрацюванні системи під унікальні конкурентні переваги замовника на початковому етапі впровадження, а чи не після введення у промислову експлуатацію;

На етапі інтеграції системи в ІТ-інфраструктуру замовника за рахунок того, що вся інформація про стан ІТ-середовища підприємства та про нюанси інтеграції з'ясовується на початок, а не під час впровадження;

Завдяки своєчасному виділенню матеріальних та людських ресурсів як з боку виконавця, так і з боку замовника;

За рахунок завчасної оцінки можливих ризиків, здатних вплинути на процес впровадження системи та розробки заходів, необхідних для мінімізації їх негативних наслідків.

Будь-яка затримка ходу проекту виливається для замовника в серйозні додаткові витрати, які можна легко підрахувати в кожному конкретному випадку.

2. Можливе зменшення вартості застосування:

за рахунок виявлення послуг та робіт, які замовник може виконати власними силами;

Через коригування термінів виконання деяких робіт після уточнення їх реальної трудомісткості.

3. Підвищення ефективності КІС та продуктивності праці працівників шляхом оптимізації бізнес-процесів з урахуванням унікальних особливостей замовника.

4. Відмова від застосування автоматизованої системиЯкщо на етапі передпроектного обстеження з'ясується, що вона не дозволить вирішити завдання замовника або її доопрацювання коштуватиме надто дорого.

У моїй практиці був випадок, коли клієнту з специфічними бізнес-процесами за результатами передпроектного обстеження було рекомендовано не розгортати КІС, а провести організаційні зміни та оптимізувати технологію роботи зі своїми замовниками, оскільки ефект від впровадження системи (там була потрібна дорога доопрацювання) не окупив б витрат. У результаті клієнт заощадив десятки тисяч доларів, а передпроектне обстеження окупилося лише за рахунок підвищення ефективності діяльності підрозділу, який за рекомендацією консультантів змінив технологію роботи співробітників.

Відсутність етапу передпроектного обстеження у більшості випадків призводить до значного затягування термінів реалізації проектів та збільшення їх вартості як через організаційні, так і через технічні проблеми, що виникають у ході впровадження. Нерідко такі проекти взагалі закінчуються повною невдачею. Згідно з дослідженням Standish Group, майже третина з 2,5 тис. проаналізованих ними ІТ-проектів виявилися не просто неуспішними, а взагалі не були завершені. У Росії такі дані отримати набагато складніше, але впевнений, що частка неуспішних впроваджень буде не меншою.

*1 Неуспішними вважаються проекти, в яких було зірвано терміни, порушено бюджет або не отримано очікуваних результатів.

Тому якщо консалтингова компаніяне хоче мати у своєму послужному списку нереалізовані проекти, їй просто необхідно проводити передпроектне обстеження бізнесу замовників. Краще ще на початковому етапі відмовитися від контракту, ніж ув'язнити в роботах і отримати в результаті пляму на своїй репутації.

Створенню проекту нової будівлі, споруди або реконструкції об'єкта обов'язково передує низка підготовчих заходів, які дозволяють врахувати всі особливості та вихідні дані конструкції, земельної ділянки та інженерних комунікацій. Стартовим етапом попередньої стадії проектування є передпроектне обстеження, що дозволяє в процесі подальшої розробки конструктивних і технічних рішеньповністю дотримуватись вимог діючих СНіП та нормативних актів, всі умови Замовника та його побажання. Від попередніх заходів залежатиме склад ескізного проекту , терміни підготовки проектно-технічної документації та складність робіт

Характеристики процедури та її особливості

Передпроектне обстеження - комплекс спеціалізованих робіт зі збирання, обробки та системного аналізу об'єктів різного призначення. З зібраних даних проводиться всебічне обґрунтування будівництва чи реконструкції, їх доцільності, виникнення можливих труднощів і проблем. Для досягнення максимально достовірного та ефективного результату у процесі проведення обстеження використовуються різні видивисокотехнологічних інструментів та обладнання.

Фахівці, які виконують дослідницькі роботи повинні мати профільну освіту, мати офіційні дозволи державних інстанцій та структур системи СРО.

Навіщо проводиться передпроектне обстеження:

1. Для оцінки реального стану об'єкта перед його реконструкцією, розширенням, добудовою чи модернізацією.
2. При втраті проектно-технічної документації.
3. При здійсненні помилок у складанні проекту.
4. При внесенні коректив у процесі будівництва, які не були відображені у кресленнях та фактичних роботах.
5. При оцінці фізичного та морального зносу конструкцій та інженерних мереж.

Найчастіше сьогодні замовляється передпроектна документаціяна передінвестиційній фазі з метою аргументованого обґрунтування фінансових вкладень, їх доцільності та системності реалізації проекту

Основні етапи робіт:

• Підготовча стадія: вивчення побажань Замовника, збирання необхідної документації та інших даних.
• Ознайомлення з об'єктом, погодження термінів та вартості послуг, розробка програми заходів та складання ТЗ (детального технічного завдання).
• Всебічне візуальне та інструментальне обстеження об'єкта.
• Аналіз отриманих результатів та виконання необхідних розрахунків.
• Упорядкування висновку про стан об'єкта.

