Федеральный Закон постоянно совершенствуется и меняется, чтобы наши свобода и права, а также частная жизнь были всегда защищены, а все подступы к персональным данным охранялись тысячью замками. Но что же это такое – персональные данные? Что находится в общем доступе и кто имеет право запрашивать их? Есть ли закон, регулирующий неразглашение личных данных?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что относится к персональным данным?

Физического лица

К ПД простых граждан относятся:

• информация о месте и дате рождения;
• местожительство;
• данные, изложенные в паспорте;
• СНИЛС;
• льготы физлица.

Работника

К ПД работника относится та информация, которая важна для работодателя в связи с трудоустройством.

Стоит также отметить, что на законодательном уровне до сих пор не урегулировали момент, который касается управления личных дел сотрудников, поэтому чаще всего на практике работодателем в них включаются полные сведения .

А именно:

• данные, указанных в паспорте;
• СНИЛС;
• воинский учет;
• имеющееся образование;
• заполненная анкета, которая выдается сотруднику при трудоустройстве;
• договоре о трудоустройстве.

ПД физиологического характера , которые позволяют оператору определить личность их владельца.

Заграничное распространение ПД . Такой вид распространения информации можно разделить на три типа:

1. страны, относящиеся к Конвенции Совета Европы (КСЕ);
2. страны, не относящиеся к КСЕ, но осуществляют комплекс мер, направленный на защиту прав о ПД;
3. страны, относящиеся к КСЕ и не осуществляют комплекс мер, направленный на защиту прав о ПД.

Если данные передаются последней группе, то необходим законный предлог, подкрепленный законом, или согласие владельца, или серьезный повод для сохранения интересов самого владельца.

Передача ПД в государственные информационные системы и муниципальные информационные системы. Здесь обработка проходит согласно функционирующим ФЗ.

Обработка ПД при политических выступлениях или при продвижении каких-либо товаров, услуг или работ. Ограничения, контролируемые ФЗ: несмотря на приобретение информации из источников, которые являются публичными, нужно указание на соглашение владельца, изложение которого возможно и не в письменном виде.

Специальные категории

Согласно ФЗ от 27.07.2006 N 152-ФЗ (ред. от 22.02.2017) «О персональных данных» категории ПД разделяются на четыре группы:

• Не разрешена обработка данных, которые так или иначе затрагивают тему религии, политических воззрений, личной жизни, национальности, не считая тех отдельных моментов, которые указаны в пункте 2.
• Обработка ПД, перечисленных в пункте 1, допускается.

Но при условии, если:

1. на обработку ПД получено письменное разрешение от их владельца;
2. они общедоступны;
3. ПД связаны с информацией, касающейся здоровья их владельца, и доступ к ним в настоящий момент нужен для сохранения его жизнедеятельности;
4. она необходима при осуществлении судебных мер;
5. она происходит из-за вступления в силу законодательства РФ о безопасности и розыскной деятельности.

Какие являются общедоступными?

Сам факт включения ПД в категорию «общедоступных» возможен только после письменного соглашения их владельца.

К данным общего доступа могут относиться (с учетом пункта 1) следующее:

• Год и место рождения;
• местожительство и др.

При утрате индивидуальности ПД в разрешении их владельца во внесение сведений в общий доступ нет необходимости. Все сведения изымаются из общего доступа ПД по требованию самого владельца или по решению суда, а также других госорганов.

Информационная система персональных данных и оператор – что это?

Информационная система персональных данных (ИС) – система, которая представляет из себя соединение ПД, расположенных в базе данных, и различных видов оборудования, благодаря которым реальностью становится обработка ПД с употреблением средств автоматизирования.

Очень важным понятием является «оператор». Согласно ФЗ-152, оператор – государственный или муниципальный орган, юридическое или физлицо, которое в одиночку или коллективно с другими лицами производит обработку ПД , он же определяет ее цель, необходимость и состав.

Все процедуры, проводимые для установления защиты ПД при их обработке в ИС, должны проводиться только теми людьми или компаниями, которые состоят в списке, заранее созданном оператором . И только у них может быть разрешение, допускающее их к данным.

Нужно также принять меры профилактики, которые помогут избежать запрещенный доступ к сведениям.

Для этих целей все просмотры и активность регистрируются и отражаются в электронном журнале, проверять который входит в обязанности оператора.

Постоянным наблюдением за тем, как обрабатываются ПД операторами, проверкой и контролем, порядком охраны документации, занимается Роскомнадзор .

