Порядок заполнения трудовой книжки - последовательность действий по внесению записей в главный документ сотрудника, который отражает факт трудоустройства и подтверждает его рабочий стаж. По записям в этом документе происходят начисления пенсионных выплат, поэтому важно правильно внести все записи в этот документ. За ошибки, допущенные при внесении данных, отвечает работодатель. Расскажем, как заполняется трудовая книжка и дадим образец оформления трудовой книжки 2019 года.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статей 66 ТК РФ . Кроме того, нужно упомянуть два других основополагающих документа.

Образец и правила заполнения трудовой книжки утверждены Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 . В нем подробно раскрыты нюансы внесения сведений в документ и исправления некорректных записей.

Помимо инструкции, которая отвечает на вопрос: как правильно вносятся записи в трудовой книжке (2019 год) — существуют также Правила ведения и хранения трудовых книжек, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 .

Кто в ответе за грамотность оформления

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
• используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки 2019

Бланк трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Образцы покажут, как заполнять трудовую книжку (2019) по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ содержит три части:

• титульная часть — основные сведения о работнике;
• сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
• сведения о награждениях.

Рассмотрим, как правильно заполнить каждую часть книжки.

Заполнение титульного листа

Титульный лист нужно оформлять особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк книжки в негодность.

На этой странице трудовой должна содержаться следующая информация:

• Ф.И.О. владельца;
• дата его рождения;
• образование (среднее, среднее специальное, высшее);
• наименование профессии, как в дипломе;
• дата открытия книжки;
• подпись лица, заполнявшего бланк;
• печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только по данным документов, которые предоставил работник. Это должны быть паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Титульный лист трудовой книжки (2019) выглядит следующим образом:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

1. Порядковый номер текущей записи.
2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

• внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
• внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность... » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

• полное и сокращенное название организации;
• наименование должности работника;
• дату принятия на работу;
• реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом трудовой книжки, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

• вручение государственных наград (а также присвоения почетных званий);
• награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
• трудовые поощрения, прописанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

• 1 графа — порядковый номер записи;
• 2 графа — дата награждения;
• 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
• 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №... считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

• повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
• указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того, как все чистые страницы в трудовой будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

• заполняются личные данные сотрудника;
• проставляется дата;
• заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
• записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей, которое может быть у работника, законодательно не установлено.

Как и к трудовой, к оформлению вкладыша тоже есть свои требования:

• обложка должна быть неповрежденной;
• недопустимо исправление ошибок;
• вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
• если вносятся изменения в саму трудовую, они должны быть внесены в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ был у работника, то для восстановления он должен обратиться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, нужно подать соответствующее заявление, которое должно быть рассмотрено в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника могут попросить документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху должно быть написано «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы заполняются на основе предоставленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

• в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
• по центру — слово «Заявление»;
• далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
• дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка - это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.

Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.

Условия и требования закона

Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.

К ним относятся:

• Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
• Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
• Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
• Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.

На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.

Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только или оформлении .

Ознакомиться с основными документами можно тут:

Правила ведения трудовых книжек

Ответственные лица

Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.

Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. , оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.

Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.

Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.

На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.

Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.

При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.

В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.

В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:

• фамилия, имя, отчество сотрудника;
• должность;
• текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
• дата составления;
• подпись сотрудника и руководителя организации.

Пример документа:

Какие сведения вносятся и как оформляются?

При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.

Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.

Сведения, которые должны быть внесены в документ:

• Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
• Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
• Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.

При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или , награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.

Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.

При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.

Дополнительные сведения:

• сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании ;
• сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
• восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
• о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.

Основания для записей

Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.

Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.

Вы указываете только причину записи ( , перевод, увольнение), дату приказа.

На основании приказа в трудовую книжку вносятся:

• прием на работу;
• перевод на другую должность;
• присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
• награждение, поощрение;
• увольнение.

Даты

Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.

Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2019 года. Дата будет написана: «14.03.2015».

Цвета чернил

Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.

Язык

Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.

Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.

Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.

Недопустимость сокращений

Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.

Порядковые номера

Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.

Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.

Сроки внесения

Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.

Внесение изменений

Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.

Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.

При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.

Пример внесения изменений в титул:

Исправления в трудовой деятельности:

• после неверной записи, ставится следующий номер;
• дата исправления;
• «запись за № недействительна»;
• заносится верная информация;
• приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.

Пример:

Оформление вкладышей

При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.

В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.

В ТК обязательно указание наличие вкладыша.

Отметка о вкладыше:

Ознакомление сотрудников

Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.

По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.

После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.

Особенности для ИП

В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.

ГОСУДАРСТВЕННЫЙ КОМИТЕТ СОВЕТА МИНИСТРОВ СССР

ПО ВОПРОСАМ ТРУДА И ЗАРАБОТНОЙ ПЛАТЫ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ

ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ

И ОРГАНИЗАЦИЯХ

В соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. N 1104 Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы постановляет:

Утвердить Инструкцию о порядке ведения Трудовые книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Заместитель Председателя

Государственного комитета Совета

Министров СССР по вопросам труда

и заработной платы

А.ГОРЕГЛЯД

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ,

В УЧРЕЖДЕНИЯХ И ОРГАНИЗАЦИЯХ

1. Трудовые книжки, в соответствии с Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 г. N 1320, ведутся на всех рабочих и служащих, работающих в государственных и кооперативных предприятиях, учреждениях и организациях свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников.

Трудовые книжки ведутся также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному социальному страхованию.

На работающих по совместительству Трудовые книжки ведутся только по месту основной работы.

2. Трудовая книжка является основным документом, характеризующим трудовую деятельность рабочего и служащего.

3. Рабочие и служащие, поступающие на работу, обязаны предъявить администрации предприятия, учреждения или организации свою Трудовую книжку.

Прием на работу без Трудовой книжки не допускается.

Лица, поступающие на работу в качестве рабочего или служащего впервые, в том числе и лица, состоявшие до этого членами колхозов или промысловых артелей, обязаны представить администрации справку о последнем занятии, выданную по месту жительства домоуправлением, сельским или поселковым советом, уличным комитетом (справка, выданная уличным комитетом, должна быть заверена Райисполкомом); демобилизованные из Советской Армии воины обязаны предъявить администрации военный билет.