Де замовити передпроектне обстеження?

Багатопрофільна компанія «Регіон» надає приватним особам, будівельним та підрядним організаціям, інвестиційним та девелоперським фірмам весь комплекс послуг з попереднього обстеження об'єктів, будівельних майданчиків, незавершеного будівництва та інженерних систем. Час проведення передпроектних робіт та вартість ескізного проектузалежить від конструктивної складності об'єкта, обсягу майбутніх робіт та їх складу, розташування будівельного майданчика та наявності достовірних даних про фактичний стан ґрунтів, інженерних магістралей та комунікацій.

У цій роботі як досліджуване підприємство обрано компанію «Заман-банк». Вона заснована у 1989 році та працює на ринку банківського сектора, надаючи послуги юридичним та фізичним особам. Стратегічними особливостямибанку є швидкість обслуговування, широкий асортиментпропозицій з кредитування, високий рівень адаптації під зовнішнє середовище- культурну, економічну, юридичну, технологічну та політичну. Банк знаходиться у Казахстані з головним офісом у місті Астана.

Одною з пріоритетних напрямківрозвитку банку є вдосконалення існуючих ІТ-процесів. Для цього керівництво вирішило вдатися до допомоги сторонніх компаній-інтеграторів. Планується модернізувати відділ ІТ відповідно до сервісного підходу та найкращих світових практик, при цьому серед першочергових завдань у банку називається доопрацювання каталогу послуг, повноцінне впровадження процесу управління інцидентами та ІТ-активами.

Методика обстеження ІТ-відділу банку

Для вибору методики обстеження ІТ-відділу банку було проаналізовано такі методи:

• 1. Аналіз існуючої документації на процес та/або систему автоматизації. Для цього запитується повний пакет документів, розгортається стенд існуючих системавтоматизації та відбувається самостійне вивчення отриманих матеріалів.
• 2. Інтерв'ювання співробітників замовника. Компанія-інтегратор виїжджає на місце проведення обстеження, відбувається інтерв'ювання за всіма ключовими елементами роботи ІТ-департаменту.
• 3. Спостереження. Компанія-інтегратор проводить обстеження на робочому місці замовника, причому відбувається спостереження за учасниками процесу, за тим, як вони виконують свої функції по процесу і працюють в системі.
• 4. Запит інформації – анкетування. Надсилаються анкети замовнику, після чого співробітники з боку замовника заповнюють їх. Далі анкети аналізуються проектною групоюз боку компанії-інтегратора.
• 5. Комбінування перерахованих вище методів.

Виїзд на робоче місцезамовника ускладнений тим, що головний офіс замовника знаходиться в іншій країні, більш того, робочі місця розподілені по кількох містах. Метод спостереження був відхилений через високі тимчасові та людські витрати, необхідні для застосування цього методу. Вивчення документів та регламентів, у компанії тривалий процес, що вимагають велике число людських ресурсів. Його застосування було визнано необхідним для реалізації проекту, але на наступних стадіях було включено до плану проекту. Метод анкетування був обраний як найефективніший з погляду трудовитрат, тимчасових витрат та отриманих результатів.

Обстеження ІТ-відділу банку проходило за допомогою анкетування користувачів інформаційних систем, що автоматизують ІТ-процеси. Відбувався збір даних про поточну організацію обстежуваних ІТ-процесу у два етапи.

Перший етап проводився за допомогою віддаленої комунікації з користувачами системи: інформація збиралася через анкетування та за допомогою телефонних розмов. При цьому запитувана інформація поділялася на дві категорії:

• · Збір інформації про організаційної структуриІТ-служби компанії:
  • o чисельність ІТ-співробітників;
  • o режим роботи служби підтримки;
  • o поточні системиавтоматизації ІТ – процесів;
• · Збір та аналіз документаційного забезпечення процесу
• o опис workflow процесів;
• o схема рольові інструкції;
• o звіти про ефективність процесу.

У результаті другого етапу використовувався метод інтерв'ювання та спостереження. При цьому основний акцент ставився на такі напрямки, як:

• · Збір інформації про реальний порядок виконання процесу – інтерв'ювання учасників процесу (співробітників ІТ-служби). Для цього було створено опитувальні листи (див. Додаток 1), які були розіслані співробітникам ІТ-відділення банку поштою. Телефонні бесіди проходили також у форматі інтерв'ю з використанням отриманих заповнених опитувальних аркушів, у яких містилися питання щодо кожного з компонентів організації процесів;
• · Виявлення потреб до процесів ІТ та систем їх автоматизації. До них входить керівництво ІТ-департаменту банку та інші стейкхолдери проекту.
• · Ознайомлення з системами автоматизації, що використовуються. Ця діяльністьвиконувалась інженерами компанії виконавця. У цьому досліджувалися суміжні системи, із якими необхідно налагодити інтеграцію під час проекту, проводився збір вимоги до інтеграції.

Результати проведеного обстеження були зафіксовані у звіті, наведеному у наступних двох розділах даної роботи, та були узгоджені з проектною командою з боку компанії.