Средства защиты и охраны персональных данных

Надежность ПД обеспечивается:

• установлением рисков при обработке ПД в ИС;
• постоянное использование технических и организационных мер для установления защищенности, согласно установленным Правительством РФ уровням безопасности;
• процедура совершенствования средств и результативности защиты;
• постоянное рассмотрение машинных носителей ПД;
• мгновенное установление неразрешенного проникновения;
• восстановление ПД, которые были заражены вирусом или уничтожены при взломе базы данных;
• фиксация и учет всех действий, которые совершаются в ИС;
• используется сотрудничество с вневедомственной охраной;
• база данных защищена паролями, известными только людьми, у которых есть право доступа;

Образец согласия на предоставление персональных данных

Предоставление ПД – действия определенного характера, благодаря которым раскрываются ПД какому-либо лицу или группе лиц.

Если вам необходимо составить согласие о предоставлении своих ПД , то в письменной форме вы должны указать следующее:

• ФИО, местожительства, данные, изложенные в паспорте;
• ФИО и местожительства представителя владельца ПД, данные, изложенные в паспорте, доверенность;
• наименование или ФИО оператора, который получает согласие;
• цели, из-за которых производится обработка ПД;
• перечень ПД, на доступ к которым вы даете согласие;
• наименование или ФИО и адрес того, кто по назначению оператора будет обрабатывать данные;
• период, на протяжении которого будет действовать разрешение на доступ к сведениям их владельца;
• подпись владельца ПД.

Отказ в предоставлении третьим лицам

ФЗ-N152 «О персональных данных» начал действовать с 2006г. , но полный отчет о своих ПД в обязательном порядке нужно было предоставлять с 2010г, когда был принят ФЗ-№210 «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

И если теперь вы получаете звонки от банков и коллекторов, которые никак не оставят в покое не только вас, но и ваших родственников, а также коллег, то пора отозвать согласие на обработку ПД. Конечно, они уже были переданы этим организациям, но данный шаг поможет вам спугнуть вымогателей.

Имейте в виду, что заявление нужно отправить не только на фактический адрес отделения банка, в котором вы брали кредит, а также на юридический адрес.

Отправляйте заявление заказным письмом: так у вас будет уведомление о получении. Указывайте адрес, который был вами прописан при заключении кредитного договора.

Приложите к отказу свою копию паспорта и кредитного договора : это поможет быстро найти ваши документы организацией и внести в них соответствующие изменения.

Но не забывайте, что каждая ситуация требует индивидуальных мер. В некоторых из них необходимо сотрудничество с соответствующими органами, например, с полицией.

Согласно ст.24 ФЗ N 261-ФЗ, лица, которые виновны в причинении вреда морального характера владельцу ПД при нарушении закона обработки и хранении их, обязаны нести уголовную ответственность за разглашение и распространение, а именно возместить моральный ущерб, вдобавок к имущественным, а также убыткам, которые понес владелец ПД.

Образец заявление на отзыв персональных данных скачивайте .

Изменение персональных данных работника

Заявление работника о внесении изменений в документы

Служащему, чьи ПД подверглись видоизменениям, нужно в свободной форме составить , в котором ему необходимо указать причину произошедших изменений, и сказать о коррективах, которые должны быть внесены в существующие документы.

Если вы меняете фамилию, то заявление нужно подать под старой фамилией, потому что в организации вы пока что числитесь под ней.

К своему заявлению необходимо приложить копии соответствующих документов, которые будут подтверждением произошедших изменений.

Приказ о внесении изменений в документы

Никакой необходимости составления работодателем об изменении ПД сотрудника Трудовым законодательством не подкреплено. Но эта необходимость избирается для донесения информации всем заинтересованным лицам (кадровикам и бухгалтерам) .

Дата заполненного приказа должна быть идентичной дате, когда служащий подал заявление со всеми предлагающимися копиями документов.
Приказ должен быть подписан сотрудником в знак того, что он с ним ознакомлен.

Уведомление об обработке персональных данных

Очень частой ошибкой операторов производить уведомление об обработке ПД, когда можно было этого не делать. И если вы всё-таки решили уведомить Роскомнадзор, то вот несколько рекомендаций:

• Очень внимательно ознакомьтесь с ч.2 ст.22 ФЗ РФ от 27.07.06г. N 152-ФЗ «О персональных данных».
• Посмотрите на данные, которые обрабатываются у вас. Некоторые случаи потребуют от вас корректировки с носителями ПД.

Одна из причин, по которой можно не уведомлять об обработке ПД, указана в п.2 ч.2 ст.22 ФЗ и выглядит следующим образом:

Возьмем в пример установление деловых отношений с физлицом для выполнения услуги. Чтобы дать понять, что всё готово и вам не пришлось просто так ехать несколько десятков километров, предусмотрительно мастер взял ваш номер телефона для оглашения радостной новости. И в этом случае в договоре обязательно должно быть прописано «Мастерская обязуется уведомить клиента по телефону **** о выполнении услуги».