4. За незаконное пользование Трудовыми книжками, передачу другим лицам, подделку и подчистку их виновные лица несут уголовную ответственность.

I. ЗАПОЛНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

а) Общие указания

5. Записи в Трудовой книжке производятся на том языке, на котором ведется делопроизводство в данном предприятии, учреждении или организации.

Если делопроизводство ведется на языке союзной или автономной республики, Трудовая книжка заполняется одновременно и на русском языке.

6. Трудовая книжка заполняется в присутствии работника не позже пяти дней после приема его на работу.

В дальнейшем работнику предоставляется право знакомиться с ведением записей в его Трудовой книжке.

7. В Трудовые книжки рабочих и служащих должны заноситься следующие сведения:

а) фамилия, имя и отчество;

б) год рождения;

в) образование;

г) профессия;

д) сведения о работе;

е) поощрения и награждения.

8. Все записи в Трудовой книжке должны быть точными и вносятся администрацией предприятия, учреждения или организации по издании приказа или распоряжения о приеме на работу, перемещении или увольнении работника. Владелец Трудовой книжки должен быть ознакомлен с содержанием произведенной записи.

Записи в Трудовой книжке производятся аккуратно, чернилами.

9. Изменения записей в Трудовой книжке о фамилии, имени и отчестве, образовании и профессии работника производятся администрацией на основании документов и со ссылкой на них (свидетельство о браке, справка ЗАГСа , документы об образовании и др.), и должны быть заверены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.

Вносить исправления в записи о сроках и о характере выполняемой работы или занимаемой должности, о причинах увольнения и других сведениях о работе может лишь то предприятие, учреждение или организация, которым произведена неправильная или неточная запись. Указанные исправления должны полностью соответствовать подлиннику приказа или распоряжения, приемной или увольнительной записке и заверяются в указанном выше порядке. Свидетельские показания не могут служить основанием к исправлению внесенных ранее записей.

10. Ответственность за организацию правильного ведения Трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения или организации.

Непосредственно отвечает за своевременное и правильное заполнение, хранение, учет и выдачу работникам Трудовых книжек начальник отдела кадров либо специальное лицо, назначаемое приказом руководителя предприятия, учреждения или организации.

б) Занесение общих сведений о работнике

11. На первой странице Трудовой книжки записываются общие сведения о ее владельце.

Фамилия, имя и отчество (полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами) и год рождения указываются на основании паспорта или свидетельства о рождении.

Образование - среднее и высшее указывается только на основании документов (удостоверения, аттестата, диплома); начальное образование может быть указано со слов рабочего или служащего.

Если работник имеет незаконченное среднее или высшее образование, то в графе "образование" подчеркивается слово "среднее" или "высшее" и сверху дополняется - незаконченное. Запись о незаконченном среднем или высшем образовании также может быть произведена лишь на основании соответствующего документа (студенческого билета, справки, зачетной книжки и т.п.).

Профессия указывается на основании документов об образовании либо со слов самого рабочего или служащего.

В Трудовой книжке обязательно должна быть поставлена личная подпись ее владельца и дата первичного заполнения книжки.

в) Занесение сведений о работе

12. В графе 3-ей в виде заголовка пишется полное наименование предприятия, учреждения или организации, которые заводят Трудовую книжку. Если за время работы рабочего или служащего наименование этого предприятия, учреждения или организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 Трудовой книжки делается запись: "Предприятие такое-то, с такого-то числа переименовано в такое-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ, распоряжение, его дата и номер.

Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи;

в графе 2 указывается дата приема на работу;

в графе 3 пишется "принят или назначен в такой-то цех или отдел, на такую-то должность или работу с указанием разряда". При этом наименование должности или работы, для выполнения которой принят работник, записывается в точном соответствии с действующим на предприятии, в учреждении или организации штатным расписанием или тарифно-квалификационным справочником.

Если рабочему в период работы присваивается новый разряд, то об этом производится соответствующая запись.

В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения или приемной записки.

13. В таком же порядке оформляется перемещения и переводы работника с одной работы на другую в том же предприятии, учреждении или организации.

14. Если работник до поступления в данное предприятие, учреждение или организацию уже работал в качестве рабочего или служащего, но на него по каким-либо причинам не была заведена Трудовая книжка, то при заполнении Трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем стаже работы в качестве рабочего и служащего до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения в каком предприятии, учреждении или организации, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец Трудовой книжки.

В графе 4 соответственно пишется "подтвержден документами стаж столько-то лет" и "записан со слов стаж столько-то лет".

Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются владельцу Трудовой книжки.

15. Не указываются в суммированном общем стаже работы, а вносятся отдельной строкой следующие записи:

а) запись о времени службы в рядах Советской Армии и Военно-Морского флота, в войсках и органах Комитета государственной безопасности при Совете Министров СССР и Министерства внутренних дел СССР, в органах милиции, во всех видах военизированной пожарной и сторожевой охраны, о времени пребывания в партизанских отрядах с указанием даты призыва или зачисления, даты увольнения со службы и номера военного билета или соответствующего документа;

б) запись о времени обучения в училищах и школах системы государственных трудовых резервов (в ремесленных и железнодорожных училищах, горнопромышленных школах и училищах, школах фабрично-заводского обучения, училищах механизации сельского хозяйства, технических училищах и т.д.) и в других училищах, школах и на курсах по подготовке кадров, по повышению квалификации и переквалификации кадров;

в) запись о времени обучения в высших учебных заведениях, средних специальных учебных заведениях (техникумах, педагогических и медицинских училищах и т.д.), партийных школах, совпартшколах, школах профдвижения, на рабфаках и о времени пребывания в аспирантуре, докторантуре и клинической ординатуре;

г) запись о работе в качестве члена колхоза - в тех случаях, когда действующим законодательством предусмотрен зачет этой работы в общий трудовой стаж рабочих и служащих;

д) запись о работе в качестве члена кооперативной промысловой артели при переходе на работу в качестве рабочего или служащего в государственные предприятия, учреждения и организации.

г) Заполнение Трудовой книжки при увольнении

16. Запись об увольнении работника производится с соблюдением следующих правил:

в графе 1 ставится порядковый номер записи;

в графе 2 проставляется дата увольнения;

в графе 3 указывается причина увольнения.

Записи в Трудовых книжках о причинах увольнения должны производиться либо в точном соответствии с формулировками действующего законодательства, либо в виде ссылки на соответствующую статью и пункт закона.

Например, при увольнении в связи с поступлением на учебу, в связи с рождением ребенка, в связи с болезнью или переходом на пенсию по старости или по инвалидности, в связи с переездом одного супруга к другому и другими уважительными причинами, предусмотренными действующим законодательством, в графе 3 вносится запись об увольнении с указанием этих причин.

При переводах из одного предприятия, учреждения или организации в другое по распоряжению вышестоящих органов или по согласованию между руководителями предприятий, учреждений или организаций в графе 3 записывается причина перевода (вследствие простоя или производственной необходимости, по согласованию между руководителями предприятий и т.д.) или ссылка на решение соответствующих партийных, советских, профсоюзных хозяйственных и других органов о переводе.

В графе 4 указывается дата и номер приказа, распоряжения, увольнительной или переводной записки.

д) Занесение сведений о поощрениях и награждениях

17. В этот раздел Трудовой книжки записываются только единовременные индивидуальные поощрения и награждения, связанные с работой в предприятии, учреждении или организации.

К числу таких индивидуальных поощрений и награждений относятся: награждение почетными грамотами, нагрудными знаками и присвоение почетных званий, объявление благодарности, денежные премии.

Премии, предусмотренные системой заработной платы, в Трудовую книжку не записываются.

Здесь же производятся записи о реализованных изобретениях и технических усовершенствованиях, предложенных данным работником, а также размер вознаграждения, полученного работником за эти изобретения и технические усовершенствования.

Дисциплинарные взыскания в Трудовую книжку не записываются.

18. Порядок внесения сведения о поощрениях и награждениях следующий:

в графе 3 пишется в виде заголовка наименование предприятия, учреждения или организации;

ниже в графе 1 указывается порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника);

в графе 2 ставится дата поощрения или награждения;

в графе 3 записывается кем премирован или награжден работник и за что;

в графе 4 указывается дата и номер приказа о поощрении или награждении работника.

II. ВКЛАДЫШ В ТРУДОВУЮ КНИЖКУ

19. В тех случаях, когда в Трудовых книжках рабочих и служащих заполнены все страницы разделов "Сведения о работе" или "Сведения о поощрениях и награждениях", Трудовые книжки дополняются "Вкладышем в Трудовую книжку".

20. Вкладыш в Трудовую книжку вшивается, заполняется и ведется администрацией предприятия, учреждения или организации по месту работы рабочего или служащего в том же порядке, что и Трудовая книжка.

III. ВЫДАЧА РАБОТНИКУ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ ПРИ УВОЛЬНЕНИИ

21. При увольнении рабочего или служащего все записи о работе, поощрениях и награждениях, внесенные за время работы на данном предприятии, в учреждении или организации, заверяются подписью руководителя или специально уполномоченного им лица и печатью предприятия, учреждения, организации или печатью отдела кадров.

В случае, если Трудовая книжка заполняется на языке союзной или автономной республики и одновременно на русском языке, то заверяются оба текста.

22. В день увольнения администрация обязана выдать рабочему или служащему его Трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

В случае смерти рабочего или служащего Трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию.

IV. ДУБЛИКАТ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

23. Потерявший Трудовую книжку должен немедленно заявить об этом администрации предприятия, учреждения или организации по месту последней работы.

Не позже 15 дней после заявления администрация обязана выдать новую Трудовую книжку с надписью "Дубликат" в правом верхнем углу первой страницы.

В случае утери Трудовой книжки рабочим или служащим в результате небрежного ее хранения владелец Трудовой книжки уплачивает администрации предприятия, учреждения или организации 25 рублей.

24. Дубликат Трудовой книжки заполняется по общим правилам. В разделы "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" при заполнении дубликата вносятся записи только о работе и поощрениях и награждениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов и распоряжений, а запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, в данное учреждение или организацию производится в соответствии с п. 14 настоящей Инструкции.

25. В случае утраты Трудовой книжки предприятием, учреждением или организацией по причинам стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу ее ведается дубликат Трудовой книжки без взимания ее стоимости.

При этом администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующей поступлению в данное предприятие, учреждение или организацию.

26. Если Трудовая книжка не уничтожена полностью, но пришла в негодность (обгорела, порвана, замазана и т.п.) по вине владельца, то книжка не уничтожается, а в конце записей "Сведения о работе" и "Сведения о поощрениях и награждениях" вносится запись "продолжение записей в другой Трудовой книжке", в этом случае работнику выдается вторая Трудовая книжка, в которой производятся последующие записи. За выдачу второй Трудовой книжки взимается 25 рублей. Обе Трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения или организации, а при увольнении выдаются их владельцу.

При поступлении на новое место работы рабочий или служащий обязан предъявлять обе Трудовые книжки.

V. РАСЧЕТЫ ЗА БЛАНКИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

27. При заполнении бланков Трудовых книжек лицам, впервые поступившим на работу, а также при выдаче дубликата Трудовой книжки администрация предприятия, учреждения или организации взимает с владельцев Трудовые книжек плату в размере 50 коп., а при заполнении вкладыша в Трудовую книжку - в размере 30 коп.

В случае неправильного заполнения Трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае порчи бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним вследствие небрежного хранения стоимость испорченных бланков оплачивается предприятием, учреждением или организацией.

VI. СНАБЖЕНИЕ БЛАНКАМИ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

И ВКЛАДЫШЕЙ В ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ

28. Трудовые книжки в соответствии с Постановлением Совета Министров СССР от 14 сентября 1957 г. N 1104 изготовляются Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы по единому для всего Союза ССР образцу.

Текст Тр удовых книжек печатается на русском языке и на языке союзной или автономной республики.

29. Вкладыши в Трудовые книжки изготовляются Государственным комитетом Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы в том же порядке, что и Трудовые книжки.

30. Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР представляют Государственному комитету Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной плате обоснованные заявки на необходимое количество бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним, составленные с учетом текущей потребности и планируемого поступления рабочей силы на последующий год.