Как защитить свои персональные данные узнаете из видео:

В нашей ситуации возник серьезный спор между специалистом кадровой службы и гл. бухгалтером.Спор заключается в следующем - специалист кадровой службы при приеме на работу сотрудника берет скан копии личных документов, заносит личные данные в учетную систему. Гл. бухгалтеру необходимы эти данные для оформления электронной подписи сотрудника. Специалист кадровой службы отказывается предоставить гл. бухгалеру как скан. копии личных документов, так и данные из учетной системы в электронном виде, утверждает, что передача скан копий кадровых документов сотрудников в бухгалтерию напрямую не возможна. Только сам сотрудник может прислать в бухгалтерию сканы своих документов по запросу от бухгалтерии. Обоснован ли данный подход кадровика? В ст 86 ТК напрямую об этом напрямую неговориться.Есть ли арбитражная практика по этому вопросу?Как можно обосновать, что сотрудник не обязан дважды предоставлять одному работодателю личные документы?

Судебная практика по этому вопросу не сложилась. Однако учитывать надо следующее. Как кадровик, так и бухгалтер являются представителями работодателя. То есть ни кадровик, ни бухгалтер не действуют от своего лица, они действуют от лица работодателя.

Работник передает документы не кадровику как физическому лицу, а работодателю через его представителя. Статус кадровика и бухгалтера в этом случае равнозначен. Работодатель имеет право обрабатывать персональные данные работника, о чем сказано в ст. 86 ТК РФ. Поэтому обрабатывать данные может как кадровик, так и бухгалтер.

Обоснование
(Цветом выделена информация, которая поможет Вам принять правильное решение)

Нины Ковязиной, заместителя директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

Можно ли не работающим в службе персонала сотрудникам предоставить право доступа к персональным данным других сотрудников

Да, можно, если доступ к таким сведениям необходим сотрудникам для выполнения определенных трудовых функций.

Доступ к персональным данным сотрудников могут иметь только специально уполномоченные лица, которым такой доступ необходим для выполнения конкретных функций. Об этом говорится в статье 88 Трудового кодекса РФ.

Как правило, доступ к персональным данным сотрудников в силу специфики деятельности должны иметь:

сотрудники службы персонала;

сотрудники бухгалтерии;

генеральный директор и при необходимости его заместители;

руководители подразделений и непосредственные руководители.

При этом каждой из указанных категорий сотрудников устанавливается свой уровень доступа. Так, например, сотрудникам бухгалтерии может быть предоставлен доступ в части адресных данных сотрудников и их семейного положения, руководителям подразделений – в части персональных сведений исключительно по своим подчиненным.

Уровни доступа тех или иных лиц, а также конкретный порядок передачи персональных данных сотрудников внутри организации должен быть прописан в ее локальных документах, например в Положении о защите персональных данных сотрудников (абз. 5 ст. 88 ТК РФ). Уполномоченные лица должны быть ознакомлены с положениями документа и предупреждены о своих правах и обязанностях, а также об ответственности за использование сведений не по назначению (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ)*.

2.Трудовой кодекс РФ

Статья 86. Общие требования при обработке персональных данных работника и гарантии их защиты

В целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина работодатель и его представители при обработке персональных данных работника обязаны соблюдать следующие общие требования:

1) обработка персональных данных работника может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, получении образования и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества*;

2) при определении объема и содержания обрабатываемых персональных данных работника работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

3) все персональные данные работника следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Работодатель должен сообщить работнику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение;

4) работодатель не имеет права получать и обрабатывать сведения о работнике, относящиеся в соответствии с законодательством Российской Федерации в области персональных данных к специальным категориям персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом и другими федеральными законами;

5) работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Кодексом или иными федеральными законами;

6) при принятии решений, затрагивающих интересы работника, работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения;

7) защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты должна быть обеспечена работодателем за счет его средств в порядке, установленном настоящим Кодексом и иными федеральными законами;

8) работники и их представители должны быть ознакомлены под роспись с документами работодателя, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области;

9) работники не должны отказываться от своих прав на сохранение и защиту тайны;

10) работодатели, работники и их представители должны совместно вырабатывать меры защиты персональных данных работников.

Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу, признается персональными данными (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон № 152-ФЗ).

К персональным данным относятся фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное и имущественное положение, образование, профессия, доходы и другая информация о конкретном человеке. Размер заработной платы, выплачиваемой работнику, относится к его персональным данным (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681).

Круг сведений о заработной плате

Понятие « » включает в себя не только должностной оклад или тарифную ставку работника, но и положенные ему выплаты компенсационного и стимулирующего характера (надбавки, доплаты, премии) (ч. 1 ст. 129 Трудового кодекса РФ).

Доступ к персональным данным

Персональные данные относятся к информации, доступ к которой ограничен (ст. 2, 3, 5 и 6 Закона № 152-ФЗ).