31. Бланки Трудовых книжек и вкладышей к ним получают:

Советы Министров союзных республик, союзные и союзно-республиканские министерства и ведомства СССР - в Государственном комитете Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы;

совнархозы и республиканские министерства для подчиненных им предприятий, учреждений и организаций - в Управлении Делами Совета Министров соответствующей союзной республики;

областные и городские (городов республиканского подчинения) исполнительные комитеты Советов депутатов трудящихся для подведомственных местным Советам предприятий, учреждений и организаций - в Управлении Делами Совета Министров соответствующей союзной республики;

предприятия, учреждения и организации - в соответствующих совнархозах, министерствах, ведомствах, исполкомах Советов депутатов трудящихся в зависимости от подчиненности или подведомственности.

32. Администрация предприятий, учреждений и организаций обязана периодически проверять наличие бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним.

VII. ХРАНЕНИЕ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

33. Администрация предприятия, учреждения или организации обязана организовать хранение Трудовых книжек в условиях, исключающих возможность порчи, хищения или уничтожения их в случае пожара или от других причин.

34. Трудовые книжки, не полученные рабочими и служащими при увольнении, хранятся в течение 2-х лет в отделе кадров, отдельно от Трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого они сдаются на 3-годичное хранение в архив предприятия, учреждения или организации, а по истечении этого срока сдаются в государственный архив Октябрьской революции и социалистического строительства МВД СССР для постоянного хранения.

VIII. УЧЕТ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК

35. На предприятиях, в учреждениях и организациях ведется следующая документация по учету бланков Трудовых книжек и заполненных Трудовых книжек:

а) приходо-расходная книга по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним;

б) книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним.

В приходо-расходную книгу вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним. Книга ведется бухгалтерией предприятия, учреждения или организации.

Книга учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним ведется отделом кадров или другим подразделением предприятия, учреждения или организации, оформляющим прием и увольнение рабочих и служащих.

В этой книге регистрируются все Трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих, поступивших на работу, а также Трудовые книжки и вкладыши к ним, выданные рабочим и служащим вновь.

При увольнении из предприятия, учреждения или организации рабочего или служащего Трудовая книжка выдается ему на руки; о получении книжки работник обязательно расписывается в книге учета.

Приходо-расходная книга и книга учета движения Трудовых книжек должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия, учреждения, организации и сургучной печатью.

(Формы приходо-расходной книги по учету бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения Трудовых книжек и вкладышей к ним прилагаются.)

36. Бланки Трудовых книжек хранятся в бухгалтерии предприятия, учреждения или организации наравне с документами строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение Трудовых книжек.

37. По окончании каждого месяца бухгалтерия требует от ответственного за ведение Трудовых книжек лица отчет о наличии бланков Трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные Трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы предприятия, учреждения или организации. На испорченные при заполнении бланки Трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт (примерная форма акта прилагается).

38. Суммы, полученные с рабочих и служащих за заполненные Трудовые книжки и вкладыши к ним, суммы, взысканные с рабочих и служащих за утерю Трудовых книжек, а также стоимость испорченных бланков вносятся ежемесячно бухгалтерией предприятия, учреждения или организации в Госбанк для зачисления в доход союзного бюджета согласно Инструкции Министерства финансов СССР от 5 марта 1947 г. N 132.

IX. КОНТРОЛЬ ЗА СОБЛЮДЕНИЕМ УСТАНОВЛЕННОГО ПОРЯДКА

ВЕДЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК НА ПРЕДПРИЯТИЯХ, В УЧРЕЖДЕНИЯХ

И ОРГАНИЗАЦИЯХ

39. Общий контроль как за обеспечением бланками Трудовых книжек и вкладышей к ним предприятий, учреждений и организаций, а также за соблюдением Инструкции о порядке ведения Трудовых книжек осуществляет Государственный комитет Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы.

40. Систематический инструктаж и контроль за соблюдением установленного порядка ведения Трудовых книжек на предприятиях, учреждениях и организациях осуществляют Советы Министров союзных республик, министерства и ведомства СССР, а также Советы народного хозяйства экономических административных районов.

Общественный контроль за правильностью ведения на предприятиях, в учреждениях и организациях Трудовых книжек осуществляют профсоюзные органы.

ПРИХОДО-РАСХОДНАЯ КНИГА

ПО УЧЕТУ БЛАНКОВ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

КНИГА

УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ К НИМ

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель предприятия

(учреждения, организации)

(М.П.) "__" __________ 195_ г.

"__" ________ 195_ г.Город ____________

Нами _________________________________________________________

(указать должность, фамилию, имя и отчество)

составлен настоящий акт в том, что за период с "__" ______________

195_ г. по "__" _____________ 195_ г. ____________________________

__________________________________________________________________

испорчено ________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(указать подробно причину порчи)

"____" штук (____________________________________)

(указать прописью)

бланков Трудовых книжек (или вкладышей к ним) на _________________

(название языка)

Языке , которые "__" ___________ 195_ г.

уничтожены путем сожжения.

Акт составлен на списание испорченных бланков Трудовыхкнижек

(или вкладышей к ним) с подотчета ________________________________

__________________________________________________________________

(полное наименование предприятия, учреждения или организации)

Работодатель должен обеспечить грамотно заполненной трудовой книжкой каждого своего сотрудника, проработавшего у него дольше 5 дней, в том числе и сезонного, временного или внештатного. Исключение составляют те, с кем у организации заключён гражданско-правовой договор. Таким работникам в трудовую ничего не записывается, так как на договоры упомянутой формы не распространяются положения ТК РФ.

Если работник только начинает свою карьеру и ещё не имеет трудовой, нужно взять пустой бланк и оформить его в присутствии работника в течение недели с момента принятия на работу.

Бывает, что работник в момент трудоустройства приносит несколько книжек. Теряться в этом случае не стоит. Данные о текущем месте работы следует внести в любую трудовую по выбору работника, а другие книжки убрать в сейф вместе с основной, ведь они могут пригодиться для подсчета трудового стажа.

Правила заполнения трудовых книжек

Неважно, какой тип информации вносится в трудовые книжки, нужно соблюдать основные правила их ведения:

• все данные обязательно должны быть на русском языке, а если работодатель действует на территории республики в составе РФ, обладающей своим закреплённым государственным языком, то данные на русском могут дублироваться записями на этом языке;
• сведения в книжку надо вносить чёрной, синей или фиолетовой ручкой гелевого, шарикового или перьевого типа;
• вносимая информация должна быть без сокращений (даже общепринятых, вроде «ст.» вместо «статья»), цифры должны быть арабскими, а даты – формата ДД.ММ.ГГГГ, без сокращения «г.» после указания года;
• на данный момент готовятся изменения в правилах заполнения трудовых книжек, одно из которых позволит работодателю не ставить печать в трудовую книжку, если печати у него в принципе нет (с 2015 года организациям позволили не иметь круглой печати).

Важно! Несмотря на это правило, даты часто указывают в смешанной буквенно-цифровой форме. Это связано с особенностями типографской печати бланков, в которых место для числа выделено кавычками, а год указан сокращённо. Так как это противоречие не урегулировано законодательно, при заполнении трудовой подобным образом никаких рисков работодатель не несёт.

• записи в книжке должны быть пронумерованы сквозным типом, за исключением тех, нумерация которых не предусмотрена правилами (например, сведения о работодателе).

Важно! На оформление вкладыша для книжки распространяется тот же порядок, что и на заполнение самой трудовой.

Сведения о работнике в трудовой книжке

В большинстве случаев лицу, заполняющему трудовые, не требуется вносить информацию о сотруднике. Она содержится на титульном листе и должна полностью совпадать с содержанием документов, которые работник предоставляет при оформлении на работу. Информация представляет собой перечень следующих сведений:

• фамилия, имя, отчество (как в паспорте, включая точность буквы «Ё»);
• дата рождения (в формате ДД.ММ.ГГГГ арабскими цифрами);
• образование (как в дипломе или аттестате);
• специальность (из документа об образовании, в именительном падеже).

При заключении трудового договора с сотрудником надо проверить правильность его личных данных, а также обязательное присутствие:

• подписи работника, которая удостоверяет личную проверку им подлинности сведений о себе;
• подписи заполнявшего ответственного лица с расшифровкой;
• даты заполнения, соответствующей пятидневному сроку с момента приёма на работу;
• оттиска печати организации.

Важно! Роструд в своих письмах сообщает о том, что инструкцию о заполнении трудовых книжек (по части необходимости официального штампа организации) можно трактовать не так буквально и выражает мнение, что достаточно внутренней печати кадровой службы или филиала кампании, если на них есть полные сведения о работодателе.

Заполнение титульного листа может потребоваться, только если заводится вкладыш в книжку или новая трудовая – впервые для конкретного работника, после утери предыдущей или в виде дубликата.

Если у работника меняются личные данные (например, фамилия после заключения брака), то изменения фиксируются путём внесения новых данных выше старых, зачёркнутых одной тонкой чертой. Реквизиты подтверждающего документа записываются на обложку книжки с внутренней стороны и подтверждаются подписью и печатью работодателя.

Сведения о работодателе

Согласно правилам информация о нанимателе вносится в виде заголовка перед основными записями о работе сотрудника без присваивания порядкового номера и содержит полное и сокращённое наименование организации.

В случае, если наниматель меняет свое наименование или подвергается реорганизации, этот факт надо внести в трудовые книжки работников для того, чтобы записи о принятии на работу и об увольнении соответствовали друг другу. Информация вносится отдельной строкой с указанием документа, на основании которого произошли изменения, и даты события.

Важно! Дата изменения названия нанимателя указывается не в графе 2, а непосредственно в тексте записи в графе 3 раздела «Сведения о работе». Запись о переименовании работодателя, как и внесение первичной информации о нём, нумеровать не надо.

Внесение записи в трудовую книжку

В трудовой книжке должны отражаться все важные события, происходящие с сотрудником в течение его рабочей деятельности, которые предусмотрены Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек. К наиболее часто встречающимся случаям относятся:

• приём на работу;
• запись о военной службе;
• изменения в трудовой деятельности;
• награждения и взыскания;
• увольнение;
• восстановление в должности и отмена судебного решения о восстановлении;
• возникновение периода, не включаемого в непрерывный трудовой стаж.

Строка записи в трудовую книжку представляет собой перечень данных, занесённых непосредственно после строки со сведениями о нанимателе или печати со всеми его данными (для записи о приёме на работу) или на следующей строке ниже последней сделанной записи (для всех остальных событий) по следующим графам унифицированной формы:

• Графа 1 «№ записи» – номер, присваиваемый текущей записи, сквозным образом, по порядку, начиная с первой записи блока до последней. Должна быть заполнена для записи любого типа, кроме строки информации о работодателе, вносимой в форме подзаголовка без порядкового номера.

• Графа 2 «Дата» – состоит из трёх колонок: число, месяц, год. Заполняется арабскими цифрами, в первых двух столбиках – по две цифры, в третьем – четыре цифры. Сюда вносится дата случившегося события, а не дата заполнения книжки. В большинстве случаев совпадает с датой документа, подтверждающего запись. При заполнении информации об увольнении содержит дату последнего рабочего дня сотрудника.

• Графа 3 «Сведения о приёме на работу , о переводах на другую работу и об увольнении» – основная часть записи, которая содержит описание события и его причин (принят на должность, переведён, уволен). Вносится без сокращений, включает в себя формулировку, точно совпадающую с текстом приказа руководителя (или иного документа, подтверждающего событие), и содержит ссылку на законодательство (чаще всего, статью Трудового кодекса). При оформлении увольнения сотрудника в этой же графе после текста идёт подпись ответственного лица и оттиск печати.

• Графа 4 «Наименование, дата и номер документа , на основании которого внесена запись» – точные реквизиты в указанном порядке документа, подтверждающего случившееся событие (приказа, решения акционеров, акта, протокола и пр.)

Запись о приёме на работу в трудовой

Информация о приёме на работу вносится в момент оформления сотрудника по основному месту работы на основании письменного работодателя. Запись должна содержать название структурного подразделения, должность и реквизиты приказа.

ВАЖНО : При внесении информации о приёме на работу руководителя основанием записи может быть как приказ, так и другой документ, на основании которого руководитель был избран на эту должность.

Условия об испытательном сроке и характере работы не упоминаются. Однако при приёме на работу вахтовым методом отдельное указание на вахтовый график работы обязательно.