В каких случаях персональные данные можно сообщить третьему лицу

Персональные данные предоставляют третьим лицам, когда необходимо предотвратить угрозу жизни и здоровью работника и в других ситуациях, установленных Трудовым кодексом или иными федеральными законами (ст. 88 ТК РФ, ст. 7 Закона № 152- ФЗ).

В каких случаях персональные данные нельзя передать третьему лицу

В пункте 4 разъяснений от 14.12.2012 специалисты Роскомнадзора разобрали несколько ситуаций, когда нельзя предоставлять персональные сведения о работнике.

Так, нельзя передавать данные о работнике, если:

С запросом обратился человек или организация, не уполномоченные федеральным законом на получение таких сведений. Например, запросивший персональные данные не является государственным инспектором труда, прокурором, сотрудником правоохранительных органов или органов безопасности и т. п.;

Нет письменного согласия работника на предоставление сведений о нем лицу, обратившемуся с запросом. Если сотрудник не дал согласие на передачу персональных сведений никому из родственников, работодатель или его представитель не вправе передавать персональные данные работника его жене.

Требование супруги предоставить ей сведения о зарплате мужа также не является основанием для предоставления персональных сведений без согласия работника. Что подтверждают и специалисты Роскомнадзора в письме от 07.02.2014 № 08КМ-3681.

Защита персональных данных и ответственность за их разглашение

В законодательстве установлены различные виды ответственности за разглашение персональных данных. Работники бухгалтерии в силу своих должностных обязанностей имеют доступ к персональным данным работников компании (в частности, к сведениям об их заработной плате).

Дисциплинарная ответственность

Если персональные данные работника не сохранил в секрете компании, директор вправе сделать ему выговор или даже уволить (п. 6 ч. 1 ст. 81, ст. 90 и 192 ТК РФ).

Однако если бухгалтер решит оспорить в суде на основании пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса за разглашение персональных данных другого работника, администрация компании должна будет доказать следующее:

Сведения, которые уволенный бухгалтер расчетной части неправомерно разгласил, относятся к персональным данным другого работника;

Они стали известны работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей;

Уволенный работник дал обязательство не разглашать такие сведения.

Об этом говорится в пункте 43 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2.

Административная ответственность

За разглашение информации о персональных данных работников на виновника может быть наложен административный штраф в размере, предусмотренном статьей 13.14 КоАП РФ, а именно от 4000 до 5000 руб.

Как корректно отказать в предоставлении сведений

В компании должен быть разработан и утвержден локальный нормативный акт, в котором регламентируется порядок обработки, хранения, использования и защиты персональных данных работников, — положение о персональных данных работников (ст. 8, п. 7 и 8 ст. 86, ст. 87 и 88 ТК РФ).

В нем, в частности, необходимо прописать порядок передачи персональных данных работников третьим лицам.

Запрос в письменной форме

В положении о персональных данных работников целесообразно установить, что компания рассматривает только письменные запросы о предоставлении персональных данных, поскольку при устном обращении сложно идентифицировать лицо, которое обращается с запросом о предоставлении персональных данных работника. Образец запроса смотрите ниже.

Письменное согласие работника

В отдельном пункте положения о персональных данных работников следует указать, что информация может быть предоставлена родственникам или членам семьи только с письменного согласия самого работника (за исключением случаев, предусмотренных законодательством).

Обратите внимание: работник сам вправе определить, какому лицу (организации) он готов предоставить свои персональные данные. Необязательно, что в перечень этих лиц попадет супруга работника. Образец письменного согласия работника на предоставление его персональных данных смотрите ниже.

Уведомление об отказе

В положении о персональных данных также стоит описать порядок действий уполномоченных представителей компании, если в силу нормы закона на запрос не может быть дан положительный ответ. В этом случае обратившемуся лицу бухгалтер выдает письменное уведомление об отказе в предоставлении персональных данных работника.

В уведомлении можно будет сослаться на статью 88 Трудового кодекса и соответствующий пункт внутреннего положения о персональных данных работников. Образец уведомления смотрите ниже.

1. Субъект персональных данных имеет право на получение сведений, указанных в части 7 настоящей статьи, за исключением случаев, предусмотренных частью 8 настоящей статьи. Субъект персональных данных вправе требовать от оператора уточнения его персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав.

2. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, должны быть предоставлены субъекту персональных данных оператором в доступной форме, и в них не должны содержаться персональные данные, относящиеся к другим субъектам персональных данных, за исключением случаев, если имеются законные основания для раскрытия таких персональных данных.

3. Сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, предоставляются субъекту персональных данных или его представителю оператором при обращении либо при получении запроса субъекта персональных данных или его представителя. Запрос должен содержать номер основного документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных или его представителя, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе, сведения, подтверждающие участие субъекта персональных данных в отношениях с оператором (номер договора, дата заключения договора, условное словесное обозначение и (или) иные сведения), либо сведения, иным образом подтверждающие факт обработки персональных данных оператором, подпись субъекта персональных данных или его представителя. Запрос может быть направлен в форме электронного документа и подписан электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

4. В случае, если сведения, указанные в части 7 настоящей статьи, а также обрабатываемые персональные данные были предоставлены для ознакомления субъекту персональных данных по его запросу, субъект персональных данных вправе обратиться повторно к оператору или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, указанных в части 7 настоящей статьи, и ознакомления с такими персональными данными не ранее чем через тридцать дней после первоначального обращения или направления первоначального запроса, если более короткий срок не установлен федеральным законом, принятым в соответствии с ним нормативным правовым актом или договором, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных.

5. Субъект персональных данных вправе обратиться повторно к оператору или направить ему повторный запрос в целях получения сведений, указанных в части 7 настоящей статьи, а также в целях ознакомления с обрабатываемыми персональными данными до истечения срока, указанного в части 4 настоящей статьи, в случае, если такие сведения и (или) обрабатываемые персональные данные не были предоставлены ему для ознакомления в полном объеме по результатам рассмотрения первоначального обращения. Повторный запрос наряду со сведениями, указанными в части 3 настоящей статьи, должен содержать обоснование направления повторного запроса.

6. Оператор вправе отказать субъекту персональных данных в выполнении повторного запроса, не соответствующего условиям, предусмотренным частями 4 и 5 настоящей статьи. Такой отказ должен быть мотивированным. Обязанность представления доказательств обоснованности отказа в выполнении повторного запроса лежит на операторе.

7. Субъект персональных данных имеет право на получение информации, касающейся обработки его персональных данных, в том числе содержащей:

1) подтверждение факта обработки персональных данных оператором;

2) правовые основания и цели обработки персональных данных;

3) цели и применяемые оператором способы обработки персональных данных;

4) наименование и место нахождения оператора, сведения о лицах (за исключением работников оператора), которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с оператором или на основании федерального закона;

5) обрабатываемые персональные данные, относящиеся к соответствующему субъекту персональных данных, источник их получения, если иной порядок представления таких данных не предусмотрен федеральным законом;

6) сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

7) порядок осуществления субъектом персональных данных прав, предусмотренных настоящим Федеральным законом;

8) информацию об осуществленной или о предполагаемой трансграничной передаче данных;

9) наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению оператора, если обработка поручена или будет поручена такому лицу;

10) иные сведения, предусмотренные настоящим Федеральным законом или другими федеральными законами.

8. Право субъекта персональных данных на доступ к его персональным данным может быть ограничено в соответствии с федеральными законами, в том числе если:

1) обработка персональных данных, включая персональные данные, полученные в результате оперативно-разыскной, контрразведывательной и разведывательной деятельности, осуществляется в целях обороны страны, безопасности государства и охраны правопорядка;

2) обработка персональных данных осуществляется органами, осуществившими задержание субъекта персональных данных по подозрению в совершении преступления, либо предъявившими субъекту персональных данных обвинение по уголовному делу, либо применившими к субъекту персональных данных меру пресечения до предъявления обвинения, за исключением предусмотренных уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации случаев, если допускается ознакомление подозреваемого или обвиняемого с такими персональными данными;

3) обработка персональных данных осуществляется в соответствии с законодательством о противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма;

4) доступ субъекта персональных данных к его персональным данным нарушает права и законные интересы третьих лиц;

5) обработка персональных данных осуществляется в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации о транспортной безопасности, в целях обеспечения устойчивого и безопасного функционирования транспортного комплекса, защиты интересов личности, общества и государства в сфере транспортного комплекса от актов незаконного вмешательства.

1. Оператор обязан сообщить в порядке, предусмотренном статьей 14 настоящего Федерального закона, субъекту персональных данных или его представителю информацию о наличии персональных данных, относящихся к соответствующему субъекту персональных данных, а также предоставить возможность ознакомления с этими персональными данными при обращении субъекта персональных данных или его представителя либо в течение тридцати дней с даты получения запроса субъекта персональных данных или его представителя.

Должен ли расчетчик зарплаты сообщать персональные данные главному бухгалтеру или директору?

Персональные данные сотрудников в том числе: паспортные данные, сумма заработной платы за месяц. Должен ли расчетчик зарплаты сообщать их главному бухгалтеру или директору своего предприятия?

Вопрос. Должен ли расчетчик зарплаты сообщать какие-либо персональные данные сотрудников (паспортные данные или сумму заработной платы за месяц) главному бухгалтеру или директору своего предприятия?

Ответ. Должен, если предоставление персональных данных сотрудников главному бухгалтеру или директору закреплено в локальном акте предприятия и получено согласие сотрудника на обработку его персональных данных.