ВАЖНО : Перед внесением информации о приёме сотрудника на работу убедитесь, что в трудовой книжке присутствует запись об увольнении с предыдущего места работы. В противном случае, не может быть уверенности в факте прекращения прежней работы сотрудника и требуется заверенная копия приказа об увольнении от предыдущего нанимателя для внесения в книжку соответствующих сведений.

Сведения о работе по совместительству необязательны к фиксированию и вносятся в трудовую по желанию и заявлению работника и только по месту основной работы. Основанием может служить должным образом заверенная копия приказа или справка с другого места работы. В тексте записи вместо «принят» пишется «назначен совместителем».

При оформлении работника на дистанционную работу запись делается в обычном порядке, хотя этот характер сотрудничества разрешает не вносить информацию о подобной работе в трудовую книжку. Тогда в договор о приёме на работу включается текст договорённости о невнесении записи в трудовую. В таком случае работодатель официально освобождается от обязанности внесения записи, а сотрудник в будущем сможет подтвердить период своего трудового стажа на этом месте работы копиями договора и приказа о приёме.

Запись о военной службе

Внесение информации о пройденной военной службе делается для правильного учёта времени работы, ведь этот период включается в непрерывный трудовой стаж работника. Запись делается на основании военного билета и содержит в тексте указание точного периода нахождения в рядах Российской Армии.

Изменения в трудовой деятельности

Эта обширная формулировка подразумевает множество возможных ситуаций, которые оформляются стандартным образом с указанием порядкового номера и даты записи, текстом события, ссылкой на Трудовой кодекс и реквизитов документа-обоснования:

• сотрудник может быть переведён на другую должность или в другой отдел;
• штатным расписанием может быть переименована должность работника;
• в ходе обучения сотруднику может быть присвоен новый разряд или иная квалификация.

Важно! Обучение на курсах и в школах повышения квалификации фиксируется в трудовой в обычном порядке с указанием места и периода обучения. Однако записи о времени получения высшего образования с декабря 2013 года в книжках больше не делаются.

Если происходят изменения условий трудового договора с работником, и они не касаются напрямую его трудовой функции (например, меняется режим работы или оклад), то внесение таких данных в трудовую не делается. Не фиксируются также совмещение должностей, расширение зоны обслуживания или увеличение объёма работ в текущей должности, временные переводы или временное исполнение обязанностей другого работника, за исключением случаев, для которых оформляется срочный трудовой договор.

Запись о награждениях и взысканиях в трудовую

Информация о награждении или поощрении сотрудника вносится в трудовую книжку в течение недели с момента оформления соответствующего приказа, составленного или форме, предусмотренной учётной политикой организации. Запись ссылается на дату и номер приказа и, полностью соответствуя тексту документа, содержит сведения:

• о награждении государственной наградой;
• о присвоении различных званий;
• о получении почётных грамот и нагрудных знаков;
• о прочих наградах, предусмотренных законодательством РФ, уставом работодателя или коллективным договором.

Важно! Получение премий, которые предусмотрены системой оплаты труда или выплачиваются на регулярной основе, в трудовой книжке не фиксируется.

Дисциплинарные взыскания в трудовых книжках сотрудников не отражаются, за исключением меры в виде прекращения трудового договора с работником.

Запись об увольнении в трудовой книжке

Информация об увольнении вносится в трудовую книжку после оформления приказа руководителя, изданного по форме № Т-8 или другой форме, которую предполагает учётная политика организации.

Текст записи должен полностью соответствовать данным приказа и сведениям, внесённым в личную карточку сотрудника, а также максимально точно цитировать пункт Трудового кодекса, согласно которому происходит расторжение с сотрудником трудового договора. При этом увольнение руководителя предусматривает возможность указания в графе 4 как приказа об увольнении, так и другого документа, содержащего информацию о прекращении трудовой деятельности сотрудника в должности руководителя.

Важно! В случае, когда работнику перед увольнением предоставляется отпуск, днём прекращения его работы считается последний день отпуска, однако трудовую книжку, как и расчёт, ему надо выдать в последний день появления на работе до начала отпуска.

Сложившаяся практика предлагает использование нескольких формулировок: «уволен», «трудовой договор расторгнут», «действие трудового договора прекращено». Ни одна из них не противоречит правилам и может быть использована без риска для работодателя.

При увольнении все записи, которые были сделаны в трудовой книжке сотрудника за весь период его работы, должны быть подтверждены его личной подписью, подписью уполномоченного лица или руководителя, и заверены печатью организации.

Восстановление в должности

Бывает, что уволенный сотрудник обращается в суд и доказывает, что трудовой договор с ним работодатель расторгнул незаконно. Изданный судебный приказ или решение суда должны быть немедленно приведены в действие, а работник восстановлен в прежней должности.

В трудовой книжке в момент восстановления уже имеется запись об увольнении от этого работодателя, а значит, по умолчанию предполагается, что следующая запись будет сделана новым нанимателем. Чтобы указать на то, кем вносятся данные, сведения о работодателе снова вносятся в книжку работника – в форме заголовка, без порядкового номера записи. А вот следующей записью, пронумерованной в обычном порядке, делается аннулирование записи об увольнении («Запись за № __ недействительна, восстановлен на прежней должности»)

Однако после восстановления работника в должности нередки случаи, когда у работодателя получается обжаловать решение суда и снова уволить сотрудника. В таком случае в трудовую книжку в обычном порядке вносится запись об увольнении, ссылающаяся на п. 11 ч. 1 ст. 83 ТК РФ.

Возникновение периода, не включаемого в непрерывный трудовой стаж

В ряде случаев – например, при назначении сотруднику в судебном порядке исправительных работ – в трудовую книжку надо внести сведения о периоде, который не будет учитываться при подсчёте трудового стажа. Информация, вносимая в книжку, подтверждается приказом, издаваемом руководителем на основании решения суда, и содержит указание точного периода, не включаемого в стаж.

Как исправить запись в трудовой книжке?

Как бы аккуратно и внимательно ни заполнялись документы, никто не застрахован от ошибок и ляпов в процессе работы. Способ корректировки данных зависит от вида ошибки и места, где она содержится:

В блоке личной информации о сотруднике на титульном листе могут быть неправильно указаны:

• Фамилия, имя, отчество – ошибочные сведения зачёркиваются тонкой чертой, правильные пишутся рядом, а реквизиты документа, подтверждающего новые сведения, – например, паспорта гражданина РФ – вносятся на внутреннюю сторону обложки с заверением данных печатью организации и подписью руководителя. При этом ошибкой признаётся любое отклонение от сведений, содержащихся в личных документах сотрудника (например, «Ь» вместо «И» в имени «Наталия» или буква «Е» в имени «Артём»).

ВАЖНО : Если ошибка допущена при первичном внесении данных на титульный лист, в том числе сведений об образовании, вместо исправления бланк подлежит уничтожению с составлением соответствующего акта.

• Дата рождения – если ошибка фактическая (в самой дате), то она исправляется аналогично ошибке в ФИО. Если вопрос в том, что дата вместо цифр содержит буквенное название месяца, то это не признаётся ошибкой и не подлежит исправлению. Подобное противоречие, встречающееся на книжках, оформленных ранее 2003 года, вызвано тем, что в типографской форме трудовой книжке старого образца место для указания месяца было выделено кавычками и предполагало буквенную запись. Законодательно это несоответствие не урегулировано, и такой тип записи не повлечёт за собой рисков для обеих сторон трудового договора.

• Сведения об уровне образования – если на первой странице книжки информация об образовании или специальности сотрудника не содержится, то эти сведения можно просто аккуратно вписать в нужные строки. Если имеются данные о новом уровне образования или полученной квалификации, то они заносятся в трудовую как дополнение к уже имеющимся сведениям и не отменяют предыдущую информацию, т.е. старые данные зачёркивать не нужно.

• Реквизиты заверения подлинности информации – если отсутствуют подписи ответственных лиц, работника или оттиск печати, то такая трудовая книжка признаётся недействительной. Самым простым способом является обращение сотрудника к работодателю, заводившему трудовую, с просьбой задним числом проставить недостающие реквизиты.

В блоках «Сведения о работе» или «Сведения о награждениях» могут содержаться следующие ошибки:

• неправильная нумерация записей;
• указание события в формулировке, несоответствующей содержанию подтверждающего документа;
• неверный порядок указания реквизитов документа-основания;
• отсутствие после информации об увольнении подписи работника об ознакомлении с записью;
• внесение данных не в тот раздел книжки (например, о награждении – в блок сведений о работе).

Ошибочная информация во всех блоках, кроме титульного листа, зачёркиваться не может. Корректировки и правки вносятся путём признания ошибочных сведений недействительной.

Отменяющая запись может делаться как работодателем, допустившим неточность, так и другим, более поздним нанимателем, который обнаружил несоответствия. В последнем случае от организации, допустившей ошибку, требуется документ, содержащий верные сведения, и именно он будет являться основанием для записи в трудовой книжке и указываться в графе 4.

Подобным образом могут исправляться не только фактические неточности, но и ошибки в нумерации записей. Недействительной признаётся вся запись, внесённая под неправильным номером, а следом эта информация дублируется уже под правильным номером.

Выдача вкладыша и дубликата трудовой книжки

Вкладыш к трудовой книжке выдаётся, когда в самой книжке не остаётся места для внесения информации. Без основной книжки вкладыш считается недействительным, поэтому он вшивается в последний разворот трудовой, обязательно заверяется на титульном листе печатью организации и фиксируется штампом «Вкладыш № __ выдан».

Законом предусмотрены случаи, когда работодатель может оформить сотруднику дубликат. Невзирая на причины выдачи дубликата, информация, которая в него вписывается, должна в точности соответствовать документам, на основании которых он заполняется. В случаях, когда старая трудовая книжка сохранилась, она и будет подтверждающим документом для переноса информации в дубликат. В случаях утери старого документа, дубликат оформляется на основании справок или актов, свидетельствующих о потере.

Важно! Переносу в дубликат подлежит только та информация, которая содержится в подтверждающих документах. Лицо, ответственное за заполнение трудовой книжки, не имеет права вносить любую другую, даже проверенную информацию.

Указание на то, что книжка является дубликатом, находится в верхнем правом углу первой страницы трудовой. Там же фиксируется личная информация о сотруднике.

1. Если работник потерял трудовую , то ему надо обратиться с просьбой о выдаче дубликата по последнему месту работы. В течение 15 дней после принятия заявления организация должна оформить для бывшего сотрудника дубликат трудовой книжки. В раздел «Сведения о работе» без указания сведений о работодателях вписывается информация об общем суммарном стаже сотрудника до работы у данного нанимателя, а затем восстанавливаются все записи, которые были сделаны на последнем месте работы, вплоть до увольнения.

1. Дубликат трудовой может быть выдан вместо отменяющих записей, когда сведения об увольнении или переводе на другую работу недействительны. Это также делается по заявлению работника. В дубликат работодатель, заполняющий книжку, должен перенести все записи, касающиеся работы сотрудника у него, за исключением последней недействительной.

1. Если трудовая книжка непригодна для дальнейшего использования, например, обгорела или порвалась, то работодатель может оформить дубликат взамен испорченной книжки. В этом случае после оформления титульного листа и проставления отметки «Дубликат» надо просто аккуратно переписать всю информацию из книжки, пришедшей в негодность.

1. Если трудовые книжки массово пропали у работодателя из-за чрезвычайной ситуации, то всем работникам выписываются дубликаты. Это делается на основании акта комиссии органов исполнительной власти, оформляемого при участии всех заинтересованных лиц.

Организация, оформляющая дубликат или вкладыш к трудовой, обязательно должна зафиксировать факт выдачи в Книге учёта трудовых книжек и вкладышей к ним.

Оформление трудовых книжек основывается на ряде законодательных документов, предоставляющих подробные инструкции по их ведению и хранению. За соблюдением всех правил, касающихся трудовых, надо внимательно следить и работодателю, и сотруднику.

Организации в случае нарушений грозит привлечение к ответственности, предусмотренное Кодексом административных правонарушений, в форме штрафов или приостановления деятельности.

А работник, не заметивший отсутствие какого-либо реквизита в текстах записей, может не подтвердить длительность своего трудового стажа и не получить полагающийся размер пособия при временной нетрудоспособности, а впоследствии – и пенсии.