В общем случае, доступ к персональным данным сотрудников могут иметь только специально уполномоченные лица, которым такой доступ необходим для выполнения конкретных функций. Об этом говорится в статье 88 Трудового кодекса РФ.

Отметим, что работодатель самостоятельно разрабатывает систему защиты персональных данных работников. Для этого необходимо разработать специальный локальный акт, например, Положение о защите персональных данных. Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации. Об этом говорится в пункте 8 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Перечень лиц, имеющих доступ к персональным данным работников и уровни доступа тех или иных лиц, а также конкретный порядок передачи персональных данных сотрудников внутри организации должен быть определен работодателем. Эти условия могут быть прописаны в Положении о защите персональных данных сотрудников (абз. 5 ст. 88 ТК РФ). Уполномоченные лица должны быть ознакомлены с положениями документа и предупреждены о своих правах и обязанностях, а также об ответственности за использование сведений не по назначению (п. 8 ч. 1 ст. 86 ТК РФ).

Между тем порядок доступа к персональным данным законом не установлена. И такой доступ можно оформить приказом организации. В таком приказе следует отразить, кто (должность, Ф.И.О.), к каким персональным данным и с какой целью (какие действия выполняет с использованием персональных данных работников) имеет доступ:

Общество с ограниченной ответственностью "Юность"

Об установлении перечня лиц, имеющих доступ

к персональным данным работников

В соответствии со ст. 88 ТК РФ и п. 4.1 Положения о персональных

данных ООО "Юность"

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Определить перечень работников Общества, имеющих доступ к

персональным данным сотрудников, согласно приложению к настоящему приказу.

2. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров

Орлову И.В.

Генеральный директор Богатов Т.С. Богатов

Приложение к приказу от 03.02.2015 N 16

Перечень сотрудников, имеющих доступ к работе с персональными данными

С приказом ознакомлены:

Воробьева А.Н. Воробьева 03.02.2015

Орлова И.В. Орлова 03.02.2015

Кириллова А.О. Кириллова 03.02.2015

Валуева О.Ю. Валуева 03.02.2015

Какие персональные данные сотрудника вправе получить организация

В бухгалтерии и кадровой службе хранятся документы, в которых персональные данные сотрудников , - ведомости по зарплате, личные карточки , личные дела и другие. Все персональные данные сотрудника можно получить только от него самого. Если персональные сведения возможно получить только от третьих лиц, то сначала уведомите об этом сотрудника и получите от него письменное согласие. При этом сообщите сотруднику о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных. Кроме того, известите его о характере подлежащих получению персональных данных и о последствиях отказа сотрудника дать согласие на их получение. Такой порядок предусмотрен в пункте 3 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Будьте внимательны: сведения о зарплате - также персональные данные. Об этом сказано в письме Роскомнадзора от 7 февраля 2014 № 08КМ-3681 . За то, что бухгалтер неправильно хранит или защищает данные о начислениях и выплатах сотрудникам, предусмотрена ответственность . Например, без согласия сотрудника нельзя сообщать его бывшей жене информацию о зарплате.

Организация не вправе собирать персональные данные, которые не относятся напрямую к трудовой деятельности сотрудника, например, сведения о вероисповедании, политических пристрастиях, жилищных условиях и т. п. Эти сведения составляют личную или семейную тайну гражданина, которую он вправе никому не разглашать. Об этом сказано в пункте 4 части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ и Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

Получив персональные данные, работодатель обязуется их не распространять и не раскрывать третьим лицам без согласия на то сотрудника ().

Общедоступные персданные

Какие персональные данные считаются общедоступными

Общедоступная информация - это общеизвестные сведения и иная информация, доступ к которой не ограничен. Такая информация может использоваться любыми лицами по их усмотрению при соблюдении законно установленных ограничений на ее распространение. Об этом говорится в пунктах , статьи 7 Закона от 27 июля 2006 № 149-ФЗ.

Общедоступные персональные данные - данные, которые субъект персональных данных сделал таковыми. К общедоступным персональным данным могут относиться сведения, доступные неограниченному кругу лиц (например, данные из открытых справочников, адресных книг и др.).

Поскольку любой желающий имеет к ним доступ, то специальной охраны они уже не требуют.

При обработке таких данных оператору не нужно уведомлять об этом уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных (п. 4 ч. 2 ст. 22 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Согласие на обработку персданных

Как получить согласие сотрудника на обработку его персональных данных

По ходу деятельности у работодателя возникает необходимость в обработке персональных данных сотрудников . Обработка таких данных за исключением отдельных случаев происходит только с письменного согласия сотрудников. При этом согласие должно включать в себя следующую информацию:

фамилию, имя, отчество, адрес сотрудника, реквизиты паспорта (иного документа, удостоверяющего его личность), в том числе сведения о дате выдачи документа и выдавшем его органе;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес работодателя (оператора), получающего согласие сотрудника;

цель обработки персональных данных;

перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие;

наименование или фамилию, имя, отчество и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению работодателя, если обработка будет поручена такому лицу;

перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых работодателем способов обработки персональных данных;

срок, в течение которого действует согласие сотрудника, а также способ его отзыва, если иное не установлено федеральным законом;

подпись сотрудника.

Такие требования установлены в части 4

При недееспособности сотрудника письменное согласие на обработку его персональных данных дает его законный представитель: родитель, опекун (ч. 6 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Сотрудник может в любое время отозвать согласие на обработку своих персональных данных, направив работодателю отзыв в произвольной форме . В такой ситуации организация вправе продолжить обработку персональных данных без согласия сотрудника с учетом ограничений, указанных в пунктах 2-11 части 1 статьи 6, части 2 статьи 10 и части 2 статьи 11 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ, например, для осуществления правосудия или защиты жизни (здоровья) самого сотрудника. Об этом говорится в части 2 статьи 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ.

Следует отметить, что при возникновении спора обязанность представить доказательства того, что согласие сотрудника на обработку его персональных данных получено, возлагается на работодателя (ч. 3 ст. 9 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

С согласия сотрудника организация вправе также поручить обработку персональных данных другому лицу (ч. 3 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ). В этом случае ответственность перед сотрудником за действия указанного лица по-прежнему будет нести работодатель, а лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению работодателя, будет отвечать непосредственно перед работодателем (ч. 5 ст. 6 Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ).

Необходимо отметить, что согласие на обработку персональных данных работодателю необходимо получать не только от сотрудников, то есть лиц, с которыми он состоит в трудовых отношениях, но и от соискателей, а также от лиц, с которыми заключены в организации гражданско-правовые договоры . Об этом сказано в пункте 5 разъяснений Роскомнадзора от 14 декабря 2012.

Ситуация: что следует понимать под обработкой персональных данных сотрудника

Защита персональных данных

Как организовать защиту персональных данных сотрудников в организации

Чтобы не допустить разглашения персональных данных, создайте надежную систему их защиты. Порядок получения, обработки, передачи и хранения таких сведений установите в локальном акте организации, например в (ст. , ТК РФ, ). Положение утверждает руководитель организации. С ним под подпись ознакомьте сотрудников организации. Об этом говорится в части 1 статьи 86 Трудового кодекса РФ.

Также в организации необходимо назначить лицо, ответственное по работе с персональными данными (ч. 5 ст. 88 ТК РФ). Как правило, таким сотрудником является работник службы персонала, поскольку именно он в ходе своей работы чаще всего сталкивается с персональными данными сотрудников. Лицо, ответственное за работу с персональными данными, назначьте приказом в произвольной форме .

Конкретные меры по обеспечению безопасности персональных данных сотрудников при их обработке предусмотрены в Закона от 27 июля 2006 № 152-ФЗ и Требованиях , утвержденных . На их основе организация может выработать свою собственную систему защиты персональных данных.

Так, при обработке персональных данных в информационной системе необходимо обеспечить защиту и безопасность персональных данных. При этом угрозой безопасности персональных данных является совокупность условий и факторов, создающих опасность несанкционированного (в т. ч. случайного) доступа к персональным данным при их обработке в системе, результатом которого могут стать:

уничтожение;

изменение;

блокирование;

копирование;

предоставление;

распространение;

иные неправомерные действия с персональными данными.

Следует отметить, что выбор конкретных средств защиты информации для информационной системы обработки персональных данных осуществляется работодателем в соответствии с нормативно-правовыми актами ФСБ России и ФСТЭК России. Определение типа угроз безопасности персональных данных, актуальных для системы обработки и защиты персональных данных, производится с учетом оценки возможного вреда и в соответствии с нормативными актами упомянутых органов (п. , Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 № 1119).

При обработке персональных данных в системах могут устанавливаться четыре уровня защищенности в зависимости от категории данных и количества сотрудников, сведения о которых содержит система. В зависимости от уровня защищенности работодателю следует принимать различные меры защиты систем обработки персональных данных, предусмотренные пунктами 13-16 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 № 1119 . Например, установление режима обеспечения безопасности помещений, в которых размещены персональные данные, назначение лиц, ответственных за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе, и т. п. Конкретные требования к указанным мерам по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке установлены составом и содержанием организационных и технических мер , утвержденными приказом ФСТЭК России от 18 февраля 2013 № 21 .

Для контроля защищенности персональных данных при их обработке работодатель или уполномоченное им лицо не реже одного раза в три года осуществляет контрольные проверки, конкретные сроки которых работодатель определяет самостоятельно. При необходимости к проведению проверки на договорной основе можно привлечь организации или индивидуальных предпринимателей, имеющих лицензию на осуществление деятельности по технической защите конфиденциальной информации (п. 17 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 № 1119).