Обязательно ли сегодня применять инструкцию Минтруда по заполнению трудовой книжки? Да, ведь трудовая книжка – фактически документ строгой отчетности. Все действия с этим документом нужно делать, следуя инструкции по заполнению трудовой книжки. Нюансы ведения трудовых книжек в 2019 году разберем в материале статьи.

Из статьи вы узнаете:

Скачайте документы по теме:

Не пропустите: главный материал месяца от ведущих специалистов Минтруда и Роструда

Энциклопедиция по оформлению трудовых книжек "под ключ" от Системы Кадры.

Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий трудовую деятельность

Сегодня при оформлении работнику выдается трудовая книжка , образец которой был утвержден в 2003 году. Он оформлен с учетом произошедших политических изменений - герб СССР на ней заменен гербом России. Новый бланк имеет повышенную степень степень защиты от фальсификаций:

• листы, в количестве 44, скреплены специальным швом;
• для изготовления используется специальная бумага с водяными знаками;
• в ультрафиолетовом свете на листах проявляется надпись «Трудовая книжка».

Постепенно трудовая книжка теряет свое значение. Это объясняется тем, что при расчете пособий по больничным листам и для назначения пенсии уже используется страховой стаж . Сведения об этом стаже содержатся в базах данных Фонда социального страхования и Пенсионного фонда РФ. Стаж трудовой деятельности, кроме того, может быть подтвержден копиями приказов работодателей о приеме на работу и увольнении .

С переходом на цифровую экономику и электронный документооборот трудовые книжки на бумажных носителях, скорее всего, будут отменены . Но в любом случае, даже когда решение об этом будет принято на уровне закона, этот документ будет иметь хождение в бумажном виде в течение какого-то переходного периода. Поэтому заполнять их необходимо с теми правилами, которые были установлены ранее.

Порядок внесения записи о приеме на работу

Все сведения о работе, то есть приеме, переводе, увольнении, вносят в соответствующий раздел бланка трудовой книжки.

Раздел представляет собой таблицу с четырьмя графами:

1. Порядковый номер записи;
2. Дата внесения записи;
3. Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу , повышении квалификации;

1. В 1-й графе проставляется порядковый номер записи.
2. Во 2-й – указывается дата увольнения (последний день работы).
3. В 3-й – вносится основание расторжения трудового договора с указанием соответствующего пункта ТК РФ, при этом формулировка должна также соответствовать статье и пункту Кодекса.
4. В 4-й графе указываются данные приказа или распоряжения об увольнении (дата, номер).
5. Строкой ниже записи об увольнении вносится наименование должности лица, ответственного за ведение трудовых книжек (кто внес запись), проставляется его подпись и расшифровка.
6. Каждая запись об увольнении должна быть заверена печатью организации.
7. Работник обязан поставить свою подпись под записью об увольнении.

Образец записи об увольнении сотрудника по собственному желанию:

Порядок внесения записей награждениях в трудовую книжку

Все сведения о награждениях вносят в соответствующий раздел бланка трудовой книжки.

Раздел также представляет собой таблицу с четырьмя графами:

1. Порядковый номер записи;
2. Дата внесения записи;
3. Тип награды, когда, кем и за что именно награжден работник;
4. Наименование и реквизиты документа, но основании которого внесена запись.

В соответствии с Инструкцией, в трудовую книжку вносится информация о следующих видах поощрений:

государственных наградах и присвоенных почетных званиях государственного уровня;

награды, полученные от работодателя, в том числе: почетные грамоты, нагрудные знаки и значки, дипломы;

других видах поощрений, предусмотренных законами РФ и локальными нормативными актами работодателя.

Обратите внимание! Премии и иные стимулирующие выплаты , предусмотренные системой оплаты труда, действующей на предприятии, в разделе «Сведения о награждениях» не отражаются.

Когда речь идет о наградах, полученных от работодателя, документом, на основании которого вносится запись в трудовую книжку, является соответствующий приказ . В том случае, когда награждение работника производит сторонняя или вышестоящая организация, документом-основанием является приказ (распоряжение, указ), изданный в награждающей организации. В некоторых случаях документы о награждении могут поступить без такого приказа, поэтому сотруднику кадровой службы, ответственному за ведение трудовых книжек, нужно будет послать соответствующий запрос в награждающую организацию.

Обратите внимание! Если уже уволившийся работник выразит желание внести в свою трудовую книжку записи о награждении, он самостоятельно должен будет делать запросы в в те организации, от имени которых он был награжден.

Практика, когда информация о примененных к работнику мерах поощрения (объявление благодарности, награждение почетной грамотой и пр.) не вносится в трудовую книжку, довольно распространенное явление. Это считается нарушением не только установленных правил ведения этого документа, но и нарушением законодательства . Работник имеет право потребовать, чтобы сведения о награждениях и поощрениях, полученных им в период трудовой деятельности на данном предприятии, были внесены в соответствующий раздел трудовой книжки в полном объеме.

Другой распространенной ошибкой является внесение в раздел «Сведения о награждении» информации о работе. Обычно такая ошибка объясняется просто невнимательностью лица, ответственного за ведение трудовых книжек , не заметившего, что предыдущий раздел «Сведения о работе» уже полностью заполнен.

Правила исправлений записей в трудовой книжке

Как быть кадровику, если по случайности или в результате не знания правил и инструкции по заполнению трудовых книжек 2019 при внесении записей была допущена ошибка?

Довольно часто возникает необходимость внесения исправлений в записи , сделанные на титульном листе. Например, это нужно будет сделать при смене фамилии работницы, которая вышла замуж или, наоборот, расторгла брак и вернула себе девичью фамилию.

Этот случай также предусмотрен Инструкцией по заполнению трудовой книжки. Согласно этому документу, устаревшие данные необходимо аккуратно перечеркнуть одной ровной горизонтальной чертой и над ними сделать новую запись. Конечно, все правки на титульном листе должны вносится только на основании соответствующих документов. К таким документам относятся:

• паспорт;
• свидетельство о браке;
• свидетельство о расторжении брака;
• свидетельство о рождении;
• свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Когда изменения вносятся в титульный лист, на внутренней стороне обложки трудовой книжки указывается наименование и реквизиты документа-основания. Ссылка должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя или ответственного лица.

Скачать в.doc