Положение о персональных данных

Ситуация: является ли Положение о работе с персональными данными сотрудников обязательным документом

Да, является.

Порядок хранения, обработки и использования персональных данных сотрудников устанавливает работодатель с учетом требований Трудового кодекса РФ и иных федеральных законов (). Это значит, что работодатель должен самостоятельно определить порядок такой обработки и закрепить его в локальном нормативном акте, в частности, Положении о работе с персональными данными сотрудников . Все сотрудники организации при приеме на работу должны быть ознакомлены с Положением под подпись (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Исходя из указанного следует, что Положение о работе с персональными данными является обязательным документом организации, а его отсутствие влечет административную ответственность (). На это указывают и суды (см., например, постановление ФАС Московского округа от 26 октября 2006 № КА-А40/10220-06).

Пример, как оформить Положение о работе с персональными данными сотрудников

Руководитель организации утвердил Положение о работе с персональными данными сотрудников .

Кадровой службы в организации нет. Ответственным за ведение кадрового учета назначена бухгалтер организации В.Н. Зайцева.

Ситуация: как защитить персональные сведения, находящиеся в компьютерной базе данных

Чтобы предотвратить несанкционированный доступ к персональным сведениям, находящимся в компьютерной базе данных, в Положении закрепите процедуру защиты такой информации. Чем выше риск несанкционированного доступа к персональным данным, тем больше мер нужно предпринять для защиты такой информации. Например, организация может ввести систему индивидуальных паролей, которые будут меняться с определенной периодичностью, ограничить доступ сотрудников к компьютерам, на которых хранятся личные данные, хранить диски и дискеты с такой информацией в запирающихся шкафах.

Обработку персональных данных в информационной системе необходимо осуществлять в соответствии с положениями пунктов 8?16 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 № 1119 .

Организация может обеспечивать защиту персональных данных как самостоятельно, так и с привлечением сторонних организаций, имеющих лицензию на осуществление деятельности по защите конфиденциальной информации. Такие разъяснения даны в пункте 17 Требований, утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 ноября 2012 № 1119 .

Ситуация: можно ли не работающим в службе персонала сотрудникам предоставить право доступа к персональным данным других сотрудников

Да, можно, если доступ к таким сведениям необходим сотрудникам для выполнения определенных трудовых функций.

Доступ к персональным данным сотрудников могут иметь только специально уполномоченные лица, которым такой доступ необходим для выполнения конкретных функций. Об этом говорится в Трудового кодекса РФ.

Как правило, доступ к персональным данным сотрудников в силу специфики деятельности должны иметь:

сотрудники службы персонала;

сотрудники бухгалтерии;

генеральный директор и при необходимости его заместители;

руководители подразделений и непосредственные руководители.

При этом каждой из указанных категорий сотрудников устанавливается свой уровень доступа. Так, например, сотрудникам бухгалтерии может быть предоставлен доступ в части адресных данных сотрудников и их семейного положения, руководителям подразделений - в части персональных сведений исключительно по своим подчиненным.

Уровни доступа тех или иных лиц, а также конкретный порядок передачи персональных данных сотрудников внутри организации должен быть прописан в ее локальных документах, например в Положении о защите персональных данных сотрудников (абз. 5 ст. 88 ТК РФ). Уполномоченные лица должны быть ознакомлены с положениями документа и предупреждены о своих правах и обязанностях, а также будет выполнено, и организация сможет разместить персональные данные сотрудников, согласных с таким размещением, на корпоративном сайте.

В целях обеспечения прав своих сотрудников организация и ее представители при обработке персональных данных обязаны соблюдать требования, регламентируемые Трудового кодекса РФ. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих защиту персональных данных, привлекаются к административной и уголовной ответственности (). Или могут быть уволены с формулировкой «за разглашение персональных данных другого сотрудника на основании подпункта «в» пункта 6 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ». сотрудника на обработку его персональных данных.

Вместе с тем, информацию об окладах и надбавках сотрудников содержит штатное расписание. Штатное расписание является локальным документом организации и к персональным данным не относится. Руководитель структурного подразделения при необходимости может обращаться к данному документу, если это предусмотрено должностной инструкцией руководителя или локальным актом организации. Это позволит ему получить необходимые сведения без обращения в бухгалтерию.

Отвечает Владислав Волков,

заместитель начальника Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС России

«Инспекторы сравнят доходы физлиц в 6-НДФЛ с суммой выплат в расчете по страховым взносам. Такое контрольное соотношение инспекторы станут применять с отчетности за I квартал. Все контрольные соотношения для проверки 6-НДФЛ приведены в . Инструкцию и образцы заполнения 6-НДФЛ за I квартал смотрите в рекомендации.»